Gestionnaire service affaires institutionnelles et juridiques H/F MH/2020-10/17

Contrat à Saint-Germain-en-Laye, 78100 - CDD - 05/11/2020


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L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. 

CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : 

- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, 

- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,

- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

L'INSPE de l'académie de Versailles est à la fois composante de l'université mais également école académique en partenariat avec 5 universités, l'INS HEA et le rectorat. Elle a pour mission la formation initiale et continue des enseignants. Elle est répartie sur les 4 départements de l'académie et sur 5 sites en ce qui concerne la composante.

Votre mission :

Rattaché à la responsable administrative de l’INSPÉ (Institut national supérieur du professorat et de l'éducation) vous assistez la responsable administrative de la composante. 

Vos principales missions seront :

• Assurer la gestion et l’organisation des élections des instances de l’institut

• Assurer la logistique et préparer les réunions des instances de l’institut (COSP et CI) et de la Graduate School Education, en assurer la prise de note et la rédaction des comptes rendus

• Assurer la logistique des réunions des CPER et CSST 

• Assurer la logistique et préparer les réunions de la responsable administrative

• Gérer l’agenda de la responsable administrative

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes 

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier 

• Classer et archiver des documents sous forme papier et électronique

• Assurer la liaison entre l’interne et l’externe

• Traitement de dossiers ponctuel et suivi de dossiers tels que le dossier logement

• Assister le directeur en l’absence de son assistante.

Conditions de travail :

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires

• CDD de 12 mois agent non-titulaire

• 38h35

• Possibilité de télétravail

• Poste à pouvoir dès que possible

Rémunération :

• Selon expérience  

Profil :

Titulaire d’un à minima du BAC dans le domaine administratif et/ou comptable, vous connaissez le

Fonctionnement de l’enseignement supérieur, plus particulièrement des universités et des INSPÉ. 

Vous êtes doté d’une expérience de 4 ans minimum comme assistante de direction, vous avez appris la tenue d’agenda, la rédaction de compte-rendu ainsi que la technique d’accueil téléphonique et physique. 

Votre maîtrise l’environnement bureautique, les outils informatiques et numérique (pack office,

SAP, Teams, Zoom, …).

Qualités :

Vos principales qualités sont l’organisation et l’anticipation, la gestion des priorités, le respect des échéances. Vous savez faire preuve de discernement et instaurer un dialogue de qualité avec vos interlocuteurs.

Reconnu(e) pour votre rigueur, vous analyser, traduisez et appliquez les textes réglementaires. De plus vous êtes autonome et vous savez faire preuve de discrétion. 

Votre sens du service et vos valeurs humaines telles que l’empathie et l’écoute – Votre goût du challenge – vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université.

Si ce poste vous intéresse et que vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique avec des objectifs ambitieux et que vous aimez les challenges, n’hésitez pas à nous faire parvenir votre candidature

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