L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
Dans le cadre de ses missions d'information et de coordination des différents processus de l’admission en formation à l’inscription administrative, le service de la scolarité, composé de 14 agents permanents, joue un rôle essentiel dans l’accueil et l'accompagnement des étudiants. Les équipes, les activités et les projets de la scolarité centrale font l'objet d'une organisation évolutive selon les nécessités au cours de de l'année universitaire sous l'autorité de la cheffe du service.
Missions
Votre mission:
Au sein de la Direction Vie de Campus et rattaché/e au Service de la Scolarité, vous assurez des activités en matière de scolarité entre le service et les différents acteurs internes selon les cas : DG Formation, la Vie de campus, les autres directions, UFRs, et Ecoles. Vous coordonnez et réalisez de manière polyvalente et autonome l'amélioration du service rendu aux usagers.
Vous favorisez la découverte de l’environnement universitaire, des offres existantes sur le campus et accompagnez l’entrée de l’étudiant dans son parcours de formation, de sa candidature en passant par son inscription administrative.
Vous participez à votre échelle à l'atteinte des objectifs des directions Formation et Vie de campus dans un contexte plus large de transformation en grand établissement, du nouveau contrat de site et des évolutions engagées par la création d'une école universitaire des premiers cycles et le développement d'un campus à l'international.
Vos activités principales:
Coordonner les activités des vacataires et emplois étudiants pendant la campagne d’inscription
Accueillir et informer les différents publics et acteurs internes
Assister la cheffe de service dans ses activités et rédiger les comptes-rendus des réunions de travail
Réaliser la gestion courante, administrative et financière du service : suivi du courrier, suivi des dépenses et gestion des ordres de mission (SIFAC)
Assurer le suivi administratif des gestionnaires : suivi RH, gestion des congés/absences, installation et désinstallation des agents
Suivre le recrutement et assurer la gestion administrative des vacataires et emplois étudiants : convocation, accueil, formation, signature des contrats, suivi des heures
Participer à l’organisation des bilans de la campagne d’inscription et de la préparation de la campagne
Assurer la coordination logistique de la campagne des inscriptions
Assurer le suivi logistique quotidien pour le service (tickets, maintenance, travaux)
Assurer la gestion et suivi des cartes multiservices
Apporter son appui aux différents pôles du service autant que nécessaire à la demande de la cheffe de service: CVEC, inscriptions administratives, archivage, communication, etc...
Être force de proposition dans l’amélioration dans la qualité du service rendu et produire des indicateurs de suivi
Apporter son appui aux différentes activités de l’établissement autant que nécessaire
Participer à diverses réunions et groupes de travail
Profil
Profil:
H/F de formation (Bac) en gestion administrative, vous possédez une première expérience significative dans des fonctions similaires en coordination d'activités (logistique/événementiel) et gestion administrative.
Votre appétence pour le domaine de l'enseignement supérieur vous permettra de mener les différences actions auprès des étudiants tout en développant le projet de l’Établissement.
Vous connaissez les techniques d'accueil des usagers du service public.
Vous maitrisez les outils bureautiques (Pack Office dont Excel : niveau attendu intermédiaire, TCD, Recherche V, Teams etc...).
Vous êtes à l'aise sur des logiciels type ERP (SAP, SIFAC, etc...)
Qualités:
Vos principales qualités sont l’organisation, la gestion des priorités et le respect des échéances.
Vous aimez le travail en équipe et vous faites preuve de d'analyse et d'écoute et vous avez également le sens de la discrétion et de la confidentialité.
Reconnu/e pour votre relationnel, vous avez le sens de l'accueil et des capacités de communication.
Autonome, vous êtes pro actif/ve et force de proposition dans le cadre des consignes hiérarchiques.
Vous êtes d'une grande polyvalence, disponible et résistant/e au stress, ce poste nécessitant une importante capacité de travail à certaines périodes de l’année (campagnes des inscriptions administratives et des candidatures, accueil d’un public nombreux et varié et amplitude horaire importante)
Conditions de travail:
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires
CDD 12 mois | Modulations horaires : annualisation du temps de travail (jusqu’à 44h en pic d’activité et 32h en période de creux).
Forte disponibilité pendant la campagne des inscriptions administratives
Politique de formation interne développée
Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération:
Selon grilles de la fonction publique (Catégorie B)
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.