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Office manager - Indigo Publications H/F

    Description

    Notre client, Indigo Publications, est un groupe de presse indépendant qui édite en français et en anglais des sites d'information destinés à une clientèle professionnelle spécialisée (entreprises, entités gouvernementales).

    Gage de son indépendance financière, l'entreprise dépend uniquement des revenus provenant de ses lecteurs. Bénéficiant d'une croissance rentable (résultats annuels ici), elle a accéléré son développement ces dernières années et compte désormais 80 collaborateurs. 

    Installée au cœur de Paris, dans le quartier de la Bourse, cette entreprise en croissance recherche son office manager H/F.

    Vous avez une appétence pour la gestion financière et souhaitez rejoindre une entreprise avec des valeurs fortes telles que l’indépendance éditoriale, commerciale, une rigueur intellectuelle et une dimension internationale importante ? Alors postulez à cette offre !

    Poste à pouvoir en CDI à compter du 1er février 2023 (passation prévue)

    Rémunération 40 à 45K€ brut annuel sur 13 mois selon profil.

    Mission

    En tant qu’office manager, placé (e) sous la responsabilité de la secrétaire générale de la rédaction et des services, vos missions seront les suivantes (liste non exhaustive) :

     

    ·       Administratif :

    Accueil des visiteurs, prise en charge des appels téléphoniques, traitement du courrier, gestion des livraisons.

    ·       Support comptable :

    Préparation des salaires, transmission des éléments de paie au cabinet d'experts-comptables, suivi du calendrier des différents éléments de dépenses et recettes, mise à jour des tableaux de gestion (grille de salaires, intéressement, actionnariat salarié…).

    ·       Juridique :

    Suivi des dossiers de propriété intellectuelle et des dossiers juridiques en lien avec le directeur général et la secrétaire générale.

    ·       Services généraux :

    Suivi des fournisseurs, gestion de la bonne tenue des locaux de 800 m2 (matériel, meubles de bureau…), pilotage du projet de déménagement dans le quartier République (emménagement prévu à l’été 2023) : suivi des travaux de rénovation et organisation de la logistique.

    ·       Ressources humaines :

    Publication des annonces sur les sites d'emploi, préparation des contrats d'embauche, suivi administratif du personnel et déclarations aux organismes sociaux, gestion de la plateforme RH, préparation et suivi de l'intégration d'un collaborateur, conduite du changement. Préparation des CSE, organisation des élections des délégués du personnel, suivi de la législation et de l'évolution du code du travail.

    Profil

    Profil recherché :

     

    ·       Issu(e) d'une formation de type BAC +2 en comptabilité ou gestion des PME, vous justifiez d'au moins une expérience de 3 ans à un poste similaire et d’une appétence en contrôle de gestion

    ·       Maitrise du Pack office (Word, Excel, etc.) 

    ·       Connaissance d’un SIRH et une certaine agilité digitale (logiciel de trésorerie Agicap) appréciée

    ·       Excellente communication orale et écrite

    ·       Anglais courant (écrit et parlé)

    ·       Pour mener à bien votre mission, vous possédez de bonnes connaissances en matière comptable, sociale et juridique, et avez mis en place une veille pour vous tenir à jour sur ces sujets.

    ·       Polyvalent.e, vous êtes en mesure de couvrir un champ d'intervention large qui va de la résolution des problèmes matériels les plus anodins à la gestion technique des ressources humaines et à la négociation de contrats avec les fournisseurs et prestataires de l'entreprise.

    ·       Pragmatique, vous êtes organisé.e, autonome, faites preuve d'initiative et savez définir vos priorités. Dynamique, vous n'avez pas peur de vous emparer de nouveaux sujets.

    Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors, envoyez-nous rapidement votre CV !