Office Manager H/F
Guyancourt, 78280
CDI
01/01/2024
Description
Le Groupe industriel panafricain Eranove est un acteur majeur dans la gestion de services publics et la production d’électricité et d’eau potable. Avec un siège social à Paris, le Groupe Eranove est présent en Côte d’Ivoire (SODECI, CIE, CIPREL, Awale, Smart Energy), au Sénégal (SDE, SDE-R) et se développe au Mali, au Togo, au Gabon, à Madagascar, en Côte d’Ivoire, au Bénin, au Sénégal et en République
démocratique du Congo. Avec un chiffre d’affaires de 615 millions d’euros, 306
millions de m3 d’eau potable produite, 5 592 GWh d’électricité produite, le Groupe Eranove emploie plus de 7 800 collaborateurs, dont il catalyse les compétences et les savoir-faire au service de 2,9 millions de clients pour l’électricité et 1,4 million pour l’eau et 698 000 clients pour l’assainissement (chiffres 2020). Acteur responsable, le Groupe est engagé au travers de ses filiales sur l’ensemble des enjeux de la RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) et sur les certifications Management de la Qualité ISO 9001, Management de la Santé et sécurité au travail ISO 45001 et Système de management environnemental ISO 14001. L’actionnaire majoritaire du Groupe Eranove est ECP (Emerging Capital Partners), leader panafricain du capital investissement.
Mission
1. Assurer l’assistanat des membres du Comité de Direction Générale
- Gérer l’agenda : planification des rendez-vous
- Préparer les notes de frais et mettre en œuvre le processus de remboursement
- Organiser les déplacements professionnels
- Préparer et organiser les différents évènements professionnels (Réunions, séminaires, conférence…)
- Gérer les courriers et documents administratifs (transmission, archivage, reliure, …)
2. Assurer la gestion des moyens généraux en :
2.1. Veillant à la réception et l’archivage des documents et des courriers
- Rédiger, réceptionner et trier les courriers
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement du plan d’archivage
- Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
- Montage des dossiers d’appels d’offres
- Mise à disposition de la documentation institutionnelle
2.2. Organisant les déplacements professionnels
- Veiller à la conformité des documents en cas de déplacement (test covid, validité des passeports & visa, carnets de vaccinations, lettre d’invitation, etc.)
- Mise à disposition de véhicules de locations
- Gestion des hébergements pour les collaborateurs du groupe et les nouvelles recrues
- Faire le suivi des différentes missions
- Faire l’interface avec les agences de voyage
2.3. Veillant à l’entretien et la bonne organisation des locaux
- Administrer les bureaux au quotidien (nettoyage, mise à disposition de café, eau, restauration pour certaines réunions, mobiliers, etc.)
- Contrôle des prestations effectuées par les services d’entretien
- Faire l’interface avec l’ensemble des prestataires de l’entreprise en lien avec l’administration des bureaux
2.4. Mettant à disposition les badges pour les nouvelles recrues
- Mise à disposition des badges dans les délais
- Effectuer les activations de badge pour les nouvelles recrues
- Veiller au bon fonctionnement des badges
2.5. Réalisant les commandes pour les fournitures de bureau et les pauses café
- Mettre à disposition le nécessaire pour les pauses café
- Gérer le stock des fournitures de bureaux
3. Participer à la gestion administrative financière
- Gestion de la petite caisse (faire le réapprovisionnement caisse, éditer les bons de caisse, s’assurer d’avoir tous les justificatifs et faire le point mensuellement)
- Edition de factures, note de débit et notes de frais
- Réception & imputation des factures fournisseurs
Profil
Connaissances et compétences techniques
- Maîtrise du pack office
- Savoir prendre des notes et faire des synthèses
- Maîtrise de la méthodologie d’archivage physique
- Excellente connaissance des outils de visioconférence (zoom, teams, adresse IP, WebX, etc.)
Compétences comportementales
- Proactivité
- Rigueur
- Orientation service
- Orientation résultat
- Organisation et sens des priorités
- Flexibilité
Conditions d’accès au poste
- Formation : BAC+3 ou 4
Expérience : Au moins 03 ans d’expérience à un poste similaire ou 5 à 7 ans d’expérience en ayant démontré les aptitudes comportementales