Admission Officer / Chargé d'admission h/f - AH/2021-01/04

Contrat à Cergy, 95000 - CDD - 13/01/2021


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L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. 

CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : 

- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, 

- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,

- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

CY Tech est la graduate school tournée vers la formation d’ingénieur, regroupant les UFR de Sciences et Techniques et d’Economie-Gestion.

Missions

Votre mission :

Sous l’autorité du Directeur des Relations Internationales de CY Tech, vous avez pour mission de gérer le recrutement et l'admission des prospects internationaux, candidats aux programmes de formation anglophones (Bachelor, Master, Summer School) et francophones (Mastères Spécialisés). 

Vous prenez en charge les tâches suivantes : gestion des leads, des procédures d'admission et des règlements des frais de scolarité.

Vous êtes également en charge d’administrer la plateforme Oscar Campus, outil informatique de gestion partagée des candidatures de prospects (solution CRM).

Vos principales missions seront :

En tant qu’Admission Officer/Chargé d’Admission, votre rôle est impératif afin de pouvoir :

  • Assurer le lien pédagogique et administratif entre la Direction des Relations Internationales de CY Tech et les responsables et coordinateurs des programmes de type Master dispensés en anglais
  • Assurer le lien en termes de ressources avec le Développeur Web (visibilité sur nos réseaux sociaux)
  • Soutenir les étudiants internationaux anglophones et francophones dans leurs problématiques d'intégration (ouvertures de comptes bancaires, responsabilité civile, assurance habitation, adhésions à la CAF, etc.) et au processus de renouvellement de visa avec la Préfecture de Cergy-Pontoise
  • Assurer le suivi des activités auprès des Agents d'Éducation à l'étranger, promoteurs de nos programmes auprès des étudiants internationaux
  • Collaborer aux événements organisés par la Direction des Relations Internationales de CY Tech (réceptions, journées portes ouvertes, journées d'accueil des étudiants internationaux, semaine internationale, conférences sur les relations internationales, etc.) 
  • Accompagner le Directeur dans l'élaboration et la réalisation du projet de Summer School
  • Coordonner les restitutions d'enquêtes de classements sur le volet international
  • Venir en renfort dans la gestion évolutive des mobilités d'échanges (envoi et accueil)

Profil

Profil :

De niveau minimum Baccalauréat (techniques administratives, langues étrangères et commerce, marketing international), vous justifiez idéalement d’une expérience de 2 ans sur des missions similaires dans l'enseignement supérieur.

Vous parlez obligatoirement un anglais courant (niveau C1/C2) et maîtrisez idéalement une autre langue. 

Vous connaissez les procédures administratives de gestion des visas pour accompagner les étudiants internationaux sur ce sujet et possédez de bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais.

Vous maîtrisez les techniques de communication et la gestion des médias sociaux (LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram) et connaissez idéalement la plateforme Oscar Campus ou un outil similaire.

Qualités :

Vos principales qualités sont la réactivité et la fiabilité. Vous êtes capable de prendre en charge des missions complexes dans un environnement international et transverse. Vous avez de bonnes capacités d’organisation et savez anticiper et faire remonter les informations à vos différents interlocuteurs. 

Vous êtes une personne dynamique, avec un bon sens de la communication et savez faire preuve d’empathie envers les étudiants que vous allez accompagner dans leurs différentes démarches administratives, tout en ayant la rigueur nécessaire à ce type d’activité. 

Vous êtes réactif-ve et solutionneur-se face aux différents défis et contraintes auxquelles vous ferez face.

Conditions de travail :

  • Poste ouvert aux contractuels et aux agents titulaires de la fonction publique par voie de détachement uniquement 
  • CDD 12 mois 
  • 38h35 par semaine + horaires flexibles en fonction des pics d’activité et des différents évènements qui peuvent se dérouler le weekend
  • Missions susceptibles d'évoluer en fonction de la stratégie de CY Tech
  • 52 jours de congés payés par an 
  • Accès aux avantages de l’Amical CY (réductions sur les places de cinémas, billeterie spectacles et parcs de loisirs, voyages à tarifs préférentiels, etc.)

Rémunération :

  • Selon la grille des rémunérations de la fonction publique – Grade ATRF (catégorie C) : 18 K€ brut

Votre sens du service, des valeurs humaines, et votre goût du challenge vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université et de CY Tech.

Si ce poste vous intéresse et que vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique avec des objectifs ambitieux et des projets à l’international, n’hésitez pas à postuler !

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

ENGLISH VERSION :

The institution :

CY Cergy Paris Université was created on January 1st, 2020 by decree - No. 2019-1095 - October 28th 2019. It is a merger of the University of Cergy-Pontoise, the Paris Seine ComUE and the EISTI Engineering School (now referred as CY Tech). ILEPS and EPSS have also been integrated as component institutions. ESSEC was associated by decree and has also integrated into CY’s governance. CY Cergy Paris Université carries the competences of the new organizational structure within «CY Initiative». The new structure represents 1,200 faculty members and researchers, 800 administrative staff and 24,000 students at 14 different locations. CY Cergy Paris Université perceives its mission to be: 

  • A university of diversity deeply rooted in its territory, committed to the success of all its student population; 
  • An international research university developing cutting-edge academic research projects;
  •  A university involved in societal and environmental transition, combining the transfer of knowledge to society (individuals, businesses, civil society) and in the further education designed to enable everyone to take part in the great challenges of the 21st century. 

CY Tech is a graduate school focused on the education of engineers, bringing together the Institute of Sciences & Technology and the Institute of Economics & Management.

Details of the position :

Your direct charge, under the supervision of the Director of International Relations of CY Tech, will be to develop and administer the recruitment and admission policy for international prospective candidates who seek specialized course programs in English (Bachelor’s, Master’s, Summer School) and in French (Postgraduate Masters). You will be responsible for the following tasks: managing leads, admission and tuition fee procedures. You will also be in charge of administering the Oscar Campus platform, an IT tool aimed for a shared management of prospective candidates. 

This position also includes:

  • To ensure the pedagogical and administrative connection between the International Relations Department of CY Tech and the managers and coordinators of the different Master’s programs taught in English are upheld;
  • To ensure a good working relation in terms of resources with the Web Developer specialist (visibility on our social media);
  •  To support international English-speaking and French-speaking students with French immigration issues, bank account openings, issues of liability, home insurance, housing benefits memberships, etc… and with the visa renewal process with the Préfecture of Cergy-Pontoise;
  • To maintain a professional liaison relationship with Education Agents abroad, who are the promoters of our programs in contact with international students;
  • To contribute to events organized by the International Relations Department of CY Tech (orientation days, open days, international student days, international weeks, conferences on international relations, etc…); 
  • To assist the Director in the development and implementation of the Summer School project;
  • To coordinate the data collection of international ranking surveys;
  • To reinforce the evolving management of the exchange mobility policy (sending students abroad and welcoming foreign students). 

Profile :

The required minimum level is High-School diploma / A-Levels (in administration and management, foreign languages, business or international marketing).

 You have ideally worked for at least two years in a similar position in higher education (colleges, universities, business schools, etc.). You must be fluent in English and ideally in French. Another language is a plus. You should have some familiarity with the administrative procedures for managing visas to support international students on this subject and have good writing skills in English, and possibly in French. You should demonstrate a proficiency in communication techniques and social media management (LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram) and ideally know the Oscar Campus platform or a similar tool. 

You are able to handle complex missions in an international and diverse environment. You have good organizational skills and know how to anticipate and report information to your various colleagues and supervisors. You have a good sense of communication skills and know how to show empathy towards the students.  

 

Working conditions: 

  • Position to be filled ASAP 
  • Fixed-term contract of 12 months, renewable 
  • 38.35 hours per week + flexible hours depending on periods of peak activity and for different events that could take place during the weekend 
  • Tasks likely to evolve according to CY Tech’s strategy 
  • 52 days of paid leave per year 
  • Access to CY discounts (discount on tickets for cultural shows, movies, amusement parks, etc.) 

Salary:

  •  According to experience, following the Public Civil Service Compensation Grid – ATRF Grade (Category C) Your sense of service, human values, and your interest for being challenged will allow you to evolve within CY Cergy Paris University and CY Tech. 

If you are interested in this position and would like to work in a dynamic environment with ambitious goals and international projects, don’t hesitate to apply !

All of our positions are open, on an equal basis, to all applicants regardless of race, ethnicity or personal disability.

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