Fort de son histoire partenariale, de ses expertises immobilières et de sa culture européenne, Covivio invente l’expérience utilisateur d’aujourd’hui et dessine la ville de demain. Acteur immobilier de préférence à l’échelle européenne, Covivio se rapproche des utilisateurs finaux, capte leurs aspirations, conjugue travailler, voyager, habiter, et coinvente des espaces vivants.
Opérateur européen de référence avec 27 Md€ de patrimoine, Covivio accompagne les entreprises, les marques hôtelières et les territoires dans leurs enjeux d’attractivité, de transformation et de performance responsable.
Construire du bien-être et des liens durables telle est ainsi la Raison d’être de Covivio qui exprime son rôle en tant qu’opérateur immobilier responsable auprès de l’ensemble de ses parties prenantes : clients, actionnaires et partenaires financiers, équipes internes, collectivités, générations futures. Par ailleurs, son approche vivante de l’immobilier ouvre à ses 1 028 collaborateurs des perspectives de projets et de parcours passionnants.
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Missions
Rattaché(e) à la Directrice des Opérations, votre poste consiste à la fois à accompagner la Directrice des Opérations mais aussi les Responsables Asset Management et Portfolio Management dans leur gestion quotidienne, leur communication ainsi que quelques sujets opérationnels.
Vos principales missions seront les suivantes :
Assistanat de Direction :
Gestion des agendas de la directrice des Opérations et des Responsables Asset Management / Portfolio Management : organisation de réunions internes et externes avec de multiples intervenants (collaborateurs COVIVIO en France ou en Italie/Allemagne, clients / locataires / prestataires / partenaires / brokers, etc)
Préparation et organisation des réunions, notamment le Comité de Direction de la Direction des Opérations (« DOP »), la réunion de Coordination Asset Management/Portfolio Management : rédaction de l’ordre du jour, réservation de salle, préparation éventuelle des dossiers qui seront étudiés et rédaction des comptes rendus des réunions
Organisation des déplacements y compris à l’étranger et établissement des notes de frais pour la Directrice des Opérations et les Responsables Asset management / Portfolio Management
Rôle d'interface avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : autres directions du groupe, membres du Comité de Direction et Comité Exécutif de COVIVIO, brokers, clients, fournisseurs et prestataires…
Tenue du secrétariat courant (courriers, gestion et filtrage des appels téléphoniques, saisie des factures, etc…)
Communication interne & externe DOP :
Vous êtes également en charge de l’organisation des actions de communication interne et externe au sein de la DOP, en lien avec les équipes de communication Groupe et les assistantes des différentes équipes.
Communication interne : organisation des événements et séminaires au sein des équipes Asset Management et Portfolio Management ; organisation notamment des séminaires semestriels de la DOP et différents événements transverses (événements inter-équipes, Asset Tours, activités de Team Building, etc) incluant la planification du projet, le proposition de lieux, la gestion des prestataires et le pilotage budgétaire des évènements
Communication externe : organisation d’événements externes avec nos clients et prestataires (évènements clients notamment), constitution des listes d’invités, organisation des déjeuners et autres rendez-vous avec clients et prospects, préparation des rencontres (documentation), coordination étroite avec l’équipe communication Groupe
Tenue et exploitation de la base contacts (outil CRM Salesforce) : tenue/mise à jour et extraction des listes de clients dans l’outil en vue de l’organisation des événements
Appui Opérationnel – Equipes Asset management / Portfolio Management :
Préparation et suivi du budget de la campagne d’expertises immobilières
Traitement et suivi des commandes et des factures (expertises, brokers, études diverses, etc) pour l’ensemble des équipes Asset management / Portfolio Management en lien avec la comptabilité Fournisseurs
Suivi des mandats des brokers (y compris dans l’outil Salesforce)
Suivi des recommandés
Préparation de courriers administratifs
Gestion électronique de documents (Outil EverSuite) en soutien aux équipes Asset management/Portfolio
Support aux équipes pour la mise en forme des présentations
Profil
Issu(e) d’une formation BAC + 2/3 de type BTS ou DUT dans le domaine de l’assistanat de direction, vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum (stage et alternance inclus) dans un poste similaire
Vous démontrez une bonne aisance relationnelle et vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés
Rigoureux(se), organisé(e) et pro-actif(ve), vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la discrétion et de la confidentialité
Votre niveau rédactionnel et votre niveau d’orthographe sont excellents
Vous maitrisez le Pack office (Excel et Powerpoint en particulier)
Idéalement, vous maitrisez l’anglais