Votre mission
En tant que secrétaire de direction, vous assurez le suivi administratif (accueil, suivi rh et financier) de la direction de la communication et apportez un soutien à l’ensemble des équipes.
Vos activités
• Secrétariat (20%)
o Vous renseignez les interlocuteurs de la direction
o Vous accueillez, renseignez et orientez les interlocuteurs internes et externes
o Vous réceptionnez le courrier et les appels téléphoniques et assurez leur transmission
o Vous gérez les fournitures
o Vous organisez les principales réunions et les rendez-vous de la direction (agenda, ordre du jour et compte-rendu, dont créneaux bloqués, réunion de direction, boite à contenu)
• Suivi ressources humaines (20%)
o Vous assurez le suivi des absences des agents de la direction (planning des congés, suivi du travail le week-end et en soirée, astreintes, suivi Temptation)
o Vous assurez le suivi des formations et des notes de frais
o Vous assurez l’accueil et le suivi administratif des nouveaux arrivants de la direction (stagiaires, agent…)
o Vous préparez les entretiens annuels (rdv, renseignements de formulaires, transmissions aux RH)
• Suivi budgétaire (20%)
o Vous assurez le suivi budgétaire en lien avec la DGA FM (aide à l’engagement auprès des agents, suivi du service fait, mise à jour du tableau de suivi budgétaire)
o Vous gérez la régie de la direction
• Soutien à la direction, pôles et services (40%)
o Vous assurez le suivi du planning des actions de communication (mise à jour, courriel hebdomadaire, mise à jour des outils dont planner Teams)
o Vous apportez votre soutien dans les suivis des éditions notamment en porte d’entrée pour les Clics et circonscriptions d’action sociale
o Vous venez en soutien des actions événementielles (conférence de presse, événements internes, événements externes…) de la direction sur le terrain (accueil, aides diverses etc…)
Compétences
• Grande aisance avec le numérique dont maitrise du pack office et Teams
• Bon niveau exigé en orthographe, syntaxe et grammaire
Conditions d’exercice
• Discrétion professionnelle
• Souplesse/adaptabilité et sens du relationnel
• Rigueur et sens de l’organisation
Profil souhaité
• Niveau V (CAP / BEP)
Date limite de dépôt des candidatures ; le 6 juin 2023
Date prévisionnelle de jury : le 27 juin 2023 après-midi