Qui sommes-nous?
De leurs expériences respectives dans l’immobilier d’entreprise, les 3 cofondateurs d’Axtom partagent un constat :
Les entrepreneurs de taille modeste ne trouvent pas d’offre sur-mesure et adaptée à leurs besoins très spécifiques en immobilier d’entreprise pour leur nouvelle activité professionnelle en pleine expansion. Soit, ils n’ont pas les moyens de travailler avec les grands constructeurs, soit leurs projets ne les intéressent pas.
En 2015, Axtom est créé pour les accompagner dans la concrétisation de leurs projets immobiliers et pour leur donner les moyens d’acquérir leurs locaux d’activité sur l’ensemble du territoire français et à l’international et s’appuie pour cela sur ses 216 collaborateurs dont 35 associés.
Notre histoire, ici : métiers (welcometothejungle.com)
Ce qui nous unit ? L'instinct d'entreprendre, partagé par toutes les entités et leurs collaborateurs.
Axess, l’une de ces entités, compte plus de 100 collaborateurs et 15 agences.
Pour en savoir plus, c’est ici : axess (welcometothejungle.com)
Nous vous invitons à participer au développement d’Axess et pour cela, nous recherchons un(e) : Assistant.e technique d'agence - CDI- AXESS
Missions
Vos missions ?
Vous participez à la bonne organisation administrative des chantiers de l’entreprise et vous intervenez dans le cadre des procédures définies.
Rattaché.e au Directeur d’agence, vos missions seront les suivantes :
ASSISTANCE TECHNIQUE :
· Vous tenez à jour la Check List Assistant Technique.
· Vous suivez les obtentions administratives des chantiers et des constats d’affichage afférents et vous envoyez les déclarations préalables et les DICT.
· Vous êtes un appui à la consultation des entreprises.
· Vous constituez les dossiers administratifs de chaque chantier (récolte des documents administratifs de tous les intervenants, les visas sur leur conformité, classement).
· En relation avec le service juridique, vous établissez et suivez l’ensemble des pièces contractuelles (marchés clients, entreprises, commandes, ordres d’agréments des sous-traitants, procès-verbaux,…).
· Vous suivez la procédure de facturation clients et fournisseurs.
· Vous préparez les DOE.
· Vous êtes un appui à la préparation des OPR et OPL (rédaction des documents, diffusion) et aux Chefs de projets sur site lors des livraisons de projets.
· Vous suivez le parfait achèvement des chantiers avec le Chef de projet.
ORGANISATION DU QUOTIDIEN :
· Vous gérez le courrier entrant et sortant (Rédaction / diffusion / classement), l’accueil clients et des partenaires en agence et vous gérez les appels téléphoniques.
· Vous êtes garant.e de la bonne tenue des dossiers, de leur bonne complétude ainsi que du classement divers.
SUIVI DES PROCEDURES
· Vous suivez les procédures (Check List Assistante Technique, comptabilité par affaires, dossiers de remise d'offre)
APPUI DIRECTION AGENCE/SIEGE :
· Vous participez à l'établissement des procédures.
· Etant en contact avec nos partenaires et nos clients, vous serez tenu.e à une clause de confidentialité.
· Vous informez la Direction des divers contacts et vous préparez les prises de décisions
· Vous êtes un appui au Directeur d’agence auprès des services supports (assurances, ressources humaines, organisation d’évènements) et Directeur agence/ siège sur les remises d’offres commerciales.
· Vous gérez les services généraux de l'agence en concertation avec le Directeur d’agence et les services généraux du groupe.
· Vous effectuez la mise à jour des supports de communication (site internet, réseaux sociaux, plaquettes, fiches de références).
· Vous effectuez les missions transverses que la Direction siège sera amenée à vous confier.
· Vous êtes garant.e de la conformité et de la fiabilité des documents établis, vous respectez les procédures techniques et vous mettez à disposition les documents et informations (informatique et papier).
· Ce qu’on attend de vous au bout de 4 mois :
· Compréhension de notre métier et de notre offre commerciale.
Collaboration fluide avec les équipes et nos clients.
Anticipation des besoins de nos clients.
Ce qu’on attend de vous au bout d’1 an :
Vous êtes adopté(e) par toutes les équipes avec lesquelles vous travaillez.
Vous êtes pleinement reconnu(e) par nos clients.
Vous êtes force de proposition sur les améliorations à mettre en place.
Profil
Profil recherché ?
Vous êtes passionné(e), vous disposez d’une expérience de minimum 3 ans sur une fonction similaire dans le secteur de l’immobilier, du BTP ou de l’industrie. Vous disposez d’une formation initiale dans les domaines de l’assistanat de gestion / assistanat de direction.
Vous aimez être un appui solide à votre Direction.
Vous disposez d’une excellente expression orale et écrite et vous maitrisez les outils informatiques.
Organisé.e, méthodique et communicant.e, vous êtes reconnu.e pour la qualité de suivi de vos dossiers, votre esprit d’équipe et votre capacité à anticiper les sujets sensibles.
Dynamique et engagé(e), vous faites preuve d’un bon esprit d’analyse, de synthèse et vous êtes également reconnu(e) pour vos qualités de communicant(e).
Enthousiaste et disposant d’un excellent relationnel, vous faites preuve d’écoute et de disponibilité vis-à-vis de vos interlocuteurs (clients, collectivités…).
Fin(e) négociatrice/ négociateur, vous êtes apprécié(e) pour votre persévérance, votre culture du résultat, votre leadership et votre capacité à convaincre.
Si les environnements challengeants, en pleine mouvance et qui se structurent vous stimulent, vous serez au bon endroit !
Ce que l’on a pour vous ?
· Un poste disponible dès que possible
· Un poste basé à Joinville Le Pont (94), Chatenay Malabry (92) Lyon (69) ou Rouen (76)
· Des avantages entreprises, des engagements RSE, une culture entrepreneuriale, vous retrouverez toutes les infos, ici : Groupe Axtom : photos, vidéos, recrutement (welcometothejungle.com)
Notre process de recrutement ?
On s’adapte suivant les impératifs et les disponibilités de chacun.
Le délai de réponse ne dépasse pas 1 semaine max entre chaque entretien afin de faire gagner du temps à tous.
Un premier entretien téléphonique avec notre équipe RH : Anne Sophie (30 min environ).
Un second entretien (physique ou visio) avec le manager et/ou un membre de notre équipe RH (1h en moyenne).
Un dernier entretien avec le manager et le directeur associé de l’entité et c’est tout !
(1h en moyenne).
Nous encourageons et étudions les candidatures de tous horizons.
Il nous tient à cœur d'appliquer le principe d'égalité des chances dans chacun de nos processus RH, du recrutement jusqu’à la fin de la collaboration.
La diversité pour Axess c’est de favoriser un environnement de travail dans lequel les individualités sont appréciées, respectées et valorisées, de façon à développer et libérer le plein potentiel de chacun.
Si vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre Axess, membre d’Axtom après avoir lu ceci, rencontrons-nous !