Pourquoi avons-nous besoin de vous ?

Dans le cadre d’une création de poste en alternance, nous cherchons notre Assistant Administratif H/F pour accompagner notre activité Eau dans son développement.

Vous rejoindrez l’équipe d’Amélie, Directrice déléguée de l’activité Eau.

Ce que nous vous proposons en rejoignant notre équipe :

Directement rattaché(e) à la coordinatrice du pôle administratif, vous êtes en étroite collaboration avec l’ensemble des équipes techniques.

Vos missions principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;

- Distribuer le courrier entrant et gérer l’envoi du courrier sortant ;

- Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau et de cuisine ;

- Monter les dossiers techniques pour les qualifications (contrôle annuel et demande de nouvelles qualifications) ;

- Relecture et corrections orthographiques des documents et des offres à destination des clients ;

- Assurer le suivi du parc automobile de la société (stockage facture, prise de rdv, suivi km, suivi CT, crédit-bail, renouvellement, le suivi des badges télépéage, la gestion des PV autoroutiers) ;

- Assurer la gestion administrative des réponses à appels d’offres (publics et privés) : télécharger les dossiers de consultation sur les sites dédiés après sélection par la direction, créer le dossier sur le serveur, préparer les pièces pour constituer les dossiers et appliquer la procédure d’envoi des pièces ;

- Saisir les éléments nécessaires au bon suivi des affaires et à la comptabilité dans l'ERP (création des sociétés, saisie des commandes clients, création CEP, création des données comptables et fournisseurs, affectation des factures sous-traitants sur affaires…) ;

- Effectuer la facturation des affaires dans l'ERP (factures clients) et déposer les factures sous les plateformes dédiées (CHORUS, etc) ;

- Vérifier auprès de la comptabilité les règlements clients et relancer en cas de retard de paiement, renseigner l’ERP en conséquence ;

- Faire valider les factures fournisseurs aux chefs de projets et une fois validées les enregistrer dans l’ERP . Déposer ensuite les factures (frais divers, fournisseurs, etc) liées à la société sur le support comptable ;

- Réaliser, après la commande et jusqu'à la réception des affaires :

o Rédaction des contrats et marchés de maîtrise d'œuvre

o Gestion administrative des projets en relation avec les clients (publics et industriels)

o Gestion administrative des marchés de travaux pour les dossiers publics

o Réalisation des certificats de paiement mensuels des entreprises de travaux, dépôt et suivi sous CHORUS

o Gestion des documents de sous-traitance : déclarations DC4, contrats sous-traitance