Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier, l’Assistant.e de gestion et Services Généraux Groupe intervient principalement sur trois périmètres distincts :

Gestion des services généraux Groupe :

· · Vous coordonnez l’organisation et le suivi des services généraux en collaboration avec les assistant.es de gestion des autres agences et du siège

· Vous gérez, optimisez les contrats et les interfaces avec les prestataires et fournisseurs (loyers bureaux, flotte automobile, téléphonie, informatique, fournitures et équipements de bureau, consommables, nettoyage...)

· Vous assurez la veille règlementaire des locaux en veillant à la sécurité des personnels

· Vous supervisez les parcs informatique et automobile, en anticipant les besoins de renouvellement ou de maintenance

· Vous avez la gestion et l’amélioration continue des process de gestion de parcs : Informatique, téléphonique et automobile

· Vous organisez la traçabilité et le suivi des équipements affectés à chaque collaborateur (Onboarding, Offbording, renouvellements)

· Vous proposez et mettez en place des outils performants pour optimiser la gestion des services généraux

· Vous préconisez et mettez en œuvre des améliorations dans l’organisation et le fonctionnement des services généraux – vous êtes capable d’analyser et mener un projet du début à la fin (exemple déploiement de la flotte de véhicules électrique)

· Vous pilotez des initiatives écoresponsables en lien avec la stratégie RSE de Melvan

· Vous gérez les processus d’achat, de facturation et de paiement liés aux services généraux, tout en assurant le respect du budget et en produisant des tableaux de bord pour le suivi d’activité

· Vous proposez des solutions efficaces sur la gestion des coûts des services généraux à la définition et au suivi d’objectifs de réduction des coûts pour les services généraux

· Vous participez à l’organisation des évènements sociaux internes à la société

Gestion administrative et comptable des achats de quatre directions

· Vous assistez les Directions présentes à l’agence (Opérations, Projet Humain, Juridique, Finance) dans leurs processus d’achat

· Vous assurez la gestion des bons de commande, la réception, l’enregistrement et le suivi des factures, le suivi des paiements, ainsi que le contrôle de gestion opérationnel

· Vous veillez à la conformité des processus administratifs et à leur alignement avec les politiques internes

Office Management pour l’agence d’Aix-en-Provence

· Vous organisez le bon fonctionnement de l’agence d’Aix-en-Provence en favorisant une démarche axée sur la Qualité de Vie au Travail

· Vous gérez les approvisionnements et les stocks nécessaires au bon fonctionnement de l’agence

· Vous garantissez la maintenance des locaux et équipements et coordonnez les interventions des prestataires locaux et nationaux.

· Vous gérez le courrier entrant et sortant, ainsi que les livraisons

· Vous organisez la logistique des événements internes/externes de l’agence et de Melvan au global

· Vous planifiez et organisez les déplacements professionnels des équipes

Vous contribuez ponctuellement à la mise en œuvre opérationnelle de processus et thématiques transverses liés à des sujets financiers, de communication et de ressources humaines.