Nous sommes actuellement à la recherche d’une ou un coordinateur.rice pays pour superviser notre équipe en Haïti.

Département : IMPACT

Titre : Coordinateur.rice / Représentant.e pays

Durée du contrat : 12 mois

Lieu de travail : Port-au-Prince

Date de commencement : dès que possible

FONCTIONS

Sous la direction du directeur exécutif d’IMPACT à Genève, le/la coordinateur / représentant pays est chargé(e) de représenter IMPACT, de gérer et de développer les programmes d’IMPACT dans [le pays et / ou, le cas échéant, la région]. Il / elle dirige l'équipe IMPACT pour atteindre l'excellence du programme et assurer le plus haut niveau d'impact et de responsabilité, tout en garantissant la conformité aux directives, politiques et normes d'IMPACT à travers la mission. Le CC / CR est en contact régulier avec le siège, s'assurant que les risques organisationnels soient rapidement et clairement communiqués au directeur général, au directeur des programmes et des opérations de pays, et aux autres responsables concernés au siège. Elle / il promouvra la vision organisationnelle et les valeurs fondamentales à travers la mission et s'associera activement avec le siège pour contribuer à la mise en œuvre des stratégies globales d'IMPACT.

Dans sa mission, le Représentant / Coordinateur Pays sera hébergé(e) par ACTED et relèvera directement de la responsabilité et de la gestion du Directeur Pays d’ACTED et de ses délégués pour toutes les questions administratives, de sécurité, de logistique et de finances. Il / elle respectera donc pleinement les règles et règlements d’ACTED en matière de sécurité, de ressources humaines, d’administration et de logistique et, en coordination avec ACTED, veillera à ce que tout le personnel d’IMPACT les respecte.

RESPONSABILITES

DÉVELOPPEMENT ET MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE

Analyse du contexte : s’assurer qu'IMPACT a une compréhension à jour de:
1. La situation socio-économique du pays, l’impact d’une crise et la situation de l’aide / humanitaire;
2. Les mécanismes de planification, de coordination et de réponse de l'aide / humanitaire, ainsi que les principaux acteurs de l'aide / humanitaire.
Élaborer et superviser la mise en œuvre d’une stratégie de pays pour la mission et jouer un rôle de premier plan dans l’identification des opportunités stratégiques pour renforcer le travail d’IMPACT dans le pays ; en particulier :
1. Consolider et renforcer la programmation et les opérations en cours;
2. S'assurer que les activités d'IMPACT soient pertinentes et aient un impact mesurable sur l'aide / la réponse humanitaire ;
3. Identifier de nouveaux domaines dans lesquels IMPACT peut ajouter de la valeur à l'aide / réponse humanitaire;
4. Assurer le suivi des opportunités pour le développement du programme IMPACT et le renforcement des interventions;
5. Identifier les opportunités de financement pour consolider, renforcer et / ou étendre les programmes du pays;
6. Formaliser une stratégie nationale en harmonie avec les stratégies, priorités et programmes mondiaux / régionaux.
S'assurer que chaque unité au sein de la mission élabore et poursuive une stratégie d'unité alignée sur les objectifs de la stratégie pays

COLLECTE DE FONDS

En étroite coordination avec IMPACT HQ, approcher les bailleurs de fonds pour identifier le financement pour soutenir les programmes d'IMPACT (y compris, le cas échéant, REACH, PANDA et, avec ACTED, AGORA) dans le pays ;
Superviser la conceptualisation de la proposition de projet (énoncé du problème, cadre logique) dans le cadre de la stratégie nationale, régionale et mondiale, examiner avec ACTED et / ou d'autres partenaires nationaux concernés, le cas échéant, et soumettre la proposition à Département Grants du siège pour validation ;
Superviser la conception du budget, en étroite consultation avec ACTED (le cas échéant), et soumettre au Département Finance d'IMPACT HQ pour validation ;
Assurer l'application des lignes directrices d'IMPACT sur la proposition, le budget et la conception du contrat;
Conseiller le Département Grants sur l'approche / la réglementation spécifique des bailleurs de fonds ;
Négocier des propositions et / ou des contrats avec les bailleurs de fonds, en étroite coordination avec IMPACT HQ et en consultation avec le Directeur Pays d'ACTED (en cas de proposition / contrat conjoint).

PLANIFICATION ET MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME

Veiller à ce que tous les programmes IMPACT contribuent à une meilleure planification de l'aide et soient alignés sur les stratégies mondiales et nationales d'IMPACT ;
Veiller à ce que tous les programmes soient planifiés conformément aux objectifs pertinents du projet et au cycle de recherche d’IMPACT et aux autres directives pertinentes ;
Superviser toutes les étapes de la mise en œuvre du programme, recevoir des mises à jour régulières de la part des membres de l'équipe fournissant des contributions si nécessaires, et effectuer des visites de terrain sur les sites du programme pour le suivi, le contrôle de la qualité et le mentorat et l'encadrement du personnel du programme ;
S'assurer que tous les programmes soient menés en coordination avec le siège d'IMPACT et, le cas échéant, fassent l'objet d'une validation. Pour toutes les recherches, passer en revue les mandats, les données et les projets de livrables, les équipes d'évaluation, de données et de SIG pour s'assurer qu'ils répondent aux normes attendues avant d'être envoyés au siège d'IMPACT pour validation. Assurer la qualité et l'exactitude des informations techniques fournies ainsi que la confidentialité et la protection des informations collectées;
Maintenir un lien régulier avec ACTED (le cas échéant) pour faciliter la fourniture d'un soutien logistique, administratif et de sécurité pour faciliter la mise en œuvre du programme, ainsi que s'assurer que les équipes IMPACT se conforment à la sécurité d'ACTED et aux autres réglementations FLAT pertinentes pendant la mise en œuvre du programme ;
Assurer le niveau de coordination requis avec les partenaires dans la planification et la mise en œuvre des programmes ;
Veiller à ce que des synergies soient établies et mises en œuvre entre les différentes unités de programme IMPACT dans le pays, et établir des liens avec d'autres pays IMPACT le cas échéant;
Gardez une trace des progrès et des retards de toute mise en œuvre du programme. Veiller à ce que les retards ou les problèmes identifiés pour des programmes spécifiques soient signalés au siège par écrit et oralement en temps opportun.

GESTION DU CYCLE DE PROJET

Gestion des subventions et des projets
1. Assurer l'organisation en temps opportun du lancement du projet, de la revue / mise à jour et des réunions de fin de projet ;
2. Surveiller la réalisation des produits, les taux de consommation de trésorerie et assurer un délai d'achèvement des projets grâce à l'examen des BFU, de la fiche d'information du projet et des rapports de projet ;
3. S'assurer que les obligations contractuelles soient respectées en termes de livrables ainsi que les exigences de reporting narratif et financier, en étroite coordination avec la direction des Grants du siège et (le cas échéant) avec ACTED PD et les départements de la Finance ;
4. S'assurer que les indicateurs de suivi et d'évaluation contractuels soient identifiés et suivis en temps opportun ;
5. Fournir un soutien ad hoc à la mise en œuvre du projet par le dépannage et l'élimination des points de blocage ;
6. Assurer une contribution adéquate aux outils de suivi des projets et des propositions grâce à la soumission en temps opportun de l'outil de suivi des rapports (RFU) mis à jour tous les mois.
Gestion financière
1. Anticiper les risques financiers et les déficits de financement ;
2. Contrôler les budgets des projets pour éviter les dépenses insuffisantes / excessives, en lien avec les départements de la Finance d’IMPACT HQ et (le cas échéant) d’ACTED;
3. Assurer des rapports financiers exacts et en temps opportun, en lien avec la finance d'IMPACT HQ et (le cas échéant) d’ACTED;
4. Assurer un suivi et des prévisions budgétaires précis des dépenses, en lien avec et IMPACT HQ Finance (le cas échéant) avec ACTED finance ;
5. Garantir des rapports financiers exacts et en temps opportun à la Finance du siège, y compris la soumission mensuelle au siège des tableaux de suivi budgétaire (BFU) mis à jour pour tous les projets et des tableaux d'affectation du personnel.
Biens et gestion informatique
1. Assurer une bonne gestion des biens ;
2. Assurer des systèmes informatiques appropriés, une sauvegarde des données et une protection contre les logiciels malveillants ;
3. Assurer des moyens de communication suffisants et fiables ;
4. Assurer la liaison régulière avec le hub IMPACT HQ et (le cas échéant) les services logistiques et informatiques d'ACTED ;
5. Assurer la mise en œuvre et la maintenance du serveur du pays pour un stockage sécurisé et le partage de la documentation interne;
6. Assurer et surveiller régulièrement l'utilisation du serveur par tous les membres de l'équipe conformément aux directives d'IMPACT.
Suivi de l'audit externe
1. Soutenir la préparation d'audits externes en étroite collaboration avec HQ Finance.

GESTION D’EQUIPE ET LEADERSHIP

Leadership
1. Assurer le leadership dans l'ensemble de la mission, ainsi qu'au sein de l'équipe de la direction du pays ;
2. Transmettre les valeurs et la vision d’IMPACT et leur déclinaison au niveau national, et aider les responsables et tout le personnel à faire de même.
Gestion du personnel
1. Veiller à ce que le personnel d'IMPACT, ainsi que le personnel national travaillant dans les programmes IMPACT (y compris REACH, PANDA et les parties pertinentes d'AGORA) comprennent et soient capables d'assumer leurs rôles et responsabilités liés aux opérations dans le pays et les liens avec le siège;
2. Veiller à ce que tous les membres du personnel disposent de mandats, de plans de travail et d'indicateurs clés de performance clairs et régulièrement mis à jour par rapport auxquels leur performance sera évaluée;
3. Promouvoir l'esprit d'équipe, la productivité et le bien-être du personnel;
4. Encadrer et soutenir l'équipe pour renforcer les capacités, améliorer l'efficacité et la performance, et suivre la gestion de carrière du personnel international et national travaillant dans les programmes IMPACT;
5. Promouvoir la croissance et le développement du personnel au sein de l'organisation, en établissant des liens actifs avec le siège pour fournir des commentaires et soutenir la rétention et la mobilité interne. Cela comprend l'identification et le renforcement des capacités du personnel ayant un potentiel d'évolution vers des postes de direction;
6. Gestion des conflits interpersonnels (internes et externes);
7. Assurer une mise à jour régulière avec les RH du siège sur le potentiel du personnel, la gestion des carrières, les opportunités de formation, les problèmes contractuels, les difficultés rencontrées ou exprimées par le personnel sur le terrain;
8. S'assurer que la communication et la liaison avec le siège soient établies immédiatement en cas de problème de RH;
9. Veiller à ce que le personnel du pays reçoive une introduction et une formation appropriées à son arrivée / son embauche;
10. Veiller à ce que le personnel du pays reçoive une formation régulière sur le code de conduite et les politiques d’IMPACT.
Modèle d'unité
1. S'assurer que les unités organisationnelles soient établies dans l'ensemble de la mission, en étroite collaboration avec le siège
2. S'assurer que tous les membres du personnel d'une unité donnée reçoivent des précisions sur leurs rôles et responsabilités
Administration et gestion des ressources humaines
1. Assurer le recrutement transparent et opportun du personnel national travaillant dans les programmes IMPACT (en coordination avec ACTED le cas échéant) et contribuer au recrutement du personnel international dès l'identification du siège;
2. En coordination avec le siège d'IMPACT et (pour le personnel national, le cas échéant) les ressources humaines ACTED du pays, adapter de manière proactive la structure du personnel aux besoins et au financement;
3. Élaborer et mettre à jour l'organigramme du pays et le plan de recrutement du personnel, à l'aide des modèles fournis par le siège, conformément aux besoins de la stratégie du pays et aux exigences budgétaires et programmatiques existantes;
4. Assurer une évaluation régulière des performances et une gestion de carrière;
5. Assurer des rapports RH précis et opportuns au siège d'IMPACT;
6. Liens avec les RH du siège pour fournir des mises à jour régulières sur le personnel international d'IMPACT, ainsi que sur les cadres nationaux travaillant dans les programmes IMPACT;
7. Assurer en temps opportun les feuilles de présence, les plans de congé ainsi que les formulaires de sortie pour le personnel partant.

COORDINATION ET COMMUNICATION INTERNE

Communication interne
1. Faciliter la communication interne au sein de l'équipe et le partage d'informations pour un environnement de travail positif ;
2. Assurer la mise en place de réunions d'équipe internes régulières, conformément aux directives de communication interne d'IMPACT;
3. Assurer des rapports réguliers au siège d'IMPACT par le biais du rapport mensuel de coordination, ainsi que des rapports directs aux départements Grants, Finance, des Ressources Humaines et Programmes du siège;
4. Veiller à ce que tout risque pour la programmation, les projets ou le personnel d'IMPACT soit communiqué le plus tôt possible et compris par le directeur des programmes de pays d'IMPACT et le chef de département concerné du siège, y compris, le cas échéant, le directeur exécutif.
Coordination avec ACTED - valable dans tous les pays où les équipes IMPACT sont hébergées par ACTED
1. Coordonner régulièrement avec le Directeur Pays d’ACTED à travers des réunions hebdomadaires et la soumission de mises à jour mensuelles;
2. Assurer une coordination régulière avec le développement de projets d'ACTED, les finances et les autres départements FLAT à toutes les étapes du développement et de la mise en œuvre du projet, y compris les consultations pour les discussions avec les bailleurs de fonds, la participation au lancement du projet et les réunions sur les leçons apprises, la rédaction conjointe de mises à jour internes mensuelles (BFU, RFU, tableaux d'allocation, etc.), et rédaction des rapports des donateurs ou des demandes de modification;
3. Assurer la conformité de tout le personnel d'IMPACT aux procédures ACTED FLAT et de sécurité. Faciliter la coordination entre les programmes IMPACT et les coordonnateurs de zone d'ACTED, le cas échéant;
4. S'assurer que tout le personnel d'IMPACT, ainsi que le personnel travaillant sous la supervision d'IMPACT (dans les projets REACH / AGORA / PANDA), connaisse et respecte pleinement les réglementations d'ACTED en termes d'administration, de logistique et de sécurité;
5. S'assure que les mouvements d'IMPACT soient coordonnés et validés par le service Sécurité d'ACTED, dans la fréquence et la modalité demandées par ce dernier ;
6. Liens régulier avec l'administration et la finance d'ACTED pour planifier les déplacements ainsi que les congés et le bien-être du personnel IMPACT sous sa supervision ;
7. Informer et coordonner immédiatement avec IMPACT HQ HR et ACTED CD si le personnel d'IMPACT, ainsi que le personnel travaillant sous la supervision d'IMPACT, ne respectent pas la réglementation ACTED, notamment en termes de sécurité.

ENGAGEMENT EXTERNE

Établir, maintenir et améliorer des relations de travail actives et régulières avec les plates-formes de coordination (clusters, secteurs, groupes de travail, forum des ONG, HCT, etc.), les agences des Nations Unies, les donateurs, les ONG, les consortiums, les universités, etc.
Promouvoir une contribution régulière et proactive d'IMPACT et de ses programmes dans les principaux forums de prise de décision sur l'aide (y compris HCT, réunions de coordination des donateurs, réunions inter / cluster, etc.) et pour les étapes clés de la prise de décision (HNO / HRP, exercices financiers , etc);
S'assurer qu'IMPACT et ses programmes soient bien compris par les principales parties prenantes de l'aide et que des options de partenariat potentielles aient été explorées le cas échéant;
Assurer la participation d'IMPACT aux principaux forums de coordination et maintenir une approche collégiale, cohérente et partagée des relations externes par le personnel d'IMPACT aux niveaux national et infranational ;
Identifier les opportunités potentielles et développer les relations avec les donateurs, le cas échéant;
Capitaliser et renforcer les relations avec les principaux partenaires mondiaux d'IMPACT au niveau des pays; s'assurer que tous les problèmes pouvant avoir un impact sur les partenariats mondiaux soient communiqués et compris par les directeurs d'IMPACT
Maintenir une perception positive d'IMPACT par les partenaires externes, les donateurs et les plateformes de coordination.

DIFFUSION DES PRODUITS ET COMMUNICATION EXTERNE

En étroite coordination avec le siège, diriger la diffusion des produits / produits de recherche / programme, y compris par le biais de présentations dans les pays, d'articles sur des sites Web, d'articles dans des journaux, de contenus de médias sociaux d'IMPACT, de courriers électroniques ciblés, de réunions, etc., conformément aux lignes directives de diffusion et des communications d’IMPACT
Soutenir le siège d'IMPACT dans la diffusion au niveau mondial de la mission du pays, y compris en fournissant des informations mises à jour pour le site Web et les médias sociaux, l'organisation / la participation à des événements, des séances d'information et des tables rondes au niveau du siège;
Centraliser tous les contacts médias au niveau du pays; s'assurer que tous les échanges de médias soient soumis à une validation écrite préalable par le Directeur du Plaidoyer du siège.

RESPONSABILITE ENVERS LES COMMUNAUTES ET LES BENEFICIAIRES

Le membre du personnel est responsable de s'assurer que toutes les relations avec les communautés avec lesquelles nous travaillons soient menées de manière respectueuse et consultative. Veiller à ce que les communautés soient correctement consultées et informées sur les objectifs, les activités, les critères de sélection des bénéficiaires et les méthodologies du programme d’IMPACT. C'est la responsabilité de chaque membre du personnel d'IMPACT.

CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Le CC IMPACT maintiendra la plus stricte confidentialité sur toutes les données collectées et les processus associés. Il / elle prendra activement des mesures pour empêcher le partage non autorisé de toute information et donnée appartenant à IMPACT et ses partenaires, ou collectées lors de sa mission chez IMPACT.

(REPRESENTANT DU PAYS) CONTRIBUER A LA STRATEGIE ET AUX OPERATIONS MONDIALES

Le/la représentant(e) de pays s’entretiendra régulièrement avec les directeurs d’IMPACT et les responsables mondiaux pour contribuer aux priorités stratégiques globales d’IMPACT et s’y engager. Cela peut inclure le soutien à l'élaboration de directives ou de formations globales ; engagement actif dans les COP; soutenir le développement des opérations d’IMPACT dans d’autres pays, y compris la fourniture d’une assistance à distance et de « surge »; représentation externe et engagement avec les parties prenantes mondiales; et autres tâches déterminées avec le directeur exécutif