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Assistant d'accueil et de secrétariat en hébergement H/F

    Description

    Le Crous de Bordeaux Aquitaine intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l’amélioration des conditions de vie matérielle des 132.000 étudiant.e.s de l’académie de Bordeaux. Etablissement public doté de la personnalité morale et financière, le Crous gère les aides financières (32.000 boursiers.ères sur critères sociaux), une offre de restauration à tarification sociale équivalent à 3.000.000 de repas par an et un parc de 10.500 logements. Doté d’un budget de 80 M€ (hors bourses sur critères sociaux), le Crous de Bordeaux Aquitaine emploie 700 personnels permanents et gère un patrimoine immobilier de plus de 300.000 m² de surfaces bâtis localisé sur la métropole bordelaise et les agglomérations d’Agen, Côte Basque-Adour, Dax, Mont-de-Marsan, Pau et Périgueux.

    Avantages

    - Contribution à la mutuelle
    - Forfait mobilité durable (sous conditions)
    - Prise à hauteur de 75% de l'abonnement transport (domicile / travail)
    - Action sociale attractive (sous conditions)
    - Un carrière dynamique (mobilité interne, possibilités d'évolutions, accompagnement personnalisé pour évoluer dans sa carrière, formation continue)
    - Bonne conciliation vie personnelle et professionnelle

    Mission

    Sous l’autorité hiérarchique de la Direction du site hébergement , l' assistant.e d'accueil et de secrétariat a pour missions :

    Activités principales :

    • Accueil physique du public

    • Gestion des appels téléphoniques du standard

    • Informe, oriente et renseigne les étudiants sur les formalités administratives

    • Traitement du courrier papier et électronique (dispatching des mails aux différents

    • gestionnaires et réponses de 1er niveau)

    • Impression et répartition des demandes de réparation de niveau 1

    • Suivi des travaux N1 sur fichier excel et google drive

    • Lecture et transmission si besoin du rapport de ronde

    • Envoi des attestations de logement, quittancement, attestation CAF, via héberg

    • Archivage des bons travaux N1 et N2

    • Collabore avec les agents de terrain, les gestionnaires et la direction

    • Envoi des POWOW

    • Si besoin effectue les états des lieux entrants et sortants

    • Saisie les demandes d’intervention Cofely si problème d’eau chaude et de chauffage

    • selon procédure établie

    • Gestion de prêt de clé aux étudiants

    • Envoi d’information via Powow et/ou publipostage

    • Envoie des avertissements aux étudiants et gestion du tableau de suivi

    • Transmission mensuelle des nouveaux arrivants aux étudiants référents

    • Fermeture à clé et mise sous alarme des locaux si besoin

    Modalités de recrutement:

    • Motif du recrutement: poste vacant

    • CDD à partir du 02/01/2025

    • Horaires: 8h/16h15 ou 9h/17h15 ou 9h45/18h par roulement - 45 mins de pause déjeuner.

    • 35h/semaine selon planning

    • Rémunération: 1800 euros brut par mois (+ SFT, aide à la mutuelle et participation financière aux frais de transports en commun)

    Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités du service public

    Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier toute autre tâche de service et d’entretien.

    Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) de rupture de service, l'agent peut être amené temporairement, sur décision de l'autorité de gestion de proximité, à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requises par celui-ci.

    Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération de celles-ci avec celles ordinairement occupées par l’agent lui est versé au prorata temporis.

    Profil

    Connaissances professionnelles:

    • Maîtrise des technologies de communication et de gestion : logiciels métiers et de

    • bureautique (Pack office)

    • Maîtrise de l’expression écrite et orale,

    • Connaissance souhaitée d’une deuxième langue (anglais),

    • Connaissance des techniques d’accueil et de communication,

    • Capacité d’adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière,

    • sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté

    • Connaissance des règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur,

    • Respect des procédures, autonomie, réactivité, capacité d’adaptation, savoir rendre compte