Intitulé du poste : chargé-e de l'administration des ventes
Périmètre fonction : Fonctions Support - Direction Générale

Votre mission : sécuriser les aspects administratifs du cycle de vente.

Contexte : dépôt d'appels d'offre et gestion des contrats clients dans le cadre des marchés publics ou de négociation en gré à gré via des plateformes dématérialisées
Indications volumétriques : + de 200 marchés gérés par an dont une centaine débouchant sur des contrats
Fonction pivot dans notre organisation commerciale : au carrefour de la direction, des consultants rédacteurs, des partenaires et des autres fonctions supports
Fonction clé : nécessité de respecter scrupuleusement les échéances de dépôts d'offres commerciales et garantir la qualité des données commerciales dans les SI.

Mission du poste de Gestionnaire administration des ventes
1/ Administrer la remise des offres commerciales de l’entreprise

Télécharger quotidiennement les documents relatifs aux appels d’offre et les enregistrer dans un espace partagé ou bien les adresser directement aux consultant.e.s concerné.e.s.
Analyser les dossiers de consultation puis transmettre aux consultant.e.s les informations nécessaires pour préparer l’offre sur les aspects administratifs.
Appuyer les rédacteurs dans l’extraction et la sélection de références, la mise en forme des références, la mise en forme des CV.
Préparer l’ensemble des pièces administratives, en lien parfois avec des entités externes partenaires.
Apporter les vérifications utiles (mise en forme de l’offre, respect des modèles Amnyos/ identité graphique) et contrôler la conformité de l’ensemble des pièces à déposer ainsi que la justesse et la cohérence des éléments budgétaires de l’offre.
Déposer l’offre et s’assurer du respect de l’heure de dépôt
S’assurer de la disponibilité tout au long de l’année des attestations à jour relevant des Urssaf, Impôts, Assurances, Agefiph…

2/ Animer le suivi des offres déposées

Réaliser le suivi des offres déposées : relancer les clients, récupérer les informations sur la décision du client, sur les motifs de réussites et d’échecs, la concurrence.
Communiquer les informations en interne aux équipes de consultants, au service facturation
Assurer la traçabilité des informations commerciales dans les bases de données
En cas de réussite, obtenir des chefs de projet les éléments utiles à la bonne indexation des dossiers et la fiche référence à jour à enregistrer dans les books de référence

3/ Sécuriser la contractualisation des missions, une fois les offres retenues

S'assurer de la préparation et de la signature des actes d'engagement & contrats au démarrage des dossiers
Enregistrer et archiver l’ensemble des pièces contractuelles dans un espace partagé sécurisé.
Faire le lien avec le service comptabilité
Rappeler aux chefs de projet les exigences attachées aux accords cadres dont nous sommes titulaires lors de l’examen des AO sur des marchés subséquents (existence éventuelle d’une clause sociale, seuils…)

4/ Assurer la traçabilité des informations commerciales dans les SI de l’entreprise *

* Système d’information combinant un CRM (microsoft dynamics CRM) et un tableau de pilotage (excel, powerbi)

5/ Gérer nos formations clients

déclarer dans notre SI Digiforma toutes les formations réalisées pour nos clients
éditer avec la solution Digiforma les conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires d'évaluation et attestations de fin de formation

6/ Répondre aux sollicitations ponctuelles d’assistanat des directeurs de pôle et les chefs de projets dans la conduite de leurs missions