Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.
Missions
CDD de 3 mois
Mission(s) : Le gestionnaire administratif intervient quotidiennement auprès des membres de la direction au titre de l'activité du Syndic. Il en assure sa gestion administrative en préparant des dossiers, en instruisant des demandes individuelles et en notifiant les décisions rendues. Il devra par ailleurs épauler sa direction dans le projet de dématérialisation du service du Syndic.
Assurer l'interface et la coordination avec les différents interlocuteurs du Syndic :
Filtrer les appels téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs
Gestion et organisation administrative des différentes taches inhérentes au Syndic :
Instruire les demandes individuelles des différents interlocuteurs du Syndic (particuliers, entreprises, associations, services Mairie)
Établir et suivre les conventions en lien avec les occupations des salles municipales par les associations.
Assurer le lien avec les services municipaux pour répondre aux besoins des interlocuteurs
Établir les conventions et les règlements intérieurs pour l'utilisation des salles et du matériel
Suivi des travaux sur les salles en lien avec les services techniques
Prendre en charge de manière autonome certaines activités liées au bon fonctionnement du service
Suivi du registre de sécurité des différentes salles du Syndic
Planifier, organiser, et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles :
Animation et conduite de réunions, compte-rendu, suivis des dossiers
Préparer et suivre les différentes étapes en lien avec la préparation des éléments tarifaires pour le vote au CM
Suivi et veille des congés du personnel intervenant dans les salles du Syndic :
Suivi des congés et récupérations des gardiens de salles
Suivi des feuilles d'heures des intervenants dans les différentes salles (heures de ménage)
Organiser les aspects logistiques des salles du Syndic :
Préparer les besoins en matériel en prévision de la préparation du budget annuel fonctionnel
Interventions ponctuelles sur les sites extérieurs gérés par le Syndic
Suivre les demandes d'intervention émanant des différents interlocuteurs (associations, particuliers, entreprises, services)
Assurer le suivi des commandes de fonctionnement (produits d'entretiens, etc...)
Produire les restitutions statistiques se rapportant à l'activité du Syndic:
Statistiques mensuelles et annuelles des recettes
Statistiques annuelles du nombre de location par salle
Toutes statistiques permettant à la direction de prendre des décisions dans la mise en location des salles du Syndic
Suivi du classement et de l'archivage des dossiers
Organiser l'activité de la Régie :
Encaisser les chèques et numéraires, décompter les chèques et la monnaie, tenir à jour le carnet de souche des recettes, se déplacer au trésor public
Tenir les comptabilités associées aux opérations et en rendre compte auprès du comptable public.
Profil
Compétences et qualités et requises :
Logique d’utilisation d’un logiciel de planification (Planitech)
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise de l'expression écrite
Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Savoir-Faire :
S'exprimer clairement
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Mettre en forme des courriers
Savoir être
Polyvalence
Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse et d'autonomie
Sens du service public et des relations humaines
Rigueur, sens de l’organisation, discrétion et objectivité
Le plus : Expérience sur la transition numérique vers la dématérialisation
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.