Assistante du responsable administratif h/f

Contrat à Saint-Germain-en-Laye, 78100 - CDD - 06/07/2022


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L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. 

CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : 

- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, 

- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,

- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

Missions

L'agent.e assurera ces missions principales :

  1. assurer l’organisation des instances de l’institut,

  2. assister la responsable administrative notamment en étant référente du site de formation de Saint-Germain-en-Laye.

Activités principales :

Assurer l’organisation des instances de l’INSPÉ (COSP et CI) :

· Assurer la gestion et l’organisation des élections des instances de l’institut

· Assurer la logistique et préparer les réunions des instances de l’institut, en assurer la prise de note et la rédaction des comptes rendus

 

Assister la responsable administrative de l’INSPÉ :

· Assurer la logistique et préparer les réunions, notamment les réunions RAS-Chefs de service (composante), Responsables administratives MEEF (académique)

· Rassembler les informations et les documents pour la constitution des dossiers nécessaires

· Gérer l’agenda

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

· Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les différentes structures de l’établissement et les partenaires extérieurs

· Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure,

· Gérer, traiter, coordonner des informations écrites (courriers et messageries) et orales (accueil et orientation des appels téléphoniques),

· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

· Classer et archiver des documents sous forme papier et électronique

 

Être référente du site de formation de Saint-Germain-en-Laye

· Assister la responsable administrative de composante dans l’animation et la planification des activités de l’équipe de secrétaire pédagogique, d’accueil et appariteur du site

Activités associées :

· Rédiger, mettre en forme ou relire des courriers et documents complexes

· Traitement de dossiers ponctuel et suivi de dossiers

· Assister le directeur en l’absence de son assistante

 

Profil

Profil :

· Connaissance des règles administratives et de fonctionnement de l’enseignement supérieur, plus particulièrement des universités et des INSPÉ

· Techniques d’élaboration de documents (prise de notes, rédaction de comptes-rendus, tenue agenda)

· Connaissance de la gestion financière et comptable.

· Savoir effectuer une prise de note et rédiger un compte rendu

· Maîtrise de l’environnement bureautique et des outils informatiques spécifiques

· Utilisation des modes de communication électronique

 

Conditions de travail :

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires

• 38h35 hebdomadaire

• CDD 12 mois renouvelable

• 52 jours de congés / an

• Amicale CY

• Poste à pourvoir dès que possible

Offre terminée