Sous la responsabilité de la responsable avant-vente, l’assistant(e) appel d’offres aura pour missions de gérer en binômes les réponses aux appels d'offres (AO des pôles Public, Santé et Transition :

Veille des marchés publics/suivi DCE :

Téléchargement journalier des DCE demandés par les équipes depuis les plateformes, enregistrement sur le tableau de suivi des AO et sur le SharePoint
Envoi des questions/réponses des DCE téléchargés aux personnes concernées et enregistrement dans le SharePoint.

Suivi des marchés publics :

Participation aux réunions CO-STRAT hebdomadaires des pôles Public, Santé et Transition,
Mise à jour lors de la réunion du tableau de suivi des AO des décisions des DCE téléchargés, marchés subséquents et/ou AO hors MP,
Établir un planning de la répartition des AO en GO avec la responsable avant-vente.

Préparation des dossiers de candidature, de l’acte d’engagement et du dépôt :

Coordination équipe de réponse,
Analyse du règlement de consultation, mise en place du planning de réponse à l’AO avec l’équipe,
Définition des besoins et recherche documentaire,
Préparation des documents administratifs,
Gestion des sous-traitants / co-traitants,
Vérification plateforme dépôt électronique / support technique (JAVA),
Suivi des questions/réponses en cours de procédure,
Relecture (syntaxe et orthographe), mise en forme et mise en production,
Diffusion/envoi sur la plate-forme et par courrier (pour les copies de sauvegarde),Envoi de l’accusé de réception à l’ensemble de l’équipe de réponse,
Gestion de notre SharePoint, organisation bien précise,
Mise à jour du tableau de suivi AO envoyés (prix, montants, …).

Collecte, standardisation, contrôle des documents fournis & mise à jour des documents pour les AO :

MAJ tableau suivi AO répondus,
Collecte des informations administratives (attestations mises à jour) et mise à jour dans le SharePoint
Standardisation des documents pour répondre à un appel d’offres,

Gestion de la boite cellule AO :

Relever quotidien de la boite AO,
Gestion et diffusion des demandes complémentaires / précisions,
Gestion et diffusion attribution / notification, signature électronique des documents (AE, DC4, …),
Gestion et diffusion des avenants / mises au point / actes modificatifs missions en cours / ODS et signature.

Autres missions :

Mise à jour des plateformes e-attestations, PROVIGIS, myprocurement,
Base partenaires, base références, BDD client à compléter régulièrement,
Soutien occasionnel à la préparation de propositions commerciales (relecture qualité de l’orthographe et conformité de la présentation avec les règles CMI, recherches documentaires…),
Missions de capitalisation des informations nécessaires au processus d’avant-vente (mise à jour de CVs, mise à jour de références…),
Soutenir la responsable avant-vente qualité dans ses diverses missions
L’activité de réponse à appel d’offres étant soumise à aléas en fonction du marché, d’autres tâches d’assistanat pourront être demandées occasionnellement (soutien à l’Office Manager dans la planification de réunions, réservation de salles, organisation de déjeuners, actions communications externes, …).