Responsable du service syndic H/F

Rattaché(e) à la Direction Générale de la société, vos missions sont notamment les suivantes :

Assurer la gestion d’un portefeuille réduit de copropriétés tout en exerçant une mission de direction, de coordination et de supervision du service syndic.
Garantir la qualité du service rendu aux copropriétaires et conseils syndicaux, la conformité réglementaire et la performance opérationnelle du service.
Vous êtes le relais entre la direction et l’équipe syndic et veillez à la continuité du fonctionnement du service, notamment en cas d’absence ou de surcharge d’activité.

Gestion opérationnelle d’un portefeuille réduit de copropriétés :

·        Assurer la gestion complète d’un portefeuille de copropriétés (suivi administratif, comptable, technique et juridique).

·        Préparer, convoquer et tenir les assemblées générales, puis assurer l’exécution et le suivi des décisions votées.

·        Superviser la tenue des conseils syndicaux et veiller à la qualité de la relation avec les copropriétaires.

·        Garantir la conformité des contrats d’entretien et des obligations légales des immeubles (sécurité, diagnostics, assurances…).

·        Assurer le suivi technique des travaux en lien avec le service Travaux et les prestataires.

·        Veiller à la maîtrise des charges et à l’équilibre financier de chaque copropriété.

·        Contrôler la qualité des comptes, des appels de fonds et des arrêtés annuels.

·        Participer à la gestion des sinistres et au suivi des contentieux.

Encadrement, coordination et pilotage du service syndic

·        Encadrer et accompagner les gestionnaires, assistants et comptables copropriété.

·        Relayer les orientations stratégiques et organisationnelles de la direction.

·        Mettre en place des procédures internes, veiller à leur application et en assurer le contrôle.

·        Animer les réunions de service et coordonner les priorités d’action.

·        Organiser la répartition de la charge de travail et assurer le suivi des performances individuelles et collectives.

·        Identifier les besoins en formation et en ressources.

·        Garantir la cohésion, la motivation et le développement de l’équipe.

Représentation et relation clients

·        Être l’interlocuteur privilégié des conseils syndicaux, grands ensembles et copropriétés sensibles.

·        Assurer un haut niveau de satisfaction client et veiller à la réactivité du service.

·        Intervenir personnellement sur les dossiers à fort enjeu ou litigieux.

·        Représenter l’agence lors des assemblées générales majeures, réunions externes ou institutionnelles.

Contrôle, conformité et reporting

·       Veiller au respect du cadre légal (loi du 10 juillet 1965, décret du 17 mars 1967, RGPD, etc.).

·       S’assurer du respect des délais réglementaires (convocations, envois de PV, appels de fonds, sinistres…).

·       Garantir la conformité comptable des copropriétés et la bonne coordination avec le service comptabilité.

·       Assurer le suivi des procédures judiciaires en lien avec le contentieux.

·       Produire les tableaux de bord, indicateurs et reportings demandés par la direction.

·       Suivre les objectifs de rentabilité, de qualité et de fidélisation du portefeuille.

Coordination interservices

·        Favoriser la coopération entre les services internes (gestion locative, comptabilité, travaux, transaction).

·        Participer à la fluidité des échanges et à la transmission des informations transverses.

·        Veiller à la cohérence des actions menées auprès des clients communs.

• Au service de votre équipe

• capable de prendre des décisions

• Bonne communication

• Management transversale

Les plus :

• Véhicule de service

• Mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur