Directeur Etat-civil et relations citoyens (F/H)

Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.

Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint Affaires Générales, vous mettez en oeuvre les orientations stratégiques de modernisation en matière d’accueil et de sécurité du public, de service funéraire et d'élections. Vous contribuez à améliorer la relation administrative avec les usagers tout au long de leurs démarches, de la naissance à la mort en coordonnant le guichet unique famille (inscription et paiement des prestations municipales) et des actes d’état civil.

Dans ce cadre, vous mettez votre expertise au service d’une direction et de ses équipes, composées de 56 collaborateurs. Vous coordonnez les activités de la direction pour garantir une expérience usager efficace et de qualité priorisant l’écoute, l’humain et la satisfaction du public. Vous pilotez à cet égard la modernisation du secteur, accompagnez les quatre (4) encadrants de proximité et leurs adjoints dans

le management de leurs services (Accueil et Relations Citoyens, Etat-civil, Inscriptions aux prestations municipales et régie de recettes, Cimetières).

Vous mettez en oeuvre toutes les actions transversales entre les services municipaux, les élus et les habitants ayant pour objectif d’améliorer, de moderniser l’accueil et les démarches des administrés, le suivi des attentes des habitants et enfin de faciliter la relation entre les Mantais et leurs élus. Vous contribuez, en outre, à la gestion quotidienne et à la valorisation de l’Hôtel de Ville et des deux mairies de quartier.

Vous assurez la coordination avec les partenaires extérieurs, et êtes garant de la démarche de certification qualité ISO 9001 version 2015 pour une qualité de service et d’accueil exemplaire.

Missions

Le périmètre d’activité de la direction s’entend de l’accueil téléphonique des usagers, de l’accueil physique et du gardiennage de huit (8) bâtiments recevant du public, de la régie centrale de recettes et des inscriptions aux prestations municipales, du traitement des démarches d’état-civil, de l’instruction des cartes nationales d’identité et passeports, la gestion des listes électorales, l’organisation des scrutins électoraux, et la gestion des deux (2) cimetières de la commune.

Management : - Management des services à la population composant la direction

- Elaborer le projet de direction et piloter sa déclinaison en projets de services - Fixer les objectifs de la direction, contribuer à les atteindre - Assurer la gestion et encadrer les ressources humaines,

- Animer les réunions et piloter l'équipe de chefs de services (adaptation de l'organisation)

- Être force d'animation, d'impulsion et de mobilisation auprès des agents - Accompagner la progression, la polyvalence et la conduite du changement auprès des agents.

Pilotage de projets : - Développer la relation numérique citoyenne (dématérialisation et e-administration) tout en maintenant une relation humaine de grande qualité, en veillant à l'accessibilité des services et des locaux à tous les citoyens (fracture numérique, handicap,…)

- Développer et professionnaliser l’accueil physique et téléphonique des usagers,

- Intégrer le parcours usagers des cimetières à la stratégie de la relation usagers, en apportant une attention toute particulière à l’accompagnement des familles ainsi qu’à une véritable gestion paysagère et écologique des espaces en lien avec le service espaces verts,

- Piloter la Démarche Qualité certifiante - Piloter le parcours de formation interne des équipes de la direction à travers l’animation d’une équipe de référents thématiques pour accompagner la professionnalisation des métiers et la montée en compétence des agents

- Organiser le déroulement des scrutins électoraux, le tirage au sort des électeurs pour la formation des jurys d’assises, …

- Contribuer aux démarches d'amélioration continue, piloter les projets impulsés par la direction, en lien avec ses équipes (accompagner et sensibiliser à la conduite du changement) et les autres services municipaux et partenaires,

- Prendre en charge les dossiers transversaux ou sensibles.

Expertise réglementaire :

- Apporter à la Direction Générale, aux chefs de services et agents de la direction votre expertise réglementaire dans le traitement des dossiers relevant du périmètre de l’état civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, …).

- Suivre et déployer les évolutions réglementaires dans les processus et procédures de la direction (veille juridique, mise à jour des procédures, communication, …) ainsi que dans le parcours interne de formation des agents.

Supervision d'activités en lien avec les cadres intermédiaires :

- Elaborer et suivre le budget de la direction

- Développer et mettre à jour les tableaux de bord ainsi que les bilans d’activité de la direction pour suivre l’activité des services, la fréquentation du public

- Superviser et organiser la gestion des CNI et des passeports - Contrôler la régularité des actes d’état civil établis par les agents (procédure / délais / législation)

- Assurer avec les agents habilités les auditions en cas de tentatives de fraudes à l’état-civil - Superviser et organiser la réception des dossiers de mariages, Pacs - Contrôler la régularité de la gestion de la liste électorale - Piloter le recensement annuel de la population

- Suivre et animer la démarche qualité au quotidien avec les chefs de services, notamment le management visuel

Conditions de travail :

- Travail de bureau, déplacements

- Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d’ouverture au public, du lundi au vendredi, si nécessité absolue de service le samedi ou en périodes électorales

Savoirs :

Issu d'une formation de niveau Bac +4/5 dans le domaine juridique, de la communication ou des relations publiques, vous détenez une expérience significative dans les domaines de la relation clients ou des services à la population. Vous avez également une expérience dans la conduite de projets et la mise en place d'actions transversales.

Vous maîtrisez le cadre réglementaire et les pratiques des collectivités territoriales et de la réglementation liée à l’état civil (CGCT, Code civil…), électorale et funéraire.

Vous maîtrisez les techniques de management, d’animation, de résolution des conflits, de médiation et savez mettre en place des outils de pilotage opérationnel des activités.

Votre aisance relationnelle vous permet d’apprécier le travail en équipe et en transversalité.

Disponible et autonome, vous faites preuve d'un esprit d’initiative et de créativité.

Votre capacité d’analyse, d’écoute et d’adaptation sont des atouts pour assurer cette fonction.

Ce poste est ouvert au cadre d'emploi des attachés territoriaux.

Savoir-faire :

Doté d’un sens profond du service public, du devoir de réserve, rigoureux, reconnu pour votre discrétion et votre diplomatie, vous faites preuve d’une réelle aptitude au travail en équipe.

Vous avez démontré dans le cadre de votre parcours vos compétences managériales, organisationnelles et votre sens des responsabilités

Savoir-être :

Force de proposition, vous savez fédérer, écouter travailler en transversalité, vous adapter et réagir sereinement face aux urgences.

Statut :

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle : agent public de la catégorie A de la filière administrative.

Conditions de rémunération :

Statutaire, régime indemnitaire (fonctionnaire), RIFSEEP, CNAS / COS / Restaurant d'entreprise