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Sales Administration Officer

    Description

    L'ESCP Business School a été fondée en 1819. L'école a choisi d'enseigner un leadership responsable, ouvert sur le monde et fondé sur le multiculturalisme européen. Six campus à Berlin, Londres, Madrid, Paris, Turin et Varsovie sont les tremplins qui permettent aux étudiants d'expérimenter cette approche européenne du management. Plusieurs générations d'entrepreneurs et de managers ont ainsi été formées dans la ferme conviction que le monde des affaires peut nourrir la société de manière positive. Cette conviction et les valeurs de l'ESCP - excellence, singularité, créativité et pluralité - guident notre mission au quotidien et construisent sa vision pédagogique. Chaque année, l'ESCP accueille 8000 étudiants et 5000 managers de 122 nationalités différentes. Sa force réside dans ses nombreux programmes de formation commerciale, à la fois généraux et spécialisés (Bachelor, Master, MBA, Executive MBA, PhD et Executive Education), qui incluent tous une expérience multi-campus.

    Mission

    L’administration des ventes est en charge de l’ensemble de la relation contractuelle et financière avec les étudiants et entreprises clientes. Dans ce cadre il fait le suivi de la contractualisation, de la production des demandes de facturation, avoirs et remboursement, du suivi de l’envoi des factures, avoirs et remboursements par la comptabilité externalisée au client, de gérer la relation avec les organismes financeurs, du recouvrement des impayés et du suivi des ventes réalisées, prévisionnelles et budget. Il a également pour charge de veiller constamment à l’amélioration des procédures pour augmenter l’efficience du service et la qualité du service client. Il peut éventuellement en fonction des piques intervenir sur l’administration des ventes de la formation initiale.

     

    Activités principales :

    Notamment :

    •         Pour l'Executive MBA : Gérer la relation avec les participants et payeurs pour la constitution des dossiers financiers et tout au long du processus d'admission jusqu'à l'inscription formelle du participant

    •        Pour les programmes Inter et EMS : Accuser réception des conventions de formation professionnelle et des feuilles d'émargement établies par les acteurs en charge au sein du service (responsables de clientèle, voire responsables commerciaux)

    •        Recenser et veiller au respect des échéanciers de facturation

    •        A l'issue des sessions de formation, procéder au rapprochement entre les conventions, les feuilles d'émargement et les montants à facturer

    •        Collecter l'ensemble des pièces justificatives associées à l'émission de la facture depuis la signature de la convention et à chaque échéance de facturation ; s'assurer de leur exhaustivité en nombre et de leur précision en contenu

    •        Etablir les bordereaux de facturation - pour EMBA, programmes Inter, EMS et VAE - et les adresser à la comptabilité clients

    •        Appuyer les directeurs et/ ou gestionnaires/ chargé(e)s de programmes dans l'octroi d'un échéancier de paiement, selon le cas.

    •        Assurer la gestion de la relation avec les payeurs - entreprises, organismes financeurs (FONGECIF, OPCA, Pôle emploi ... ), participants - en cas de réclamation ou pour fourniture d'informations manquantes

    •        Aiguiller au sein de la Division Corporate les balances âgées reçues par l'intermédiaire du Contrôle de Gestion

    •        Elaborer les statistiques de facturation et informer les Directeurs de département pour mobilisation des responsables de clientèle et du service Moyens & Ressources afin de sécuriser une facturation régulière et la récupération des montants attendus

    •        pour EMBA : Constituer les tableaux de statistique des effectifs et l'outillage Excel pour la gestion de la facturation et des impayés.

      

    Profil

    Profil

    -          Diplômé d’un BAC+3/+5 (minimum ou équivalent) en fonction de l’expérience et du cursus

    -          Vous êtes reconnu pour votre sens du service client, votre rigueur et votre capacité à mettre en œuvre et encadrer des processus.

    -          Vous savez faire preuve d’empathie, et avez un très bon relationnel.

    -          Vous maîtrisez parfaitement excel, la connaissance de SAP ou de Aurion ainsi que la programmation serait un plus.

    -          Vous justifiez d’un bon niveau de connaissance de la comptabilité en particulier cycle clients et un bon socle de contrôle financier.

    -          Des notions de droit des contrats et du droit à la consommation serait un plus pour traiter au mieux les dossiers.

    -          Une excellente maîtrise du français et de l’anglais est indispensable pour ce poste.

    - Une expérience en juridique, comptabilité, finance ou la relation client serait un atout supplémentaire.

    Poste ouverts aux personnes en situation de handicap.