Gestionnaire du Syndic H/F

CDD de 3 mois

Mission(s) : Le gestionnaire administratif intervient quotidiennement auprès des membres de la direction au titre de l'activité du Syndic. Il en assure sa gestion administrative  en préparant des dossiers, en instruisant des demandes individuelles et en notifiant les décisions rendues. Il devra par ailleurs épauler sa direction dans le projet de dématérialisation du service du Syndic.

Assurer l'interface et la coordination avec les différents interlocuteurs du Syndic :

• Filtrer les appels téléphoniques

• Renseigner les interlocuteurs 

Gestion et organisation administrative des différentes taches inhérentes au Syndic :

• Instruire les demandes individuelles des différents interlocuteurs du Syndic (particuliers, entreprises, associations, services Mairie)

• Établir et suivre les conventions en lien avec les occupations des salles municipales par les associations.

• Assurer le lien avec les services municipaux pour répondre aux besoins des interlocuteurs

• Établir les conventions et les règlements intérieurs pour l'utilisation des salles et du matériel

• Suivi des travaux sur les salles en lien avec les services techniques

• Prendre en charge de manière autonome certaines activités liées au bon fonctionnement du service

• Suivi du registre de sécurité des différentes salles du Syndic

Planifier, organiser, et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles :

• Animation et conduite de réunions, compte-rendu, suivis des dossiers

• Préparer et suivre les différentes étapes en lien avec la préparation des  éléments tarifaires pour le vote au CM

Suivi et veille des congés du personnel intervenant dans les salles du Syndic :

• Suivi des congés et récupérations des gardiens de salles

• Suivi des feuilles d'heures des intervenants dans les différentes salles (heures de ménage)

Organiser les aspects logistiques des salles du Syndic :

• Préparer les besoins en matériel en prévision de la préparation du budget annuel fonctionnel

• Interventions ponctuelles sur les sites extérieurs gérés par le Syndic

• Suivre les demandes d'intervention émanant des différents interlocuteurs (associations, particuliers, entreprises, services)

• Assurer le suivi des commandes de fonctionnement (produits d'entretiens, etc...)

Produire les restitutions statistiques se rapportant à l'activité du Syndic:

• Statistiques mensuelles et annuelles des recettes

• Statistiques  annuelles du nombre de location par salle

• Toutes statistiques permettant à la direction de prendre des décisions dans la mise en location des salles du Syndic

• Suivi du classement et de l'archivage des dossiers

Organiser l'activité de la Régie :

• Encaisser les chèques et numéraires, décompter les chèques et la monnaie, tenir à jour le carnet de souche des recettes, se déplacer au trésor public

• Tenir les comptabilités associées aux opérations et en rendre compte auprès du comptable public.

Compétences et qualités et requises :

• Logique d’utilisation d’un logiciel de planification (Planitech)

• Maîtrise des outils bureautiques

• Maîtrise de l'expression écrite

• Connaissance des techniques de classement et d'archivage

Savoir-Faire :

• S'exprimer clairement

• Gérer les situations de stress

• Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter

• Mettre en forme des courriers

Savoir être

• Polyvalence

• Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse et d'autonomie

• Sens du service public et des relations humaines

• Rigueur, sens de l’organisation, discrétion et objectivité

Le plus : Expérience sur la transition numérique vers la dématérialisation

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.