Secrétaire Médicale H/F CDD de remplacement

1 SECRETAIRE MEDICAL - H/F

CDD – Temps plein 100 %

Pôle Psychiatrie de la Personne Agée

Présentation du secteur

Le PPA est un secteur de psychiatrie d’adulte spécialisé dans la prise en charge de patients de plus de 67 ans comprenant des services d’hospitalisation et des activités ambulatoires. Il comprend une unité d’hospitalisation temps plein de 21 lits, un HDJ/CATTP, un CMP au C6, ainsi qu’un Service Infirmier de Soins à Domicile pour des lieux de vie individuel, une Equipe Mobile dédiée au Foyers logements et EHPAD.

L’équipe est pluridisciplinaire, composée de psychiatres, de médecins généralistes, un cadre supérieur de Santé et de deux cadres de santé, des psychologues, des assistants de service social ainsi que des équipes soignantes en hospitalisation temps plein et en ambulatoire.

Le PPA élargi comprend aussi l’USLD avec laquelle il existe une étroite collaboration et qui bénéficie d’un poste de secrétaire à mi-temps.

La secrétaire fait partie de l’équipe pluridisciplinaire et en est un pivot.

Missions principales :

·         Activité CMP 

-          Gestion du secrétariat médical du CMP : accueil physique et téléphonique des patients, orientation des patients, prise de rendez-vous et gestion des agendas Outlook de l’équipe pluridisciplinaire du CMP

-          Gestion de l’activité de téléconsultation / utilisation de Monsisra et Préparation des salles de téléconsultation

-          Gestion des premières demandes de consultation et travail en collaboration avec la consultation IDE de première intention

-          Prise de rdv et travail en collaboration avec IPA et psychologues

-          Organisation et planification des réunions de l’ambulatoire, participation aux réunions organisationnelles et rédaction des comptes rendus

-          Rédaction de certificats médicaux, comptes rendus de consultation

-          Gestion des signalements

-          Développement de support de communication

-          Cotation de l’activité des professionnels / suivi des indicateurs de l’activité / tableaux de bord

-          Prise de rendez-vous de cardiologie, gestion du planning

·         Activité Hospitalisation temps plein :

-          Participation aux réunions / flash les matins

-          Suivi des entrées /sorties

-          Rédaction des comptes rendus et lettre de liaison du service d’hospitalisation temps plein

-          Rédaction des certificats médicaux de soins sans consentement et suivi des échéances

-          Organisation, planification des synthèses et rencontre avec les familles et autres intervenants

-          Gestion médico-administrative des transferts inter établissements (accords de transfert)

-          Coordination médico-administrative avec les autres secrétariats du CHSM et en provenance de l’extérieur pour la gestion des demandes d’hospitalisation temps plein / Suivi et mise à jour des demandes

-          Cotation de l’activité des professionnels / suivi des indicateurs de l’activité dont la DMS / tableaux de bord

·         Activité CATTP/HDJ

-          Gestion des demandes d’admission au CATTP provenant de l’établissement et autres

-          Gestion des demandes d’admission à l’HDJ

-          Rédaction des projets de soins individualisés des patients

-          Rédaction des comptes rendus médicaux : admission et fin de prise en charge / lettre de liaison à adresser au médecin traitant et psychiatre référent

-          Suivi du nombre de patients pris en charge et sur quel type de soins/activités

-          Rédaction de projets et Développement de support de communication sur les ateliers thérapeutiques proposées

-          Participation aux réunions

·         Activité Equipe Mobile et SSAD

-      Régulation et gestion des appels concernant les interventions de l’Equipe Mobile et du SSAD intensif / Travail en collaboration avec l’IDE coordinateur

-       Assurer la coordination médico-administrative des parcours de soins des patients

-       Gestion des agendas et planning de l’activité de l’Equipe Mobile par délégation (outlook)

-       Rédaction des comptes rendus de l’ensemble de l’équipe

-       Cotation de l’activité des professionnels

-       Suivis des indicateurs de l’activité quantitatif et qualitatif avec l’utilisation de tableaux de bord

Missions générales au sein de la structure

-       Assurer la coordination médico-administrative des parcours de soins des patients

-       Gestion médico-administrative des demandes de communication de dossier médical et saisine de dossier

-       Création et gestion des dossiers patients informatisés, suivi et mise à jour des éléments administratifs (intégration des pièces nécessaires, mise à jour sous Cariatides, scannérisation, classement des documents)

-       Gestion de l’archivage des dossiers patients

-       Activité de codage de l’activité des professionnels et suivi des tableaux de bord de l’activité

-       Rédaction du Rapport Annuel d’Activité

-       Gestion des bons de transport

-       Gestion et planification des réunions (préparation logistique, supports de présentation, prise de notes, rédaction des comptes rendus)

-       Gestion des commandes de fournitures (vérification des besoins, réception et rangement) et des matériels informatiques, photocopieurs, scanners, téléphones

-       Participation à la démarche qualité (CREX, IQSS et autres) / gestion des risques

-       Encadrement des stagiaires

-       Missions administratives en lien direct avec la médecin Cheffe du Secteur (gestion de l’agenda, délégations de missions organisationnelles, courriers, mails et autres documents)

(Missions pouvant évoluer en fonction des besoins organisationnels)

CARACTERISTIQUES DU POSTE

-          CMP C6 / CATTP / HDJ Clermont-Ferrand

-          Travail en binôme : 2 ETP de secrétaire médical avec remplacement obligatoire durant les congés

-          Horaires de travail : ouverture du secrétariat médical de 9h00 à 17h00 du lundi au vendredi

Rémunération

En fonction de la Convention Collective Nationale du 31 octobre 1951 (Fehap) reprenant l’ancienneté d’un poste de Secrétaire Médicale.

Le poste est basé sur le Centre Hospitalier Sainte Marie à Clermont-Ferrand.

21 RTT et 14 jours fériés ou récupération de jours fériés (au prorata du temps de travail)

Profil recherché

-          Diplôme de Secrétaire Médicale ou certification RNCP

-          Idéalement une expérience réussie de 2 ans dans un poste équivalent

-          Connaissance des soins et accompagnements en psychiatrie et santé mentale ainsi que des populations vivant avec des handicaps d’origine psychique

-          Connaissance, dans son champ d’action, des aspect légaux et médico-légaux spécifiques aux champs de la psychiatrie, de la santé mentale, notamment les aspects réglementaires régissant les soins sans consentement

-          Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (pack Office, connaissance du logiciel Excel)

-          Connaissance des outils de la démarche évaluative et de la qualité

-          Travail en équipe pluridisciplinaire et en réseau

-          Excellent relationnel, esprit d’équipe et un sens du service développé

-          Assiduité, rigueur, maitrise de soi et sens des initiatives

-          Capacité à gérer dans son champ d’action les situations de crise et d’urgence

-          Capacité d’organisation, capacité à se questionner et à évaluer ses pratiques, capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences, capacité à s’adapter aux changements

-          Conscience professionnelle et discrétion

-          Respect de la confidentialité et du secret professionnel