De manière plus détaillée, l’Assistant.e Administratif.ve rattaché.e au service technique a notamment pour missions de :

Gestion administrative :

· Organiser le classement, la numérisation, l’archivage et le stockage de l’ensemble des documents du service et être force de proposition sur cette mission

· Prendre les appels téléphoniques, relever le courrier, coordonner les informations

· Assister administrativement le Directeur technique sur des demandes diverses et variées pour la marche en avant du service

· Saisir dans logiciel professionnel les commandes du service

· Mettre en place les outils nécessaires au suivi des dossiers et à l’organisation du service dans sa partie administrative (tableaux de bord / procédures / affichage / communication interne ….)

· Assurer, aux côtés du Directeur technique, le suivi des budgets et dépenses du service technique

Aide à une gestion efficace des interventions techniques

· Répartir les travaux à faire, saisis au préalablement par les différents services de l’hôtel dans un logiciel professionnel, entre les membres de l’équipe technique

· Travailler en collaboration avec le Directeur technique à la planification des travaux à réaliser pendant la période de fermeture

Prestataires extérieurs :

· Aider à la planification des interventions externes à faire au sein de l’hôtel et dans les logements du personnel

· Assurer la prise de RDV pour ces interventions, les relances, le suivi et information des services concernés des dates d’intervention, en lien avec le Directeur technique

· Traiter l’administratif en lien avec ces prestataires

· Recherche de nouveaux fournisseurs en vue de devis comparatifs

Gestion des stocks :

· Optimiser le stockage du petit matériel technique pour en faciliter le repérage et le comptage

· Effectuer les inventaires hebdomadaires de ce matériel

Plannings :

· Etablir les plannings de présence de l’équipe technique sur le logiciel RH Suite, en conformité avec les dispositions légales et règlementaires, en assurer l’affichage dans le service et la transmission au service RH