Assistant de direction du DGST H/F

Mission : Apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers

• Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur :

Organiser l’agenda et les réunions diverses.

Suivre les mails, envois et suivi relances.

Apporter des réponses à certains mails pour le DGST

Assurer l’accueil physique et téléphonique

• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

Organiser le classement et l’archivage des dossiers

• Suivi des projets et activités de la Direction :

Créer et renseigner les tableaux de bord et outils de planification et de suivi

Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le cadre ainsi que les comptes rendus

Préparer des dossiers pour les réunions

Coordination et suivi de dossiers transversaux

• Pilotage en propre de dossiers:

Elaborer le planning d’astreintes de la Direction Technique et le transmettre à la Direction Générale des Services.

Elaborer le planning de congés DGST, le diffuser au DGST, au DGS et au Cabinet du Maire.

Gérer les congés des agents de la Direction sur logiciel dédié (validation, placement sur CET, mise à jour données agents…)

Renseigner divers tableaux/documents en lien avec les autres Directions Générales.

Etre le lien entre le Directeur Général, les directeurs et les chefs de service de la direction.

Superviser les réponses apportées au cabinet du Maire

Superviser et suivre les demandes d'administrés

Organiser les exercices d’évacuation incendie du bâtiment et mise à jour des documents

• Gestion/relais sur des missions avec son binôme :

Se coordonner avec l’assistante de la Direction Administrative. En cas d’absence de l’une des deux, transmettre/recevoir les informations à gérer sur les dossiers urgents, les circuits, suivi de parapheurs, de documents en cours pour assurer un relais auprès des deux directeurs.

 Lieu : Centre administratif Jean Mermoz                            Horaires : 8h30-12h / 13h30-18h

*Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.

Connaissance des techniques de secrétariat

Maîtrise des logiciels bureautique

Connaissance des techniques de classement et d'archivage

Expression orale et écrite de qualité requise

Qualités relationnelles – Travail en équipe

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Notions d'organisation du travail et de gestion du temps