L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
Missions
Le Design hub, créé en janvier 2020, est une plateforme d'appui aux enseignements ; à la création et au développement de formations innovantes dans le cadre de la stratégie Formation de CY Cergy Paris Université. Il regroupe tous les acteurs/services/initiatives de l'innovation pédagogique pour donner plus de cohérence et d’efficacité aux actions menées.
À travers ses différents services, il accompagne les composantes et les enseignants sur toute question liée à la mise en place et au développement de la Formation initiale et de la FTLV.
MISSIONS:
L'assistant.e de direction du Design Hub exerce ses missions dans un contexte riche : réformes nationales, création du Grand établissement CY Cergy Paris Université et changement d'échelle important de l'Université de Cergy-pontoise à CY Cergy Paris Université et CY Alliance, création récente de la direction du Design Hub (janvier 2020), nouveau contrat de site 2020-2024.
ll/elle participe, à son échelle, à l'atteinte des objectifs stratégiques de la direction du Design Hub et de la direction générale Formation, en particulier à la création d'un environnement propice à la réussite et à l'épanouissement des étudiants à travers le pilotage/développement de l'offre de formation, le soutien aux porteurs de projets de formations et l'accompagnement de la diversification pédagogique.
Pour ce faire, il/elle organise son activité en cohérence avec la forte transversalité inhérente au Design Hub.
Ses principales missions sont :
- Assurer la gestion administrative, financière et RH de la direction et des services du Design Hub
- Assurer l’assistanat et le secrétariat de direction de la directrice et des services du Design Hub
- Suivre/mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage de la direction et de ses projets
- Participer à l'organisation des événements des services du Design Hub
- Assurer un rôle d'interface (en collaborant avec les assistantes de directions de la direction formation et tout autre acteur de l'université)
- Apporter son soutien aux services du Design Hub et de la direction formation, à la demande de la direction, autant que de besoin
ACTIVITES PRINCIPALES
- Gestion financière du Design Hub :
* éditer des BDC et/ou suivre avec le CSP Dépenses (Direction des affaires financières) les BDC de son ressort
* faire le suivi fournisseurs autant que de besoin dans la préparation d'une commande ou a posteriori (relance facture)
* assurer le suivi budgétaire des dépenses/recettes du Design Hub et du service diversification pédagogique en particulier
* gérer les ordres de missions de la direction et de ses services
* faire l'interface avec les autres gestionnaires du Design Hub et avec la coordinatrice des moyens financiers et RH de la direction formation
- Gestion RH :
* gestion des congés des personnels Design Hub ; suivi des dossiers de recrutement et de paiement des emplois étudiants/enseignants ; suivi, transmission et archivage des dossiers d'entretien annuel de tous les agents de la direction
* Mise en place des nouveaux arrivants (procédures, poste téléphonique, ordinateur ...)
- Assistanat sur les projets et actions de la direction :
* Assurer le secrétariat de direction de la directrice et des services du Design Hub en traitant courrier, agenda, suivi des dossiers transversaux ...
* Prendre en charge les projets de la direction (mise en place de statistiques/indicateurs de suivi, amélioration continue des procédures, projets de communication interne/externe, etc.)
* Préparer, organiser et participer aux réunions de direction ou organisées par le Design Hub. Rédiger les comptes rendus de réunions (de direction ou autre)
* Mettre en place/suivre un archivage des données et s'assurer de la mise à jour constante des outils de pilotage de la direction de son ressort
* Apporter une aide logistique et technique dans la gestion des dossiers
* Faire l'interface avec les autres directions, notamment assurer le ticketing du Pôle infrastructures pour la direction et les services Design hub
* Appliquer/améliorer les process permettant d'optimiser les circuits au sein de la direction
* Assurer la logistique des événements Design Hub, en particulier ceux pilotés par le service diversification pédagogique
* Participer aux actions de communication des services du Design Hub (publication de textes sur les différents supports numériques)
* Assurer le reporting des activités Design hub suivies par l’agent
* Apporter son aide, autant que de besoin et à la demande de la direction, à tout service du Design Hub.
Profil
Profil :
Connaissance de l'enseignement supérieur, de l’environnement professionnel, des services internes de CYU, des composantes
Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie électronique.
Maîtrise de la communication écrite et orale
Aptitude à trier les informations et rendre compte
Conditions de travail :
• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires
• CDD 12 mois
• 38h35
• 52 jours de congés / an
• Poste à pourvoir dès que possible
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.