Secrétaire de direction - Communication

Contrat à Caen, 14000 - 17/05/2023


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Votre mission

En tant que secrétaire de direction, vous assurez le suivi administratif (accueil, suivi rh et financier) de la direction de la communication et apportez un soutien à l’ensemble des équipes.

Vos activités

Secrétariat (20%)

o Vous renseignez les interlocuteurs de la direction

o Vous accueillez, renseignez et orientez les interlocuteurs internes et externes

o Vous réceptionnez le courrier et les appels téléphoniques et assurez leur transmission

o Vous gérez les fournitures

o Vous organisez les principales réunions et les rendez-vous de la direction (agenda, ordre du jour et compte-rendu, dont créneaux bloqués, réunion de direction, boite à contenu)

Suivi ressources humaines (20%)

o Vous assurez le suivi des absences des agents de la direction (planning des congés, suivi du travail le week-end et en soirée, astreintes, suivi Temptation)

o Vous assurez le suivi des formations et des notes de frais

o Vous assurez l’accueil et le suivi administratif des nouveaux arrivants de la direction (stagiaires, agent…)

o Vous préparez les entretiens annuels (rdv, renseignements de formulaires, transmissions aux RH)

Suivi budgétaire (20%)

o Vous assurez le suivi budgétaire en lien avec la DGA FM (aide à l’engagement auprès des agents, suivi du service fait, mise à jour du tableau de suivi budgétaire)

o Vous gérez la régie de la direction

Soutien à la direction, pôles et services (40%)

o Vous assurez le suivi du planning des actions de communication (mise à jour, courriel hebdomadaire, mise à jour des outils dont planner Teams)

o Vous apportez votre soutien dans les suivis des éditions notamment en porte d’entrée pour les Clics et circonscriptions d’action sociale

o Vous venez en soutien des actions événementielles (conférence de presse, événements internes, événements externes…) de la direction sur le terrain (accueil, aides diverses etc…)

Compétences

• Grande aisance avec le numérique dont maitrise du pack office et Teams

• Bon niveau exigé en orthographe, syntaxe et grammaire

Conditions d’exercice

• Discrétion professionnelle

• Souplesse/adaptabilité et sens du relationnel

• Rigueur et sens de l’organisation

Profil souhaité

• Niveau V (CAP / BEP)

Date limite de dépôt des candidatures ; le 6 juin 2023

Date prévisionnelle de jury : le 27 juin 2023 après-midi

Offre terminée