ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/TIVE DE DIRECTION – H/F

Vous êtes un(e) pro de l'organisation ? Vous avez une appétence pour la gestion administrative polyvalente ? Vous souhaitez être au cœur des sujets afférents à la direction et aux services généraux ? Vous aimez organiser des évènements pour les salariés ? Ce poste est fait pour vous !

Placé au cœur de l’organisation générale de l’entreprise, l’Assistant(e) administratif/tive de direction est un appui(e) pour la direction générale, il /elle maîtrise l’agenda global et réalise toutes les tâches administratives afférentes à la bonne marche générale de l’entreprise, il/elle réalise l’assistanat du département Juridique et Services généraux et participe à l’organisation des événements à destination des salariés

Ce poste se découpe donc en une partie d’assistanat polyvalent en lien avec la direction et une partie administrative et juridique.

Qu’est-ce que les services généraux ? C’est le service qui gère tous les sujets en lien avec des prestataires extérieurs en rapport avec nos locaux  et l’organisation globale de l’entreprise.

1.        Assistanat polyvalent

·         Tenue de l’agenda général de l’entreprise et communications à ce sujet : Comité de direction, Réunions opérationnelles, Comités etc.

·         Rédaction des comptes-rendus des réunions auxquels il est amené à participer

·         Coordination, en interne et en lien avec le groupe, des préparations des ordres du jour et des dossiers pour les comités, afin de respecter le délai de dépôt sur la plateforme

·         Communications pour le compte de la direction auprès de l’ensemble des salariés

·         Organisation des déplacements de la direction

·         Organisation d’événements : séminaires, formations

2.      Assistanat juridique et services généraux

L’Assistant(e) administratif/tive de direction accompagne la Directrice Juridique et Services généraux en prenant en charge les missions suivantes :

·         Gestion du courrier et des appels entrants

·         Vérification de conformité de pièces et de documents administratifs

·         Prise en charge de tâches de secrétariat juridique : gestion de contrats, de courrier, de conformité réglementaire, classement, copies de documents

Vous bénéficiez d’une expérience d’au moins 7 ans sur un poste similaire, idéalement comportant de l’assistanat juridique, et pourrez mettre en avant les compétences suivantes :

·         Excellente maîtrise d’Outlook et de la suite bureautique

·         Excellente capacité rédactionnelle

·         Gestion de projets, tels que les déménagements ou les changements de prestataires de services généraux

·         Capacité de négociation

·         Discrétion et sens de la confidentialité

·         Excellent relationnel, sens du service

·         Capacité d’adaptation et de priorisation

·         Haut niveau de rigueur

ATTENDUS DU POSTE ET CRITERES DE PERFORMANCE

• Tenue des délais pour les dossiers des comités

• Fluidité dans l’agenda global de l’entreprise et la communication associée

• Autonomie dans le contrôle des contrats types, la rédaction des courriers types

• Réactivité en toutes circonstances

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Rattachement hiérarchique à la Directrice générale

• 39h avec des RTT - Statut non-cadre

• Poste basé au siège social à Montpellier

• Poste ouvert aux personnes RQTH et à mobilité réduite

• Rémunération selon profil, sur 13 mois

• Avantages salariaux : carte titres restaurant avec prise en charge employeur de 60% / Chèques vacances / Intéressement / Participation aux transports en commun à 50% / Complémentaire santé avec prise en charge employeur 60%