Mission
En qualité d’assistant de direction, vous assurez le suivi des dossiers RIP adultes (recueil d’informations préoccupantes) et les relations avec les partenaires internes et externes pour la direction des territoires d’action sociale (DTAS) et l’USDA. Vous travaillez en étroite collaboration avec les agents ainsi qu’avec les circonscriptions d’action sociale et les autres directions. Vous êtes placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DTAS.
Vous assistez la directrice, la directrice adjointe et les Conseillers Techniques aux Pratiques Professionnelles dans leurs fonctions administratives.
Activités
• Réaliser la gestion financière en qualité de régisseur,
• Assurer les relations avec l’ensemble des partenaires en interne et en externe
• Gérer les recueils d’informations préoccupantes Adultes dans leur volet administratif en soutien aux conseillers techniques et en lien avec le tribunal judiciaire
• Elaborer et actualiser les outils de gestion (rapports, états récapitulatifs, tableaux de bord, statistiques)
• Préparer les dossiers en amont et en aval des réunions
• Assurer le secrétariat de la directrice DTAS, de la directrice de l’USDA, de la Directrice adjointe de la DTAS et des conseillers techniques
• Organiser les réunions de service internes et externes en assurant les tâches telles que l’élaboration des plannings, envois de convocations, préparation de dossiers et des comptes rendus de réunions
• Contrôler la conformité des dossiers
• Coordonner et assurez la transmission des informations entre les territoires et les différentes directions
• Etre l’interface entre les circonscriptions et le service formation
• Gérer de manière administrative l'accueil des stagiaires en formation diplômante
• Coordonner les parcours d’accueil des nouveaux professionnels et vous attribuez les droits d’accès en lien avec ces accueils
• Tenir l'agenda du directeur
• Rechercher l'information, la mettre en forme et la transmettre au directeur
• Préparer et suivre des dossiers spécifiques, réservés, voire confidentiels
• Renseigner les interlocuteurs de la direction
• Accueillir, renseigner et orienter le public
• Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques et assurer leur transmission
• Classer et archiver
• Assurer le suivi des absences des agents du service
• Gérer administrativement le suivi RH des agents de la direction
Connaissances
• Dispositifs d'action sociale
• Notions de comptabilité publique
• Maitrise des outils informatiques (logiciel métier, écran multimédia…)
Conditions d’exercice
• Discrétion, rigueur, disponibilité
• Orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
• Capacité d'adaptation, d’organisation et d’innovation en particulier sur les outils numériques
• Capacité à mesurer l’urgence et à anticiper
• Aisance relationnelle
• Responsabilité personnelle et pécuniaire liée à la régie
• Assurer la suppléance entre les secrétaires
Profil souhaité
• Niveau IV à III (Bac à Bac+2)
• Spécialité : Sciences médico-sociales
Date limite de dépôt des candidatures : le 23 août 2022
Date prévisionnelle de jury : le 13 septembre 2022