Sa ou son Assistant de direction

Les missions du poste : 

Organiser la vie professionnelle d'un dirigeant

• établir une relation de confiance
• organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
• réaliser un suivi de son tableau de bord d'activité
• lui rappeler des informations importantes et transmettre des messages laissés à son intention
• organiser ses déplacements

Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies.

• constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs
• vérifier les pièces des dossiers
• préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise

Assurer l'organisation de réunions.

• réserver des salles et des matériels adéquats, 
• préparer les dossiers, les convocations,
• accueillir les participants,  
• assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu. 

Tenir le secrétariat de la direction.

• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques.
• Assurer le suivi du circuit des parapheurs.
• Scanner, photocopier et faxer les documents.
• Trier, classer et archiver des documents.

• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.) 
• Superviser administrativement l'action des assistantes au sein de la direction.
• Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence. 
•  Assurer les accueils physique et téléphonique du service.

PROFIL RECHERCHÉ

Savoir :

• Fonctionnement et règles de gestion administratives et financières des collectivités locales
• Règles d'expression écrites et orales de qualité
• Les instances, processus et circuits de décision
• Connaissance et respect des circuits et procédures
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

Savoir-faire :

• Utiliser les outils bureautiques (pack Office, logiciels courriers, comptable, délibération etc., internet
• Mettre en œuvre des outils de planification et des procédures de contrôle, des tableaux de bord
• Savoir organiser et prioriser
• Recevoir, filtrer, transmettre des messages
• Mettre en forme et présenter des dossiers
• Rechercher, diffuser des informations

Savoir-Être :

•  Sens de l'éthique et du service public
• Devoir de réserve
• Être Rigoureux
• Être polyvalent
• Travailler en équipe Être autonome
• Communiquer facilement et avoir des capacités d'écoute
• Être réactif et adaptable
• Avoir un esprit de synthèse et d'analyse

AVANTAGES LIÉS AU POSTE

Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables

Participation de la collectivité à la couverture mutuelle santé et prévoyance

Adhésion de la collectivité au CNAS

Logement de Vallée Sud – Grand Paris en bail mobilité (max. 6 mois) accessible aux futurs salariés et leur famille

CANDIDATURE

Tout candidat intéressé par ce poste est invité à adresser sa candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) via le lien suivant : https://www.valleesud.fr/fr/vallee-sud-grand-paris-recrute2 

Ce poste peut également être pourvu par application de l’article 38 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 relative aux personnes en situation de handicap.

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l’égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud – Grand Paris s’engage contre toute forme de discrimination.