Rattaché(e) à la direction générale, vous jouez le rôle de pivot en étant le(la) garant(e) de l’activité quotidienne de Madame la Maire et de la directrice générale des services.

Activités principales :

Gestion du secrétariat exécutif

Assurer l’accueil physique, téléphonique et la gestion administrative du cabinet du Maire (courriers, notes, mails)
Filtrer, prioriser et orienter les sollicitations (élus, habitants, partenaires)
Assurer le suivi des courriers, parapheurs et circuits de signature
Organiser le classement, l’archivage (papier et numérique) et tenir à jour les fichiers de contacts du cabinet

Gestion des agendas

Gérer et coordonner les agendas du Maire, du Directeur de cabinet et de la DGS
Arbitrer les priorités en lien avec les enjeux politiques et administratifs
Anticiper les contraintes et organiser les rdvs, réunions et déplacements (temps de déplacement, préparation, enchaînements)
Préparer les dossiers associés (briefs, fiches, éléments de contexte) et assurer le suivi du planning des instances et des réunions de la majorité en liaison avec le Secrétariat général

Coordination et interface

Assurer l’interface entre les différents acteurs politiques, municipaux, les partenaires institutionnels et associatifs
Suivre les demandes du Maire et relancer en temps utile

· Gestion des permanences du Maire (préparation des entrevues, préparation avec les services concernés, suivi des requêtes)

Veiller à la bonne circulation de l’information et garantir les réponses aux administrés (téléphone, mails, courriers)

Organisation des réunions et événements

Planifier et organiser les réunions internes et externes
Gérer la logistique (salles, invitations, matériel, besoins ponctuels) et préparer les ordres du jour, les supports et en assurer les comptes rendus si nécessaire

· Participation ou pilotage d’organisation d’événements (cérémonies, remises de médailles, vœux…)

Conditions particulières du poste :

· Disponibilité (horaires variables), forte exposition relationnelle et gestion simultanée de priorités multiples

· Poste de haute confiance