Nous recherchons pour intégrer notre équipe parisienne: un.e assistant.e polyvalent.e avec 3 volets de missions:

· Une mission principale en lien avec la comptabilité de l'agence

· Une mission d'Office Manager de l'agence de Paris

· Une mission d'administration des Ressources Humaines

Vous serez rattachée à un.e des responsable d'équipe de l'agence parisienne en lien avec le cercle de gouvernance. Toutefois, la diversité des missions vous amènera à interagir avec:

· la Direction Administrative et Financière du Siège pour le volet "comptabilité"

· la Direction Opérationnelle en particulier pour le projet de déménagement de l'agence

· Et enfin avec la Direction des Ressources Humaines pour le volet administration des RH.

Raison d'être du poste:

Vous participez activement à la vie de l'agence parisienne et contribuez au bien-être des collaborateurs.

De par vos missions transverses (Comptabilité, RH, etc), vous êtes un véritable relai d’informations au sein d’Étamine.

Comptabilité (60% du temps)

1. Facturation

· En lien avec les chefs.fes de projets, vous assurez la facturation en fonction de l’avancement

· Vous transmettez / déposez les factures aux clients pour règlement par le moyen adéquate (Mail, Chorus, Ediflex…).

· Vous maintenez à jour notre base de facturation (Everwin actuellement).

2. Comptabilité clients / Encaissements

· Vous suivez l’encaissement sur les portails associés à nos grands comptes.

· Vous procédez aux rapprochements bancaires et lettrages nécessaires

Office Management (20% du temps)

En lien avec le cercle de gouvernance de l'agence de Paris, votre rôle est de s'assurer que les collaborateurs ont le matériel et les conditions nécessaires pour optimiser leur temps de travail et leur confort/ bien-être matériel.

· Réaliser l'accueil (téléphonique et physique)

· Organiser la réception des colis, du courrier

· Gérer les locaux (confort, sécurité) en lien avec les différents acteurs et prestataires extérieurs.

· Anticiper et répondre aux besoins de matériel

· Suivre le budget/les dépenses de l'agence

Projet dimensionnant pour la fin de l'année 2023: Participer à l'organisation du futur déménagement de l'agence au sein du Wiki Village situé 2 Rue de Srebrenica, 75020 Paris.

Administration des Ressources Humaines (20% du temps)

· Gérer l’ensemble des données et processus administratifs pour l’ensemble d’Étamine sous Lucca (Création de collaborateurs, MAJ des données, parcours d’intégration, exports, imports, suivi des visites médicales, transports, mutuelle, tickets restaurant, etc)

· Élaborer les tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés, formation, maladie, égalité femmes hommes…)

· Accompagner et répondre aux demandes, questionnements des collaborateurs sur des problématiques courantes (congés divers, mutuelle, impôts, etc)

· Sous la supervision du/de la DRH, rédiger les contrats de travail et avenants, suivre les mises à jour des contrats avec les différents partenaires.

· Saisir et contrôler les notes de frais

· Sous la supervision du/de la DRH, transmettre les données variables aux experts-comptables et réaliser le contrôle des paies.

· S’informer et participer à la veille sociale, réglementaire et juridique.

VOTRE PROFIL:

De formation niveau Bac+2 ou équivalent en comptabilité/gestion et administration des entreprises.

Idéalement, vous disposez d'une expérience d'environ 5 années où vous avez pu faire de la facturation et de la comptabilité.

Vous recherchez un poste plus polyvalent qui vous permettra de développer de nouvelles compétences.

Vous êtes dynamique, organisé·e, et rigoureux·se.

Vous avez de bonnes aptitudes relationnelles, des capacités d'écoute et le goût pour travailler avec des interlocuteurs différents et sur des sujets variés. Vous êtes curieux⋅se, vous avez le goût à travailler en équipe et le sens du service.

Une maîtrise du pack office (word, excel) est requise.

Vous partagez pleinement les valeurs d’Etamine.