REJOIGNEZ NOUS

Retour aux offres

Secrétaire particulière de Monsieur le Maire (H/F)

    Description

    Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

    Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.

    Mission

    Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

    Fonctions

     

    Suivi de l'activité du secrétariat:

     ·         Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,

    ·         Suivi de l’agenda en lien avec la chargée de mission et le directeur de cabinet

    ·         Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)

    ·         Classement, archivage et tri des documents

    Accueil téléphonique et physique:

     ·         Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

    ·         Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

    ·         Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

     

     Traitement des informations:

     ·         Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

    ·         Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

    ·         Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

     

    Gestion du courrier:

    ·         Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

    ·         Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

    ·         Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

     

    Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre, sous le contrôle du Chef de cabinet:

    ·         Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,

    ·         Assurer le suivi d'un chrono,

    ·         Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet

    ·         Suivi des courriers à travers un logiciel dédié

    Profil

    Savoirs :

    Maîtrise des outils bureautiques

    Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),

    Technique de classement et d'archivage

    Connaissance de l'environnement territorial

    Savoirs-faire :

    Gérer les situations de stress

    Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter

    Savoir-être :

    Rigueur

    Capacité d'organisation        

    Capacité de travail en équipe

    Réactivité