Assistant.e administratif.ve, financier.e et pédagogique h/f

Les activités du Centre d’appui aux enseignements s’inscrivent dans le cadre de la stratégie Formation de CY Cergy Paris Université.

À travers ses différents services, il accompagne les composantes et les enseignants sur toute question liée à la mise en place et au développement de la formation individuelle et de la formation tout au long de la vie.

Le centre d’appui aux enseignements est un pivot dans le déploiement des objectifs de la transition de CY Cergy Paris Université et accompagne ses actions auprès des enseignants, des étudiants et dans ses pratiques internes.

Au sein de ce service, CY Cergy Paris Université met des FabLabs à disposition du public, lieux de sociabilité, créativité et d'innovation ouverts à toutes et tous mettant à disposition espaces, outils, machines et compétences.

On y partage de manière contributive entre pairs savoir-faire et savoir-être pour apprendre autrement à faire soi-même ou ensemble en toute sécurité et autonomie.

On y encourage avec bienveillance l'échange, le partage, l'expérimentation, l'entraide, l'inventivité, l'approche différenciée. Que ce soit dans un but pédagogique, économique, artisanal, artistique ou ludique, les lieux permettent le prototypage et la fabrication en petite série.

On y porte un projet plus global de valorisation des compétences de maker, de designer et d’entrepreneur notamment par le développement et l’animation de projets impliquant des publics variés (étudiants, enseignants, société civile, entreprises, collectivités, …) dans un cadre pédagogique, professionnel ou citoyen.

Le réseau des fablabs met en oeuvre la stratégie de l’établissement tout en possédant des missions spécifiques :

• D’accueil et d'accompagnement pour tous publics,

• De déploiement de formations par le faire, diplômantes et certifiantes

• De développement du modèle des fablabs CY à l’international

MISSIONS :

• Dans le cadre de la politique de déploiement des fablabs CY et sous la responsabilité de la coordinatrice, l’agent assure l’assistance administrative, financière et pédagogique du réseau.

• Participer à l’engagement commun du réseau sur la conduite de projets et le fonctionnement global des lieux en cohérence avec les enjeux de transition

• Contribuer à maintenir, à développer et à suivre les partenariats avec des acteurs locaux engagés

• Maintenir l’esprit des lieux comme des espaces de partage, d’apprentissage, de mixité sociale, d’inclusion et de collaboration

ACTIVITES PRINCIPALES:

(Liste non exhaustive)

Suivi administratif et financier du réseau des fablabs :

• Assurer le suivi budgétaire des dépenses/recettes du réseau des fablabs

• Gérer les ordres de missions de la direction et des services

• Gestion et suivi des commandes, facturations, notes de frais, et tout autres éléments financiers, selon les besoins et le calendrier des services

• Gestion de la régie financière des lieux, sur place, selon les besoins et le calendrier de service

• Suivi financier et justification des dépenses, en lien avec le budget prévisionnel

Gestion de la scolarité de l’étudiant

• Accueillir et informer les candidats (contenu des formations, plannings, coûts), accueil, suivi de l’assiduité

• Suivi des inscriptions

• Constituer les dossiers administratifs et de financements

• Suivi de l’assiduité des étudiants

• Saisie des notes et communication des résultats

• Contribuer à l’organisation des sessions de formations (diplômes universitaires, formations pro, unités d’enseignements)

Gestion RH :

• Suivi des dossiers de recrutement et de paiement des services civiques, apprentis, stagiaires

• Suivi, transmission et archivage des dossiers d'entretien annuel de tous les agents des fablabs

• Accueil des nouveaux arrivants (procédures, poste téléphonique, ordinateur ...)

Suivi des engagements du réseau des fablabs (conventions, accord de partenariat, ...)

• Suivi précis des engagements en cours (termes financiers, légaux, engagements réciproques, durées, renouvellement…)

• Rédaction de devis

• Facturation des prestations

Associées :

• Apporter son appui à toute demande annexe émanant de sa hiérarchie, dans le cadre des activités du centre d’appui aux enseignements

• Accueil physique, téléphonique et orientation du public pendant les heures d'ouverture.

• Assurer la logistique des événements des fablabs

• Possibilité d’animation d’ateliers auprès de la communauté des fablabs

• Identification des compétences et projets de chacun, favoriser le partage, documentation et contribution à la vie du lieu.

• Mise en oeuvre des conditions garantissant la protection et la sécurité physique et morale des usagers

• Veiller au bon respect du règlement intérieur et de l'esprit et des valeurs du lieu.

• Traitement et suivi des conventions de stage en collaboration avec le responsable pédagogique tuteur.

• Traitement et suivi des dossiers de vacations et heures complémentaires (logiciel SAGHE).

• Suivi des agendas des fablabs, prise de RDV, annonce d'évènements, planning des congés.

• Traitement, saisie, suivi et classement du courrier et courriels

Profil :

• Connaissance de l'environnement professionnel, des services internes de CY des composantes

• Connaissance en gestion financière et comptable

• Connaissance en gestion des ressources humaines

• Connaissance du fonctionnement d’une Université

Savoir-faire

• Savoir travailler en transversalité avec les interlocuteurs internes et externes

• Savoir anticiper et être méthodique

• Savoir prendre en compte et respecter la réglementation et les procédures mises en place par l'établissement

• Savoir vérifier, comparer et classer l’information (utiliser les techniques de classement et d’archivage)

• Avoir une connaissance des logiciels SIFAC (financier), et APOGEE (modélisation des formations), et SAGHE (Traitement des heures d’enseignement)

• Maîtriser des logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, OneDrive) et de messagerie.

• Avoir une pratique des outils de réseaux sociaux (Site, Facebook, et Twitter essentiellement).

• Savoir partager l'information

• Être proactif et autonome

• Être rigoureux et organisé

• Avoir un bon relationnel et le sens de l’accueil

• Être curieux, patient, agile, empathique,

Conditions de travail:

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires

• Exercice multi-sites (Cergy principalement) au sein d’une équipe pluridisciplinaire de médecins, infirmier/infirmières, psychologue, diététicienne

• CDD 12 mois basé à Cergy et Gennevilliers| Déplacements à prévoir selon les différents sites du réseau des fablabs, CY et CY Alliance.

• Poste à pourvoir dès que possible

• Politique de formation interne développée

Rémunération :

• Selon expérience & grilles de la fonction publique (Catégorie B/TECH)