Organisateur/trice ACM

Sous la responsabilité du chef de bureau CVJ, l’organisateur CVJ est chargé de mettre en œuvre l’organisation pratique des centres de vacances dont il a la charge, dans le respect de la règlementation en vigueur et des procédures internes à IGESA.

1. Assurer les activités administratives

2. Organiser et suivre le recrutement des équipes pédagogiques et techniques

3. S’assurer du bon fonctionnement des établissements

4. Participer au hors session

5. Participer aux opérations de communication

1. Assurer les activités administratives

➢ Elaborer des éléments d’activité nécessaires à l’élaboration du budget

➢ Préparer des budgets et saisir des commandes sur les logiciels IGESA

➢ Préparer des commandes indispensables aux fonctionnements des centres, contrôler et certifier les factures

➢ Rechercher des prestataires d’activités adaptés aux projets de séjours

➢ Participer à l’élaboration et à la relecture des masques catalogues en lien avec le pole junior (PJ)

➢ Transmettre les déclarations d’ouverture, les fiches trousseaux et autres documents administratifs au PJ

➢ Déclarer l’ouverture de séjours (à J-60 jours max à DDCS + déclaration complémentaire à J-8 maxi)

➢ Contrôler les documents règlementaires relatifs aux séjours des enfants

➢ Réaliser et suivre l’application des conventions d’hébergement, de restauration et d’activités

➢ Réaliser et valider des plannings d’activité et des repos compensateurs (RC)

➢ Traiter les demandes de dernières minutes : inscriptions, modifications et annulations de séjours

➢ Récupérer et analyser les bilans de fin de session avant la transmission au PJ

➢ Vérifier le projet pédagogique et les lettres des directeurs transmis aux familles

➢ Effectuer les permanences téléphoniques et astreintes durant les sessions

➢ Exploiter les fiches itinéraires en lien avec l’assistant administratif / Transport DRI

➢ Prévoir l’affectation des accompagnants sur les transports en lien avec le correspondant transport selon les besoins exprimés par la cellule coordination transport (CCT), en lien avec l’assistant administratif / Transport DRI

➢ Assurer les commandes des billets de train du personnel pédagogique, en lien avec l’assistant administratif / Transport DRI

2. Organiser et suivre le recrutement des équipes pédagogiques et techniques

➢ Conduire les entretiens d’embauche des équipes nécessaires au bon fonctionnement des centres qui lui sont rattachés

➢ Superviser la gestion des équipes pédagogiques et techniques lors des séjours de vacances (notion de rattachement hiérarchique)

➢ Conduire les entretiens d’évaluation des directeurs de CVJ

➢ Assurer, avec le service concerné, les formalités administratives liées aux contrats de travail et autres documents y afférents

➢ Mettre à jour le tableau des personnels

3. S’assurer du bon fonctionnement des établissements

➢ Se rendre sur les établissements autant que de besoin.

➢ Assurer le recensement et la transmission des besoins en AED

➢ Proposer les travaux et investissements nécessaires pour un fonctionnement optimal des établissements

➢ Contrôler les stocks, états des lieux et inventaires de fin de session

➢ Piloter les procédures de déclaration d’incidents ou d’accidents survenant sur le centre

➢ Assurer les ouvertures et les fermetures des centres qui lui sont rattachés

➢ Rencontrer les équipes lors de la journée de préparation (communiquer les consignes, rappeler les points de vigilance comme la sécurité, comportements adultes enfants, les procédures, …)

➢ Veiller au respect des conditions d’hygiène et de sécurité, former les personnels et contrôler la bonne application des procédures relatives à l’HACCP

➢ S’assurer du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des locaux et des matériels mis à disposition des équipes en place

➢ Faire remonter à sa hiérarchie et à la direction des vacances (PJ) tous les dysfonctionnements ou évènements d’importance relative à l’intégrité morale ou physique des enfants accueillis sur le centre, à la gestion des personnels, au matériel et aux infrastructures.

➢ Arrêter les commandes alimentaires et assurer le lien commercial avec le prestataire retenu

➢ Superviser les personnels techniques lors du hors session (notion de rattachement hiérarchique)

4. Participer au hors session

➢ Développer de nouveaux marchés

➢ Etre en charge de l’organisation de l’activité hors session (élaboration de devis, établissement des conventions …)

➢ Planifier, suivre des demandes et mettre en place des tableaux de bord

➢ Répondre aux diverses demandes des ressortissants ou autres groupes (associations, clubs sportifs etc.…)

➢ Réaliser les flyers des centres pour le hors session

➢ Collecter des photos de centres pour agrémenter les fiches

➢ Concevoir des produits

➢ Coordonner les différentes tâches relatives au hors session sur le CVJ (gardien et personnels techniques)

5. Participer aux opérations de communication

➢ Eventuellement, participer à des manifestations (forums, stands et opérations de communication diverses …)

Savoir être :

➢ Disponibilité

➢ Polyvalence

➢ Dynamisme

➢ Sens de l’organisation

➢ Sens relationnel

➢ Sens de l’initiative

➢ Force de proposition

➢ Capacité à gérer le stress

➢ Réactivité

➢ Travail en équipe

➢ Sens de l'imagination et de la créativité

➢ Respect des normes et des procédures

➢ Appliquer les directives données