Assistante du Maire H/F

poste ouvert aux titulaires et contractuels

Missions: Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

•   Suivi de l'activité du secrétariat:

Ø  Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,

Ø  Suivi de l’agenda en lien

Ø  Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)

Ø  Classement, archivage et tri des documents

•   Accueil téléphonique et physique:

Ø  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

Ø  Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

Ø  Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

Ø  Procéder aux classements des dossiers

Ø  Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archives

Ø  Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein de la DS

Ø  Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

•      Traitement des informations:

 Ø  Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre

•      Gestion du courrier:

Ø  Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,

Ø  Assurer le suivi d'un chrono,

Ø  Assurer la répartition et la diffusion des courriers

Ø  Suivi des courriers à travers un logiciel dédié

*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.

Savoirs :

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),

Technique de classement et d'archivage

Connaissance de l'environnement territorial

Savoirs-faire :

Gérer les situations de stress

Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter

Savoir-être :

Confidentialité

Rigueur

Capacité d'organisation

Capacité de travail en équipe

Réactivité