ADJOINT ADMINISTRATIF POLYVALENT USLD

CDI/MUTATION

MISSIONS PRINCIPALES

• L’agent administratif de l’USLD assure l’accueil des familles. Il est l’interlocuteur privilégié des familles ou mandataires pour les besoins spécifiques aux résidents.

• L’agent administratif constitue les dossiers d’admissions pour les futurs résidents en lien avec le service social et le médecin de l’USLD et veillent à la complétude des dossiers. L’agent administratif réalise la facturation des frais de séjour mensuels des résidents de l’EHPAD de Grimaud et de l’USLD

• L’agent administratif de l’USLD assure des tâches de secrétariat médical et de secrétariat polyvalent

MISSIONS PERMANENTES

Accueil/Lien famille :

-          Accueil et orientation des familles

-          Communication d’informations en lien avec la vie institutionnelle de l’USLD aux familles (mail, courrier…)

-          Gestion des procurations lors des scrutins électoraux

-          Gestion de l’organisation des réunions familles biannuelles

Admission :

-          Gère les demandes d’admission sur VIATRAJECTOIRE et la liste d’attente de l’USLD

-          Constitue le dossier d’admission (volet administratif et social

-          Création des dossiers dans Hexagone et insertion des documents administratifs dans Hexagone

-          Vérification administrative et correction des dossiers Easily

-          Remise des documents relatifs à l’admission : contrat de séjour/règlement de fonctionnement/livret d’accueil et annexes et intégration dans le DPI

Facturation :

-          Gestion des mouvements des résidents en lien avec les professionnels des services EHPAD Grimaud et USLD

-          Changement annuel des tarifs et création des débiteurs dans Hexagone

-          Facturation USLD et EHPAD Grimaud

-          Suivi et analyse des titres émis

-          Gestion des contentieux de facturation

-          Relations Trésorerie, Département

Suivi activité :

-          Participe à l’élaboration et la tenue de tableaux de bord EHPAD-USLD (activité, GMP…) en lien avec la DAF

Secrétariat médical :

-          Prise de rendez-vous médicaux, classements et archivages des dossiers médicaux

Secrétariat polyvalent :

-          Réalisation de demandes de travaux, ou informatiques / Réception et diffusion du courrier interne et externe

MISSIONS SPECIFIQUES

-          Participation à la réalisation d’enquêtes ponctuelles

Participation aux travaux de la cadre de la préparation à la certification

CONNAISSANCES

-          Connaissance spécifique de la prise en charge de la personne âgée dépendante

-          Connaissance du réseau gériatrique (établissements, collectivités territoriales…)

-          Maîtrise des outils bureautiques / Connaissance et maitrise des protections juridiques

SAVOIR-FAIRE

-          Capacité d’organisation et savoir prioriser les actions

-          Capacité à gérer les dossiers/situations urgentes de manière appropriée et réactive

-          Capacité à transmettre les informations

-          Qualités rédactionnelles

-          Aptitude à la gestion des conflits et de l’agressivité/Maîtrise des outils bureautiques

SAVOIR-ETRE

-          Sens de l’écoute et de la négociation

-          Sens des responsabilités

-          Autonomie et disponibilité

-          Rigueur et méthode

-          Sens de l’analyse et esprit de synthèse

-          Discrétion et intégrité

-          Etre force de propositions

-          Capacités à créer du lien entre le différents acteurs, internes et externes à la structure

-          Aptitude à travailler au contact de personnes âgées aux fonctions cognitives dégradées

-          Aptitude à la négociation