L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
La Direction générale adjointe au pilotage est composée de deux pôles : un pôle information et aide à la décision et un pôle juridique. Le pôle information et aide à la décision assure le suivi de la mise en œuvre des objectifs stratégiques de l’établissement, fournit une aide à la décision à la gouvernance de l’Université en prenant appui sur les outils de pilotage (indicateurs de gestion, tableaux de suivi, enquêtes statistiques, etc.) et la construction d'un système d’information intégré, favorise la diffusion de ces outils à tous les niveaux de l’établissement et concourt à la mise en œuvre d’une démarche qualité. Composé du service des affaires juridiques et du service des affaires institutionnelles, le pôle juridique a pour mission de veiller à la sécurisation juridique des actes de CY Cergy Paris Université, au bon fonctionnement des instances et des procédures de décision. Au sein du pôle juridique, le service des affaires institutionnelles a pour mission d'organiser la vie institutionnelle et démocratique de l'établissement. A ce titre, il assure le pilotage et le suivi des conseils centraux de CY Cergy Paris Université, intervient dans la rédaction et le suivi des statuts des instances, concourt à l'organisation et veille au bon déroulement des opérations électorales des principales structures de CY Cergy Paris Université. Il assure également la mise en place et le suivi des procédures disciplinaires. Il a en charge le dossier des distinctions honorifiques.
Missions
Votre mission :
Le/la Chargé(e) des instances et des élections organise, gère et assure le suivi des assemblées délibératives avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Il/elle aura également pour mission de piloter l'organisation administrative et matérielle des élections des représentants des personnels et des étudiants aux différents conseils et instances internes, ainsi qu’aux instances académiques et nationales.
Activités principales :
Sous la responsabilité du responsable du service des affaires institutionnelles, en tant que Chargé(e) des instances et des élections vous exercerez les activités suivantes :
1. Préparation, organisation, gestion et suivi du conseil de site :
- Participer à l'élaboration du calendrier des instances de CY Cergy Paris Université ;
- Assurer l'élaboration et le suivi des ordres du jour ;
- Assister les directions prescriptrices dans la préparation des dossiers : recueil, analyse et validation des projets d'actes et de note de présentation ;
- Rédiger les actes et les documents présentés dans les instances et relevant des activités du pôle juridique (décisions du président, sujets statutaires, etc.) ;
- Assurer l'envoi des convocations et des dossiers ;
- Piloter l'organisation matérielle de l'activité (réservation de salle, émargement, quorum, matériel, enregistrement, information des intervenants, etc…) ;
- Assurer le secrétariat de l'activité et la diffusion des informations relatives aux instances concernées ;
- Prendre en charge l'exécution et le suivi des formalités postérieures : rédaction et mise en forme des délibérations, des relevés de décisions, des comptes-rendus et des documents annexes, diffusion des actes rendus exécutoires aux directions et services, classement et archivage des dossiers.
2. Organisation, gestion et suivi du déroulement des scrutins (conseils centraux, composantes, regroupement de composantes instances nationales) :
- Proposer le calendrier prévisionnel des opérations électorales ;
- Rédiger les actes et les documents d'information relatifs aux élections (circulaires et arrêtés) et en assurer leur bonne diffusion et publication ;
- Rédiger les procédures afférentes aux élections et en assurer la sécurité juridique ;
- Réaliser le reporting d'avancement des opérations ;
- Elaborer et fiabilise la liste des électeurs en lien avec les services concernés de la direction des ressources humaines ;
- Organiser le recueil des procurations, des votes par correspondance le cas échéant ;
- Organiser matériellement les scrutins (élaboration et diffusion du matériel de vote, mise à disposition des urnes et isoloirs et de l'ensemble du matériel nécessaire, en lien avec les directions et services concernés) ;
- Coordonner les opérations en lien avec les différents sites et les personnels en charge des élections et apporter un appui technique, informatique et organisationnel ;
- Participer aux réunions du comité électoral et rédiger les compte-rendus de ses travaux ;
- Rédiger et mettre en forme les procès-verbaux.
3. Préparation et gestion des dossiers de distinctions honorifiques :
- Constituer les dossiers de candidature aux palmes académiques, à la légion d'honneur et à l'ordre national du mérite.
Vous pourrez également apporter un appui de façon occasionnelle ou temporaire aux autres activités du service des affaires institutionnelles.
Profil
Profil :
H/F de formation gestion administrative et/ou secrétariat, vous justifiez idéalement d'une première expérience au sein d'un établissement public d'enseignement supérieur sur des missions similaires.
Vous maîtrisez les techniques de gestion et des procédures administratives liées aux instances et aux élections et savez veillez au respect des dispositions légales et règlementaires. Vous maîtrisez les techniques de rédaction, de prise de note et de mise en forme de documents.
Vous maîtrisez les outils de gestion informatique (word, excel, power-point, mails) et possédez d'excellentes qualités rédactionnelles.
La connaissance du droit public est appréciée.
Qualités :
Vous êtes principalement reconnu(e) pour votre sens de l'organisation et votre capacité de planification. Vous êtes une personne avenante et disponible avec un bon relationnel. Vous savez également informer vos interlocuteurs et rendre-compte de vos activités.
Le sens de la discrétion et de la confidentialité vous sera indispensable pour évoluer au sein de l'environnement du service des affaires institutionnelles de CY Cergy Paris Université. Vous êtes également capable de travailler en équipe et vous possédez une bonne capacité de gestion du stress en environnement complexe.
Conditions de travail :
CDD de 12 mois à pouvoir dès que possible
Poste ouvert aux agents contractuels et aux agents titulaires (détachement et/ou mutation)
Basé sur Cergy à 5 min du RER A ou Transilien ligne L (Gare de Cergy-Préfecture)
38h35 hebdomadaires
52 jours de congés payés par an
Prime annuelle
Politique de formation du personnel développée
Rémunération :
Selon expérience - en fonction des grilles de rémunération de la fonction publique (catégorie C)
Votre sens du service, vos valeurs humaines et votre goût du challenge vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.