Intégré(e) à l’équipe du dispositif d’Hébergement d’Urgence pour Demandeurs d’Asile (HUDA) et du dispositif du Centre d’Accueil pour Demandeurs d’Asile (CADA), vous occuperez le poste d’Agent Administratif H/F. Vous assurerez la gestion matérielle et financière en lien avec les travailleurs sociaux (TS) et les résidents, ainsi que des tâches administratives et comptable internes. À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

La gestion des transports et des hébergements :

- Vérification et traitement des demandes de transport des résidents.

- Réservation des billets de train et d’hébergement ; échanges avec les hôteliers et les travailleurs sociaux (TS) référents.

- Constitution d’un dossier numérique et papier pour chaque résident (convocation, billets, réservations, etc.).

- Mise à jour d’un tableau de suivi destiné aux demandes de transport.

- Transmission des documents aux travailleurs sociaux pour remise et explication aux résidents des itinéraires à suivre.

La gestion des commandes et des stocks :

- Recensement des besoins en matériel (mobilier, kits d’accueil, fournitures, produits d’entretien).

- Effectuer la commande, la réception, la vérification et le rangement des commandes.

- Suivi des entrées/sorties de stock via un tableau dédié et réalisation d’inventaires réguliers.

Préparation des kits d’accueil :

- Constitution de kits personnalisés pour les nouveaux arrivants (literie, vaisselle et matériel de base essentiel), selon la composition familiale.

La gestion budgétaire et caisse :

- Saisie des transactions bancaires effectuées avec les diverses cartes.

- Gestion de la caisse (achats courants, remboursements, tickets divers).

- Effectuer les demandes d’alimentation caisse chaque mois pour le service.

- Assurer la clôture de la caisse en fin de mois et transmission des pièces justificatives au service financier.

La gestion des devis et factures :

- Contrôle des devis et des informations de facturation.

- Validation, traitement et enregistrement des factures dans un tableau budgétaire.

- Transmission des pièces au service financier.

La gestion des participations financières :

- Préparation des avis d’échéance, encaissement des participations financières et remise des reçus de paiement.

- Enregistrement et suivi des paiements dans les tableaux de suivi.

- Assurer la clôture de caisse, la transmission des avis d’échéances et des reçus de paiement chaque mois au service financier.

La gestion des avances financières :

- Effectuer les demandes et le suivi des avances auprès du service financier chaque mois.

- Remise des avances contre reconnaissance de dette signée par le résident, le TS et le chef de service.

- Suivi des remboursements en lien avec les TS et les chefs de service.

- Clôture mensuelle de la caisse et transmission des justificatifs auprès du service financier.

Vous assurez également la transmission des divers documents via la navette interne entre les dispositifs HUDA/CADA et le siège. Vous garantissez le bon archivage des documents selon les règles légales et internes applicables.

Ces différentes actions seront développées en équipe, composée de salariés et de bénévoles et adaptées aux besoins identifiés du territoire.