VetAgro Sup est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’agriculture et de l’alimentation. Reconnu comme pôle d’excellence, il a pour objectif principal de former des ingénieur·es agronomes, des docteur·es vétérinaires et des inspecteur·rices de santé publique vétérinaire. Il contribue à la production de connaissances scientifiques pour le maintien et le développement de la santé globale de l’Homme, des animaux, des végétaux et de leur environnement.
VetAgro Sup comprend 1200 étudiant·es, 615 personnels (dont les enseignant·es/chercheur·ses) et s’investit dans 12 unités de recherche. L’établissement est membre de l’Université de Lyon, de l’Université Clermont Auvergne et Associés, du CHEL[s] et d’Agreenium.
L’institut est implanté sur la région Auvergne-Rhône-Alpes et compte deux sites : le campus vétérinaire à Marcy-L’étoile (69) et le campus agronomique à Lempdes (63).
VetAgro Sup est accrédité par les instances d’évaluation de l’enseignement vétérinaire, européenne (AEEEV) et américaine (AVMA). L’établissement s’inscrit ainsi dans une démarche d’amélioration permanente notamment en développant les différentes spécialités représentées, mais aussi en veillant à la qualité de ses infrastructures et équipements.
Le Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire est ainsi à la fois plateforme pédagogique pour la formation des étudiants vétérinaires aux sciences cliniques et structure hospitalière de haut niveau pour animaux ouvert au public.
L’ensemble des équipes du CHUV est composé de près de 80 enseignants-chercheurs, praticiens hospitaliers et résidents, mais aussi d’internes, de techniciens en santé animale, d’animaliers et de personnels administratifs. Le CHUV offre une très large gamme de soins et s’appuie notamment sur un panel important et diversifié de spécialistes.
Le poste est situé à l’accueil de la clinique au sein d’une équipe de 5 personnes.
Missions
Le ou la secrétaire aura en charge le secrétariat médical et la suppléance de la régie de caisse.
Pour le secrétariat médical :
Ø Accueil physique des clients et des étudiants
Ø Enregistrement les entrées,
Ø Saisie sur informatique la fiche d’enregistrement client, les premiers actes,
Ø Remise du dossier à l’étudiant responsable du cas clinique en lui communiquant les informations, les difficultés, conditions particulières de consultation et / ou d’interventions,
Ø Validation les actes médicaux sur le dossier pour passage en caisse : vérifier les actes avec l’étudiant, le devis, les examens complémentaires notés dans le compte-rendu clinique… Fermer le dossier
Ø Etablissement des devis (principalement pour le service de reproduction)
Ø Accueil téléphonique, donner des renseignements divers sur l’activité clinique
Ø Saisie des rendez-vous dans les agendas : enregistrer les consultations, opérations et hospitalisations. Savoir orienter correctement, dans la bonne spécialité, avec le bon consultant (en fonction des demandes des vétérinaires référents et/ou propriétaires). Se rapprocher de la procédure où les consignes pour la prise de rdv sont indiquées en fonction de chaque spécialité.
Ø Rédaction de courriers clients et vétérinaires
Ø Classement des dossiers et archivage
Ø Gestion des différents messages reçus sur les différents supports et transmettre ceux les concernant aux cliniciens dans les meilleurs délais
Ø Établissement des plannings d’activité des différentes disciplines cliniques
Ø Vérification et validation des factures d’IRM en lien avec la société prestataire
Pour les encaissements :
En l’absence de la régisseuse de caisse, certaines missions de cette dernière peuvent être demandées (suivi des impayés, relances, collecter les encaissements des services 24/24, arrêtés hebdomadaires, concordance des bordereaux des encaissements)
Ø Vérification de la concordance des données entre la facture et le dossier de l’animal
Ø Impression de la facture et encaisser les sommes correspondantes aux factures
Ø Établissement, le cas échéant, des échéanciers
Ø Vérification quotidienne de la concordance des données entre le bordereau des encaissements et les paiements (chèques, espèces et cartes bancaires)
Ø Production des arrêtés hebdomadaires des encaissements
Ø Accueil et information à la clientèle (accueil physique et téléphonique)
Ø Suivi des impayés, établir les relances amiables à J+15 – J+ 30
Ø Collecte et vérification, chaque matin, des encaissements des services qui fonctionnent 24H/24
Champs relationnel :
Ø Travail en équipe mixte : collègues, clients, étudiants
Poste de catégorie B
Temps plein
Ouvert aux fonctionnaires
Ouvert aux contractuels en CDD
Rémunération à partir de 1746€ brut, en fonction de l'expérience
Poste basé à Marcy-l'Etoile
Candidature à transmettre jusqu'au 15/10/2022
Profil
Savoirs :
-Maîtriser les techniques d’accueil, de la communication écrite et orale,
-Savoir décrypter et reformuler une demande
--Maitriser les outils bureautiques notamment word et excel et la messagerie
-Maîtriser l’outil clinique Clovis
-Savoir en fonction des symptômes évoqués par le client, l’orienter dans la bonne consultation.
-Maîtriser l’outil de relance des clients, Orange bisness
Savoir-Etre :
-Savoir adapter son comportement aux différents types d’interlocuteurs
- Rigueur, fiabilité
-Être bien organisé
-Goût du contact, aisance relationnelle, écoute
-Réactivité
-Sens de la confidentialité
-Maîtrise de soi
-Capacités d’adaptation