Appui Gestionnaire des affaires générales et de l’immobilier (GAGI) : Appui au GAGI dans ses missions de coordonner la définition et la mise en œuvre des moyens matériels et des équipements de l’interrégion pour répondre aux besoins opérationnels et fonctionnels :

Achats de fournitures et de services

Mettre au point les dossiers techniques préparatoires aux marchés publics
Coordonner le suivi des marchés publics
Réaliser les consultations, préparer et suivre les demandes d’achat du matériel stocké dans les centres, en relation avec les gestionnaires des moyens des centres, et les demandes d’achat de petit matériel et de fournitures pour la direction interrégionale

Coordination des moyens généraux au niveau interrégional

Coordonner le suivi et la maintenance des équipements informatiques, de téléphonie mobile, de photographie et de topographie, en liaison avec les gestionnaires de moyens des centres
Gérer le parc des véhicules au niveau interrégional
Gérer et assurer le suivi des stocks et l’affectation des matériels au niveau de l’interrégion
Coordonner la réalisation de l’inventaire des biens assuré par les gestionnaires des moyens des centres, en lien avec le responsable du pôle financier et contrôle de gestion
Participer à la gestion des sinistres

Gestion immobilière

Coordonner la maintenance des bâtiments
Participer à la mise en place ou à la rénovation des implantations territoriales
Définir les besoins en équipement mobilier
S’assurer le cas échéant du respect des normes d’hygiène et de sécurité auprès de l’assistant de prévention et/ou du conseiller sécurité prévention

Assurer le suivi des conventions de partenariat opérationnelles, scientifiques et culturelles en lien notamment avec la Directrice, le Chargé soutien au développement de l’activité / relation aménageur et les Chargés de Développement Culturel et Communication.

Appui à la Directrice et à la Secrétaire Générale pour des missions de reporting et de pilotage de l’activité de l’interrégion.

Appui à l’équipe de Direction notamment aux Chargés Développement Culturel et Communication / Conseiller Sécurité Prévention

Polyvalence avec les autres Assistant(e)s de Direction :

Assurer l’accueil physique et téléphonique / Réceptionner le courrier et le répartir auprès des différents services - Envoi du courrier
Gérer l'agenda de l'équipe de direction (directeur, secrétaire général, D(D)AST) et les déplacements des agents administratifs de la direction interrégionale
Réaliser différents travaux de secrétariat (courrier, mise en forme de documents diffusion de notes de service, …) et d’organisation (préparation de dossiers, contact avec les interlocuteurs institutionnels et les agents de l’Inrap,…)
Organiser et prendre en charge le secrétariat des réunions, notamment du comité de direction interrégional
Gérer les procès-verbaux de mise à disposition et de fin de chantier : réception, mise à signature, classement, enregistrement dans le système d’information, relance des RRA pour les PV non remis, envoi etc.
Traiter les rapports de fin d'opération (RFO) : réception, préparation des bordereaux, enregistrement dans le système d’information, envoi etc.
Assurer le suivi des avis rendu par la CTRA et enregistrement des avis dans le système d’information.