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Assistante au cabinet du Maire H/F

  • Rueil-Malmaison, 92500

  • Titulaire

  • 25/01/2024

Description

Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.

Mission

poste ouvert aux titulaires et contractuels

Missions: Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

 

  •   Suivi de l'activité du secrétariat:

 

Ø  Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,

Ø  Suivi de l’agenda en lien

Ø  Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)

Ø  Classement, archivage et tri des documents

 

  •   Accueil téléphonique et physique:

 

Ø  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

Ø  Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

Ø  Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

Ø  Procéder aux classements des dossiers « papier »

Ø  Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive

Ø  Gérer les courriers du DGS – réception et réponse

Ø  Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

Ø  Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au DGS

Ø  Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein de la DS

Ø  Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

  •      Traitement des informations:

 Ø  Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre

 

  •      Gestion du courrier:

Ø  Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,

Ø  Assurer le suivi d'un chrono,

Ø  Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet

Ø  Suivi des courriers à travers un logiciel dédié

 

*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.

Profil

Savoirs :

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),

Technique de classement et d'archivage

Connaissance de l'environnement territorial

 

Savoirs-faire :

Gérer les situations de stress

Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter

 

Savoir-être :

Confidentialité

Rigueur

Capacité d'organisation

Capacité de travail en équipe

Réactivité