L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
Missions
L’IUT de Cergy-Pontoise est une composante de CY Cergy-Paris Université. Il est organisé en une direction
administrative à Neuville et 9 départements d’enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et
Pontoise. L’IUT est certifié ISO 9001 depuis 2011 et doit être certifié QUALIOPI.
Votre mission :
Nous recherchons deux postes d'Assistantes de direction pour intervenir auprès de différents responsablse de CY IUT :
- Assistante de direction à la Direction de l'IUT
- Assistante à la Responsable administrative et à la Responsable Administrative Adjointe
Vous aurez pour mission de les assister dans l’organisation quotidienne de leur travail notamment sur les fonctions RH, administration générales, instances, immobilier et hygiène et sécurité.
Vous veillerez à la réalisation des différents actes administratifs, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines et administration.
Vos principales tâches seront :
Assistanat sur les dossiers de la directrice ou responsable :
- Expliciter les besoins, les prioriser, réaliser des synthèses
- Gestion des dossiers de la direction, des chronos, des recueils des actes administratifs
Gestion des affaires institutionnelles de l’IUT:
- Relations avec les membres du conseil (internes, externes)
- Relations avec les chefs de département pour le suivi des demandes de la direction
- Coordination en autonomie de l’organisation de réunions : conseils de direction, conseils de l’IUT, comité de recrutement des enseignants 2ème degré et autres réunions préparation, organisation, convocation, quorum, rédaction-diffusion-classement des compte rendus
Suivi des dossiers administratifs des enseignants en poste:
- Rôle d’alerte auprès du directeur, suivi des effectifs
- Tenue des listes, relations avec la DRH de CY
- Conception d’outils de suivi, tableaux de bord, suivi de la masse salariale des contractuels (enseignants)
- Gestion administrative pour le recrutement des enseignants 2ème degré, Past, Ater, contractuels
- Gestion RH de proximité hors heures complémentaires pour l’ensemble des enseignants de l’IUT (hors vacataires) : arrêts maladie, absences, temps partiels, mutation, entretiens professionnels, promotion, formation, décharges …Gestion des difficultés dans ces domaines
Gestion administrative des sujets Hygiène Sécurité Environnement (HSE) :
- Suivi des nominations des assistants de prévention des départements
- Assistant de prévention pour la direction selon une lettre de mission : remonter les risques dans une
application (GPUCK)
- Suivi des demandes de la DHSE
- Suivi des documents uniques d’évaluation des risques (DUER) et alerte des RA et de la directrice
- Coordination des élections pour l’IUT sous le pilotage des services centraux de l’établissement (1 à 2 fois par an) :
- Interlocuteur du service demandeur (instances ou DRH)
- Organisations dans les départements
- Participation à tenue du bureau de vote et dépouillement parfois
Assistanat sur besoins ponctuels :
- Comptes rendus de réunion en cas d’absence de l’assistante de direction
- Confection de tableaux excel ou document Word ou powerpoint
Profil
Principales compétences :
• Formation Bac à Bac+2
• Maitrise bureautique (Word Excel dont TCD et calculs-PowerPoint…)
• Maitrise calcul (règle de trois, pourcentages)
• Aptitude à utiliser et à se former sur des applications diverses, des bases de données, des logiciels
• Savoir trouver la bonne information dans les règlements, répertoires et site efficacement
• Utilisation des techniques de rédaction administrative (maitrise)
• Connaissances RH Biats souhaitées
Qualités :
Vos principales qualités sont l’organisation et l’anticipation, la gestion des priorités et le respect des
échéances. Reconnu(e) pour votre rigueur, vous analyser, traduisez et appliquez les textes réglementaires.
Vous êtes autonome et faite preuve d’initiale et aimez le relationnel.
Conditions de travail :
• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents
non titulaires
• CDD 12 mois à pourvoir à partir du 1er septembre 2021
• Basé à Neuville, à 5 min du RER A (Gare de Neuville-Université)
• 38h35 hebdomadaire pouvant se faire sur 4,5 jours
• 52 jours de congés payés dont 8 semaines fixes pendant les vacances scolaires
• Accès à l’Amical CY (tarifs billetterie, voyages, parfumerie, etc.)
• Une politique de gestion de carrière développée (formations, mobilité, etc.)
Rémunération :
• Grille salariale fonction publique selon expérience – Catégorie B
Votre sens du service, des valeurs humaines, et votre goût du challenge vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université. Si ce poste vous intéresse et que vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique avec des objectifs ambitieux et des projets innovants, n’hésitez pas à nous faire parvenir votre candidature.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.