L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
CY Cergy Paris Université s’est engagé dans un processus d’amélioration de sa politique en matière de ressources humaines (démarche Human Resources Strategy for Researchers) et a obtenu le label Excellence in Research. Ce label représente un atout pour :
Améliorer la qualité de l’emploi, du développement des compétences et de l’environnement de travail des chercheurs (responsabilité sociétale des entreprises, qualité de vie au travail).
Développer l’attractivité de l’établissement,
Soutenir une forte ouverture à l’international.
Missions
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
CY Tech dispose d’une offre de formation importante avec l’école d’ingénieur, le Bachelor, l’école du design, les masters, les mastères spécialisés, l’apprentissage, les contrats pro. Pour la rentrée 2021, les inscriptions administratives de CY Tech sont décentralisées sur son site avec également un objectif de dématérialisation des dossiers d’inscription. Celles-ci devront s’effectuer avec l’appui technique et professionnel des services centraux de l’établissement CYU. Le service est entièrement créé pour répondre à cette nouvelle mission.
MISSIONS
Placé(e) sous l’autorité du ou de la chef(fe) de service, l'agent assure des activités en matière de scolarité en lien avec les services centraux de l’établissement. Il participe à son échelle à atteindre l’objectif d’inscrire administrativement tous les étudiants de CY Tech tous périmètres confondus. Il ou elle devra :
- Instruire les dossiers d’inscription administrative, être en lien avec les gestionnaires des études et/ou secrétaires pédagogiques et la direction des admissions de CY Tech
- Piloter à son échelle, la gestion d’un portefeuille de dossiers d’étudiants dans le processus complet des inscriptions administratives et effectuer les inscriptions dans Apogée
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueillir et informer le public sur les questions liées aux inscriptions administratives.
- Participer activement à la préparation des inscriptions administratives ainsi qu’à la rédaction des procédures.
- Réaliser les inscriptions administratives dans Apogée.
- Assurer le suivi des dossiers d'inscriptions (transferts, remboursements, situations universitaires, annulations, réorientations, certificats de scolarité, CMS, conventions...).
- Gérer les vérifications liées aux enquêtes ministérielles (enquêtes 20 et 45)
- Assurer le lien avec la direction des admissions pour le suivi des candidats admis
- Tenir à jour les tableaux de bord et les documents
- Assurer le suivi de l'activité des vacataires inscriptions affectés à la composante dont le gestionnaire est le référent.
- Assurer la suppléance de la régie de recettes.
- Assurer la suppléance de la référente pour les cartes multiservices.
- Apporter son appui aux différents activités du service et de la direction adjointe en charge de la pédagogie autant que nécessaire à la demande du chef de service
- Être à l’écoute des étudiants tout au long de l’année et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.
Profil
COMPÉTENCES
- Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur, en particulier de l'université de CY Cergy Paris et de ses projets, culture d'établissement et des questions liées à la scolarité.
- Connaissance de l'environnement professionnel, de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur
- Connaissance des cursus pédagogique des étudiants et diplômes d'enseignement supérieur
- Connaissances des logiciels/applications métier du service (ecandidat, Parcoursup).
- Savoir rechercher l’information, la vérifier, la traiter et la classer
- Maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint et des outils de messagerie
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Veille réglementaire sur son domaine de compétences
QUALITÉS
- Être capable de travailler en autonomie tout en respectant les consignes hiérarchiques
- Discrétion (accès aux données et informations personnelles des étudiants)
- Capacité organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique, réactivité, disponibilité, esprit d'équipe.
- Être force de propositions
- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée.
- Disponibilité et nécessité d'une grande polyvalence et résistance au stress (accueil d’un public très nombreux et amplitude horaire importante lors des campagnes d’inscriptions).
NIVEAU D’ÉTUDES
Niveau d'études minimum requis : CAP, BEP ou diplôme équivalent
EXPÉRIENCE
Expérience appréciée dans une fonction similaire
Maîtrise d’Apogée souhaitée : domaines inscription administrative, dossier étudiant
Connaissance des règles d'hygiène et sécurité
Maîtrise de l'anglais bienvenue