En qualité de Chargé.e de mission - appui au pilotage et suivi financier, les missions confiées seront les suivantes :

Secrétariat de direction

- Gérer l’agenda du directeur/chefs de service et organiser les rendez-vous ;

- Planifier et préparer les réunions internes et externes ;

- Rédiger les comptes rendus et notes ;

- Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes ;

- Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels ;

- Gérer le courrier entrant et sortant ;

- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs ;

- Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire ;

- Tenir à jour les bases de données et fichiers de suivi

Organisation et logistique de la direction

- Organiser les réunions, déplacements et événements de la direction ;

- Gérer les salles, supports et besoins logistiques ;

- Assurer le suivi des fournitures et besoins courants ;

- Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien

Élaboration et suivi des outils de pilotage et reporting

- Contribuer à la conception des tableaux de bord de la direction et à leur mise à jour ;

- Consolider les données d’activité des services ;

- Produire des indicateurs de suivi (activité, délais, avancement des projets, volumes de dossiers) ;

- Réaliser des reporting réguliers pour la direction, pour les directions usagères, pour la hiérarchie et les élus ;

- Améliorer les outils de reporting (Excel, outils collaboratifs)

Pilotage budgétaire de la direction

- Assurer un suivi global des budgets de fonctionnement et d’investissement de la direction en appui des chefs de service ;

- Consolider les données budgétaires en lien avec le service finances ;

- Participer à la préparation budgétaire (BP, DM, CA) pour le périmètre de la direction ;

- Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire de la direction ;

- Alerter la direction sur les écarts ou risques de dépassement

Appui transversal aux services

- Faciliter la circulation de l’information entre services ;

- Relayer les demandes vers les bons interlocuteurs ;

- Apporter un appui administratif ponctuel aux équipes ;

- Contribuer à la coordination interne de la direction ;

- Accompagner l’accueil des nouveaux arrivants : matériels, outils, contacts, etc.