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Secrétaire du Président de l'Université d'Artois H/F

  • Permis requis

Description

L’université d’Artois est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP)

créé en 1992. C’est une université pluridisciplinaire, implantée sur 5 sites : Arras, Douai, Béthune, Lens et Liévin.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’université d’Artois regroupe 8 UFR, 2 IUT et 17 équipes de recherche. Elle accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 103 M€, dont 82 M€ de masse salariale et 6 M€ d’investissements.

Missions

Activité principale:

Assurer le secrétariat du service et exécuter les actes administratifs courants.

Missions:

  • Assurer le liaison entre le Président et ses différents interlocuteurs;

  • Tenue de l'agenda (prise de rendez-vous, inscription sur agenda des dates de réunions organisées par le Président et auxquelles il est convié);

  • Préparation et organisation des déplacements du Président et des vice-présidents;

  • Organisation matérielle des réunions et instances;

  • Classement, archivage et mise à jour des documents internes au service;

  • Gestion des demandes de mise à disposition de locaux;

  • Gestion des demandes d'éliminations d'archives;

  • Saisie des pré-bons de commande dans l'application SIFAC;

  • Suivi des distinctions honorifiques;

  • Veille sur le site www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ et dans le cadre des demandes de déplacements à l'étranger, envoi d'un courrier de prévention pour les pays concernés.

Activités ou tâches liées au poste:

  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser;

  • Retranscrire des informations orales à l'écrit;

  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité;

  • Appliquer la réglementations imposée dans le domaine d'activité;

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes;

  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier;

  • Classer, archiver des documents.

Profil

Connaissance, savoir:

  • Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université

Savoir-faire:

  • Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint);

  • Accueillir et prendre des message;

  • Maîtriser l'expression écrite et orale courante;

  • Enregistrer et classer les documents;

  • Rédiger des documents à partir de modèles;

  • Utilisation des modes de communication électronique (mail Thinderbird, Zimbra, Internet);

  • Sens de l'anticipation et de la prévision;

  • Savoir rendre compte;

  • Capacité d'adaptation aux évolutions du service.

Savoir être:

  • Sens de l'organisation;

  • Réactivité;

  • Sens relationnel

Contrat CDD du 01/09/2023 au 31/08/2024

Rémunération brute mensuelle: 1853.67 euros