Chargé de l'administration des ventes (F/H)

Contrat à Paris, 75011 - CDI - 10/02/2021


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Présentation du groupe AMNYOS.

Premier cabinet de conseil reconnu Entreprise solidaire d’utilité sociale (ESUS), engagé en faveur du progrès social et économique depuis 25 ans, le groupe Amnyos mène des projets et accompagne les acteurs publics (Etat et collectivités territoriales), partenaires sociaux et organismes paritaires, entreprises et acteurs de l’ESS tant au niveau national qu’au niveau territorial, dans les champs de l’emploi, de l’insertion, de la formation, des ressources humaines ou de l’innovation.

 

Notre entreprise compte une quarantaine de collaborateurs permanents (Paris, Lyon, Aix, Bordeaux, Dijon), aux profils pluridisciplinaires et dispose également d’un large réseau de partenaires (laboratoires de recherche, universitaires, institut de sondage, cabinets de conseil…) dans une recherche constante d’expertise de haut niveau.

Notre entreprise - Le groupe AMNYOS - est constituée de 3 filiales, toutes complémentaires dans leurs métiers :
> Amnyos Consultants porte les activités de conseil et l’impulsion de projet (site web)
> Didaction Conseil : la spécialiste de l’ingénierie des compétences (analyse du travail, processus d’apprentissage et d’acquisition des compétences, référentiels métiers et de formation…). (site web)
> Boumendil & Consultants : l'expertise juridique en droit social et la communication professionnelle spécialisée. (site web)

Les salariés du groupe Amnyos ont tous en commun le goût de l’intérêt général, un engagement au service du progrès social, une exigence et rigueur professionnelles, une ouverture d’esprit.

Intitulé du poste : chargé-e de l'administration des ventes
Périmètre fonction : Fonctions Support - Direction Générale


Votre mission : sécuriser les aspects administratifs du cycle de vente.

  • Contexte : dépôt d'appels d'offre et gestion des contrats clients dans le cadre des marchés publics ou de négociation en gré à gré via des plateformes dématérialisées 
  • Indications volumétriques : + de 200 marchés gérés par an dont une centaine débouchant sur des contrats
  • Fonction pivot dans notre organisation commerciale : au carrefour de la direction, des consultants rédacteurs, des partenaires et des autres fonctions supports
  • Fonction clé : nécessité de respecter scrupuleusement les échéances de dépôts d'offres commerciales et garantir la qualité des données commerciales dans les SI.


Mission du poste de Gestionnaire administration des ventes
1/ Administrer la remise des offres commerciales de l’entreprise

  • Télécharger quotidiennement les documents relatifs aux appels d’offre et les enregistrer dans un espace partagé ou bien les adresser directement aux consultant.e.s concerné.e.s. 
  • Analyser les dossiers de consultation puis transmettre aux consultant.e.s les informations nécessaires pour préparer l’offre sur les aspects administratifs.
  • Appuyer les rédacteurs dans l’extraction et la sélection de références, la mise en forme des références, la mise en forme des CV.
  • Préparer l’ensemble des pièces administratives, en lien parfois avec des entités externes partenaires. 
  • Apporter les vérifications utiles (mise en forme de l’offre, respect des modèles Amnyos/ identité graphique) et contrôler la conformité de l’ensemble des pièces à déposer ainsi que la justesse et la cohérence des éléments budgétaires de l’offre. 
  • Déposer l’offre et s’assurer du respect de l’heure de dépôt 
  • S’assurer de la disponibilité tout au long de l’année des attestations à jour relevant des Urssaf, Impôts, Assurances, Agefiph…


2/ Animer le suivi des offres déposées

  • Réaliser le suivi des offres déposées : relancer les clients, récupérer les informations sur la décision du client, sur les motifs de réussites et d’échecs, la concurrence.
  • Communiquer les informations en interne aux équipes de consultants, au service facturation
  • Assurer la traçabilité des informations commerciales dans les bases de données
  • En cas de réussite, obtenir des chefs de projet les éléments utiles à la bonne indexation des dossiers et la fiche référence à jour à enregistrer dans les books de référence

3/ Sécuriser la contractualisation des missions, une fois les offres retenues

  • S'assurer de la préparation et de la signature des actes d'engagement & contrats au démarrage des dossiers
  • Enregistrer et archiver l’ensemble des pièces contractuelles dans un espace partagé sécurisé. 
  • Faire le lien avec le service comptabilité
  • Rappeler aux chefs de projet les exigences attachées aux accords cadres dont nous sommes titulaires lors de l’examen des AO sur des marchés subséquents (existence éventuelle d’une clause sociale, seuils…)


4/ Assurer la traçabilité des informations commerciales dans les SI de l’entreprise *

  • * Système d’information combinant un CRM (microsoft dynamics CRM) et un tableau de pilotage (excel, powerbi)


5/ Gérer nos formations clients

  • déclarer dans notre SI Digiforma toutes les formations réalisées pour nos clients
  • éditer avec la solution Digiforma les conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires d'évaluation et attestations de fin de formation

6/ Répondre aux sollicitations ponctuelles d’assistanat des directeurs de pôle et les chefs de projets dans la conduite de leurs missions

> Profil du candidat

Niveau d'expérience dans la fonction : confirmé (minimum 4 ans d'expérience); une expérience dans le domaine des marchés publics serait un atout. 

 
Les qualités et compétences attendues sur le poste :

  • qualités d’organisation, de rigueur et de réactivité pour gérer et anticiper les échéances (souvent courtes); 
  • sens du service, adaptabilité, autonomie et esprit analytique sont requis pour réussir sur ce poste
  • exigence sur la qualité des données saisies dans le SI
  • qualités relationnelles pour interagir avec les consultants du groupe (notamment à distance, par téléphone, Microsoft Teams et mail); 
  • de très bonnes compétences rédactionnelles en langue française
  • maîtrise des outils informatiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Internet
  • agilité à travailler sur des plateformes de dépôt d'appels d'offre (ex : AWS, marché public (place), achat public etc.)


Niveau d'études min. requis : BAC+2 / BTS / DUT


> Eléments du contrat de travail :

  • CDI
  • Temps plein
  • Avantages : mutuelle santé, chèques déjeuner, accord d'intéressement
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