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Assistant de gestion - Secrétariat administratif du service RH au Crous Nice - Toulon H/F

  • Nice, 06300

  • CDD

  • 22/04/2025- 21/10/2025

Description

Le Crous de Nice-Toulon est un établissement de l’Etat opérateur de la vie étudiante, en charge des services suivants :

• la restauration universitaire (avec les resto U, les cafétérias),

• le logement universitaire (les cités U, les résidences U),

• l’action sociale (le dossier social étudiant, les bourses sur critères sociaux, l’allocation d’étude…),

• l’aide aux projets et l’animation des résidences,

• l’accueil des étudiants étrangers,

• le service logements et jobs (service de mise en relation entre entreprises, loueurs et étudiants).

Le Crous de Nice-Toulon gère plus de 18800 bourses, 20 résidences universitaires et 21 structures de restauration sur les départements des Alpes-Maritimes et du Var.

Il est organisé entre des services supports situés à Nice et des unités opérationnelles situées au plus près des différents campus (Nice, Cannes, Sophia Antipolis, La Garde, Toulon).

Structure agile et réactive, il a pour mission de répondre aux besoins des étudiants et de s'adapter à leurs évolutions.

288 ETP composent ses effectifs avec un panel de statuts.

Avantages

- Contribution à la mutuelle
- Structures de restauration étudiantes accessibles au personnel
- Prestations d'action sociale sous conditions
- Formation continue riche et accessible
- Remboursement d'une partie des frais de transport

Mission

Contexte :

Le Crous de Nice - Toulon recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative pour renforcer l’équipe de son Service ressources humaines et formation. Placé(e) sous l’autorité de la DRH et en lien fonctionnel avec l'adjointe DRH, la responsable formation et les gestionnaires carrière/paie, vous assurerez un appui administratif et logistique indispensable au bon fonctionnement du service.

Mission principale :

Apporter un appui administratif et logistique polyvalent à l’ensemble du service RH : secrétariat courant, gestion documentaire, organisation logistique, suivi des échéances et traitement de données simples.

Missions :

  • Réception, tri, diffusion du courrier (papier et électronique)

  • Rédaction et/ou envoi de courriers simples, convocations, comptes rendus de réunions

  • Préparation logistique et suivi administratif des réunions, entretiens de recrutement et sessions de formation (réservations, convocations, émargements)

  • Saisie et mise à jour de tableaux de suivi (absences, formations, échéances RH)

  • Classement et archivage des dossiers du personnel et documents de suivi (papier et numérique)

  • Appui ponctuel aux gestionnaires carrière/paie dans la constitution des dossiers administratifs

  • Soutien au responsable formation dans la gestion administrative des formations (suivi des inscriptions, convocations, attestations)

  • Aide à la mise à jour et à la diffusion de documents internes

  • Peut être amené(e) à réaliser l'accueil téléphonique et l'orientation des agents vers les bons interlocuteurs

Exemples d'activités :

Recrutement

  • Prise de rendez-vous candidat

  • Tableau récapitulatif des recrutements en cours

  • Demande et contrôle de la réception de l’ensemble des pièces

 Suivi médical

  • Organisation et prise des rendez-vous

 Action sociale

  • Réception des demandes

  • Tableau récapitulatif des demandes et de la réponse aux critères définis

 Absentéisme 

  • Envoi des attestations

  • Suivi de réception de bordereau

 Paie / carrière

  • Edition et mise en pli des bulletins de paie

  • Participation à l’émission de documents de fin de contrat

 Formation

  • Envoi de convocations

  • Aide à la gestion des frais de déplacement

  • Enregistrement des feuilles d’émargement

 Secrétariat SRH

  • Archivage

  • Affichages

  • Préparation et envoi du courrier

  • Réalisation d’impressions / photocopies / scan

  • Gestion des fournitures

  • Ventilation boîtes mails génériques

Conditions particulières d'exercice :

Poste en CDD à temps partiel sur 4 à 5 jours

Profil

Compétences :

  • Gestion et secrétariat administratif

  • Maîtrise des outils bureautiques et capacité à acquérir la maîtrise de logiciels métier

  • Savoir rédiger et mettre en forme des documents

  • Savoir organiser, classer, suivre des documents administratifs

  • Maîtrise de l'expression écrite et orale.

Une expérience au sein d'une Direction ou Service des ressources humaines serait un plus.

Savoir être :

  • Rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle

  • Goût pour le travail en équipe et en soutien transversal

  • Réactivité, adaptabilité, polyvalence

  • Sens du service public