Le contexte de la mission

Pour accompagner le développement de l'activité, nous recherchons un.e stagiaire pour assister l'équipe logistique et qualité. Une personne dynamique, rigoureuse et autonome avec un excellent relationnel. Une personne désireuse d’apprendre dans une mission très opérationnelle et formatrice.

Suivi logistique :

Être en charge et coordonner le suivi logistique de nos commandes et livraisons clients avec les différents acteurs, être réactif, savoir identifier les problématiques et trouver les solutions opérationnelles pour débloquer les situations, savoir alerter en interne si nécessaire.

Au quotidien, coordonner l’ordonnancement des commandes clients :
-> avec les brands : suivi quotidien des commandes et urgences ponctuelles, suivi des retombées commandes (infos de livraison, contact, transporteur, etc)
-> avec la responsable approvisionnement : suivi des stocks et priorisation des commandes avec les brands et la direction en fonction des stocks disponibles et des dates de réapprovisionnement prévues
-> avec l’entrepôt : respect du « first in, first out », gestion des priorités en fonction des urgences ponctuelles clients, être réactif et savoir alerter sur les retards ou les problématiques rencontrées à l’entrepôt
-> avec les transporteurs : suivi quotidien des livraisons clients, alerter les brands en cas de retard, suivi rapproché des commandes urgentes avec le SAV transport et les transporteurs
Être force de proposition pour l’amélioration du traitement et de la gestion des commandes et des livraisons, et rédiger les process associés
Rédiger les modes opératoires pour la création des Bon de Commande pour support brands (champs à remplir, indications particulières… pour bonne retombée à l’entrepôt)
Mettre en place un prévisionnel d’activité annuel et trimestriel, en collaboration avec la responsable des Opérations et la direction, pour communication à l’entrepôt, anticipation des ressources et organisation
Calculer et remonter les indicateurs (validés avec la responsable des Opérations) de manière mensuelle dans le fichier des indicateurs d’activité
Suivre les commandes via les différentes plateformes de ventes externes avec l’entrepôt et leur fournir les étiquettes de transport
Export : pour toutes les commandes à l’export, fournir les documents nécessaires pour les douanes et constituer une base de données des documents et mentions spécifiques en fonction des pays
Être l’interlocuteur privilégié des clients pour les réponses à leurs demandes ponctuelles
En cas de litige transport : ouvrir le litige auprès du SAV transport et suivre le dossier jusqu’à obtention du remboursement. Faire les enregistrements en interne.
Mettre en place /mettre à jour l’outil de calcul des coûts de transport par transporteur et par zone géographique
Pour nos réceptions produits, s’assurer que les producteurs respectent les spécifications logistiques de l’entrepôt, les alerter si ça n’est pas le cas, et trouver les solutions pour les accompagner dans le respect des bonnes pratiques

Traçabilité qualité

S’assurer que la traçabilité qualité est respectée par nos producteurs (enregistrement des DDM et numéros de lot par l’entrepôt, lisibilité des DDM et n° de lot sur les BL, cartons, pots…), les accompagner dans la mise en place et le respect de ces bonnes pratiques

Traitement des réclamations clients :

Être responsable de l’enregistrement et du suivi des réclamations clients, de l’ouverture du ticket jusqu’à sa fermeture et la réponse au client. Coordonner le suivi des actions et établir les bilans et remontées indicateurs dans une démarche d’amélioration continue.

Enregistrer chaque réclamation client dans l’outil de suivi
Pour chaque réclamation, répondre aux clients (dans les délais fixés dans les objectifs validés avec la responsable des Opérations) : accusé-réception de la réclamation, demande d’informations complémentaires si nécessaire, réponse définitive au client suite au traitement de sa réclamation
Pour chaque réclamation, dans le cadre de la réponse client, coordonner le suivi des actions en interne et avec l’entrepôt (avoir, action brand, renvoi colis…), attribuer et suivre les tâches correspondantes dans l’outil
Pour chaque réclamation, dans une démarche d’amélioration continue de nos process, identifier la/les action(s) corrective(s) à mettre en place pour éviter que le/les défaut(s) identifié(s) se reproduisent, et en assurer le suivi auprès des parties concernées (en interne et en externe)
Faire évoluer l’outil de traitement des litiges en cours de mise en place, et être force de proposition sur l’amélioration du process de traitement des réclamations clients
En collaboration avec l’équipe technique et la brand content manager, mettre en ligne le questionnaire pour les remontées des réclamations (lien via mail de satisfaction client suite à la livraison)
Renseigner les indicateurs liés aux réclamations clients (validés avec la responsable des Opérations) de manière mensuelle
Réaliser des bilans, en complément des indicateurs de suivi mensuel, dans une démarche d’amélioration continue et pour donner de la visibilité sur les réclamations clients
Rédiger les modes opératoires et process de réclamation client