Assistant de direction (H/F)

Contrat à Fontenay-aux-Roses, 92260 - CDI - 20/01/2021


Retour aux offres

Limitrophe au sud de Paris, l’Etablissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant 400 000 habitants. Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Les missions du poste : 

► Organiser la vie professionnelle d'un dirigeant

• établir une relation de confiance

• organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances

• réaliser un suivi de son tableau de bord d'activité

• lui rappeler des informations importantes et transmettre des messages laissés à son intention

• organiser ses déplacements

► Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies.

• constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs

• vérifier les pièces des dossiers

• préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise

► Assurer l'organisation de réunions.

- réserver des salles et des matériels adéquats, 

- préparer les dossiers, les convocations,

- accueillir les participants,  

- assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu. 

► Tenir le secrétariat de la direction.

- Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques.

- Assurer le suivi du circuit des parapheurs.

- Scanner, photocopier et faxer les documents.

- Trier, classer et archiver des documents.

► Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.) 

► Superviser administrativement l'action des assistantes au sein de la direction.

► Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence. 

► Assurer les accueils physique et téléphonique du service.

Savoir :

> Fonctionnement et règles de gestion administratives et financières des collectivités locales

Règles d'expression écrites et orales de qualité

> Les instances, processus et circuits de décision

> Connaissance et respect des circuits et procédures

> Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

Savoir-faire :

> Utiliser les outils bureautiques (pack Office, logiciels courriers, comptable, délibération etc., internet

> Mettre en œuvre des outils de planification et des procédures de contrôle, des tableaux de bord

> Savoir organiser et prioriser

> Recevoir, filtrer, transmettre des messages

> Mettre en forme et présenter des dossiers

> Rechercher, diffuser des informations

Savoir-Être :

> Sens de l'éthique et du service public

> Devoir de réserve

> Être Rigoureux

> Être polyvalent

> Travailler en équipe

> Être autonome

> Communiquer facilement et avoir des capacités d'écoute

> Être réactif et adaptable

> Avoir un esprit de synthèse et d'analyse

Condition d’accueil

Logement de VSGP en bail mobilité accessible aux futurs salariés et leur famille.

Postuler