VetAgro Sup est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’agriculture et de l’alimentation. Reconnu comme pôle d’excellence, il a pour objectif principal de former des ingénieur-es agronomes, des docteur-es vétérinaires et des inspecteur-rices de santé publique vétérinaire. Il contribue à la production de connaissances scientifiques pour le maintien et le développement de la santé globale de l’Homme, des animaux, des végétaux et de leur environnement.
VetAgro Sup comprend 1200 étudiant/es, 615 personnels (dont les enseignant-es/chercheur-ses) et s’investit dans 12 unités de recherche. L’établissement est membre de l’Université de Lyon, de l’Université Clermont Auvergne et Associés, du CHEL[s] et d’Agreenium.
L’institut est implanté sur la région Auvergne-Rhône-Alpes et compte deux sites : le campus vétérinaire à Marcy-L’étoile (69) et le campus agronomique à Lempdes (63).
Le poste est basé sur le campus vétérinaire à Marcy-L’étoile (69), dans la campagne de l’ouest Lyonnais, secteur privilégié aux portes de Lyon, en face du parc de Lacroix Laval.
En lien avec le Cabinet, l’assistant (e) de direction est placé directement sous la responsabilité fonctionnelle et hiérarchique du DG.
Missions
Missions :
Assister la Directrice Générale dans l’organisation quotidienne de son travail, gestion de l’agenda de la Directrice Générale,
Organisation et préparation des différentes instances et réunions direction,
Gestion du courrier et des mails,
Être l’interlocuteur en interne et des partenaires extérieurs pour le Cabinet de la Direction Générale.
Le profil pourra évoluer en fonction des besoins de l’établissement.
Une réflexion est en cours pour mutualiser le poste d’assistante de la Directrice Générale avec l’emploi d’assistante aux relations internationales
Activités principales :
Il (elle) réceptionne, filtre ou traite les appels téléphoniques de la DG, en assure la traçabilité,
Il (elle) accueille les délégations étrangères et visiteurs internationaux, filtre ou traite les appels téléphoniques de la DG, en assure la traçabilité,
Il (elle) relève, enregistre, et diffuse le courrier et assure un suivi des échéances,
Il (elle) assure la gestion de l’agenda de la Directrice Générale, gestion des relations avec les interlocuteurs internes et externes, en lien avec le Directeur de Cabinet,
Il (elle) assure le traitement et/ou la diffusion des courriels de la Direction Générale, dans le respect des délais et de la confidentialité,
Il (elle) assure la gestion des déplacements du DG et du Directeur de Cabinet (réservations, émissions de billets, notes de frais)
Il (elle) assure le secrétariat, rédaction de courriers et mails internes et externes, tableaux, mailing et publipostages, support de présentation,
Il (elle) assure la saisie et le suivi des bons de commande pour le Cabinet,
Il (elle) assure le suivi du budget de la Direction Générale en lien avec le Directeur de Cabinet,
Il (elle) assure la gestion de l’annuaire des contacts du DG, et est garant de son actualisation,
Il (elle) contribue à la mise à jour des organigrammes de l’établissement,
Il (elle) assure la gestion de la salle de réunion de la Direction Générale, effectue le suivi du planning de réservations, et le lancement des visioconférences,
Il (elle) assure la préparation, organisation logistique des rv et réunions de la Direction générale,
Il (elle) organise le CA (en collaboration avec le SG), le Codir élargi et le Codir,
Il (elle) assure la gestion parapheurs à la signature du DG, alerte sur les priorités ou urgences, et en organise le retour,
Il (elle) organise avec les différents services le calendrier institutionnel,
Il (elle) s’assure de la coordination et la bonne circulation des informations avec les secrétariats de l’établissement,
Il (elle) est l’interlocuteur de l’intranet pour la Direction Générale.
Activités secondaires :
Mettre en œuvre l’organisation de l’archivage des documents, dossiers du Cabinet,
Organiser l’ensemble des ressources documentaires disponibles,
Assurer l’organisation du stockage des fournitures (de bureau, de réunions), assurer son inventaire et garantir le déclenchement et le suivi des commandes.
Profil
Savoirs :
Techniques générales de secrétariat, bureautique,
Techniques d’accueil et de communication écrite et orale,
Outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie Outlook, agenda partagé),
Environnement professionnel de l’établissement,
Maitrise obligatoire de la langue Anglaise.
Savoir faire :
Travailler en équipe
Organiser son travail, anticiper,
Faire face aux urgences et imprévus,
Référer à son supérieur si nécessaire,
Respecter les règles et procédures,
Savoir transmettre fidèlement les informations,
Adapter de son comportement aux différents types d’interlocuteurs,
Savoir décrypter et reformuler une demande dans le respect des interlocuteurs,
Savoir être :
Excellente présentation,
Savoir s’exprimer avec aisance,
Réactivité,
Curiosité intellectuelle,
Rigueur, fiabilité,
Sens de la confidentialité,
Sens du respect,
Maîtrise de soi,
Sens relationnel et de l’écoute,
Capacités d’adaptation,
Discrétion.
Détails :
Poste ouvert aux fonctionnaires et contractuels,
Poste à temps plein sur base 38h,
Prise de fonctions dès que possible,
Poste de catégorie B selon la grille fonction publique d'état et régime indemnitaire du Ministère de l'agriculture et de la souveraineté alimentaire,
Restauration sur site
Congés annuels : 50 jours
Candidature : à transmettre jusqu'au 10/12/2022
Pour les contractuels : CV et lettre de motivation à transmettre à recrutement@vetagro-sup.fr
Pour les fonctionnaires MASA : Candidature à transmettre via AGRIMOB,
Pour les fonctionnaires hors MASA : CV, lettre de motivation et dossier de mobilité à recrutement@vetagro-sup.fr