L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
Missions
Votre mission :
Rattaché-e à la Responsable administrative du Service des études doctorales et au sein d'une équipe de 4 personnes, vous auvez pour mission de réaliser la gestion administrative :
- des Ecoles Doctorales en lien avec le(s) directeur(s) de(s) l’Ecole(s) Doctorale(s)
- du parcours des doctorants depuis l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme en lien avec le(s) directeur(s) de thèse (pour un portefeuille d'environ 200 doctorants)
Vous contribuez également aux missions du service des études doctorales et de la direction recherche pour harmoniser les pratiques entre les Ecoles Doctorales et assurer une continuité de service auprès des laboratoires.
Activités principales :
1) Réaliser la gestion administrative des Ecoles Doctorales (ED) en lien avec le(s) directeur(s) de(s) l’Ecole(s) Doctorale(s) : ➢ Préparer, assister et participer aux conseils de l’ED et en rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
➢ Organiser les élections des représentants des doctorants pour le conseil de l’ED
➢ Organiser et suivre la campagne de recrutement des contrats doctoraux
➢ Gérer les aspects logistiques : organisation des soutenances de thèses, déplacements, locaux, matériels, fournitures
➢ Gérer et suivre les campagnes de l’école doctorale pour l’aide à la mobilité internationale des doctorants
➢ Suivre l’engagement des frais liés aux jurys de soutenance, la formation des doctorants et l’aide à la mobilité, en lien avec la gestionnaire financière
➢ Suivre le budget attribué à l’ED (avec le gestionnaire financier)
2) Réaliser la gestion administrative du parcours des doctorants depuis l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme en lien avec le(s) directeur(s) de thèse :
➢ Accueillir, informer et orienter les doctorants
➢ Assurer la qualité du suivi administratif des doctorants en lien avec les autres services/directions(environ 250 doctorants de l’inscription à la soutenance)
➢ Assurer l’instruction des dossiers administratifs et en vérifier la conformité avec la législation de l’enseignement supérieur en générale et de la recherche et du doctorat en particulier
➢ Etablir les conventions de cotutelles de thèse, de codirection et de co-encadrement en lien avec les partenaires et assurer le suivi jusqu’à la soutenance.
➢Intervenir sur STEP et suivre les enregistrements des thèses soutenues au sein de l’école doctorale
3) Contribuer aux missions du service des études doctorales et de la direction recherche pour harmoniser les pratiques entre les Ecoles Doctorales et assurer une continuité de service auprès des laboratoires :
➢ Préparer les informations pour chaque rentrée universitaire
➢ Participer aux événements et manifestations du Département des Etudes Doctorales
➢ Mettre en œuvre des procédures de gestion sur les logiciels ADUM, APOGEE
➢ Mettre à jour et alimenter les bases de données (fiabiliser)
➢ Réaliser les Enquêtes SIREDO du MESR
➢ Procéder à l’archivage des pièces administratives
➢ Contribuer à la démarche qualité par la création ou l’amélioration des procédures nécessaires dans le fonctionnement du poste
Profil
Profil :
H/F de niveau Bac à Bac+2, vous disposez d'une solide expérience en gestion administrative et accueil du public, idéalement au sein d'un service pédagogique d'un établissement d'enseignement supérieur ou un service de la recherche/école doctorale.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques tel que le pack office (Excel, Word, Outlook) et les logiciels de gestion de la scolarité (Apogée, ADUM, etc.).
Vous avez des notions de base en gestion budgétaire, maîtrisez les techniques de classement et d'archivage et êtes capable de rédiger des documents respectant les règles d'orthographe et de grammaire.
Vous possédez obligatoirement un niveau d'anglais B2 vous permettant de communiquer aisément à l'oral et à l'écrit avec des doctorants et chercheurs étrangers.
Qualités :
Vous êtes principalement reconnu-e pour votre rigueur et votre sens de l'organisation. Vous savez être diplomate et êtes à l'aise en environnement complexe. Vous possédez une bonne résistance au stress et faites preuve d'autonomie.
Conditions de travail :
- CDD 12 mois renouvelable
- Poste ouvert aux contractuels et aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation)
- 38h35 hebdomadaire
- 52 jours de congés payés
- Prime annuelle
- Politique de formation active
- Accès aux avantages de l'Amicale CY (billetterie à tarif préférentiel, commande groupée, etc.)
Rémunération :
- Selon expérience et grille de la fonction publique d'Etat (Catégorie B TECH)
Votre sens du service et vos valeurs humaines telles que l’empathie et l’écoute vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.