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Gestionnaire Achat - Comptable fournisseur (F/H) / Purchasing Officer - Supplier Accountant (M/W)

    Description

    [English below]

    Mercator Ocean International développe des activités d'océanographie opérationnelle depuis près de 25 ans, dans le cadre de sa mission d’intérêt général de préservation de l'océan.

    De nombreux défis scientifiques et sociétaux doivent être relevés afin de garantir un océan durable, qu'ils concernent l'environnement, la biodiversité, le changement climatique, l'économie bleue ou l'éducation. Pour relever ces défis, Mercator Ocean conçoit, développe, opère et maintient à l’état de l’art scientifique des systèmes numériques capables de décrire, d’analyser et de prévoir l’état de l’océan en 3D, en continu et en temps réel. Les informations scientifiques sont ensuite traduites pour être accessibles à tous, qu'il s'agisse de services publics ou commerciaux, de décideurs politiques, d’industriels, d'associations, d'ONG, d'enseignants ou de citoyens. Mercator Océan International allie ainsi au quotidien excellence scientifique et engagement social.

    En tant que société à but non lucratif sous gouvernance multinationale (ES, FR, GB, IT, NO), nous travaillons dans un climat de confiance avec nos dix partenaires actionnaires, tous acteurs clés du développement de l'océanographie européenne.

    Avantages

    - RTT
    - Horaires flexibles
    - Forfait mobilité durable

    Mission

    A propos du poste :

    Vous intégrez le département Secrétariat Général pour assurer la gestion administrative et les relations commerciales avec les fournisseurs. Votre rôle sera d’assurer la conformité du traitement des factures fournisseur, de faire appliquer les procédures internes, et de faire le lien entre les besoins des collaborateurs, des fournisseurs et de la comptabilité.

    Ce poste est un CDD de remplacement sans terme précis pour congés maternité.

    Poste à pourvoir mi-juillet 2024 (estimé au vu de la date de départ en arrêt maternité) et l’estimation de la durée du besoin est de 7,5 mois de mi-juillet à fin février.

    Vous intervenez dans un monde d’expertise technique et scientifique, et côtoyez des profils professionnels différents dans un contexte multinational.

    Dans ce contexte, vous serez plus particulièrement en charge d'assurer la gestion administrative des achats :

    • Saisir dans l’ERP les commandes et envoyer les bons de commande aux fournisseurs.

    • Contrôler les factures dématérialisées (mentions légales, rapprochement au bon de commande).

    • Préparer la saisie des factures dans l’ERP (affectation analytique, affectation comptable, taux de TVA).

    • Assurer la traçabilité des justificatifs.

    • Respecter les délais de règlement, fournir les factures à payer à la comptabilité.

    • Echanger avec les fournisseurs : relance et résolution des litiges.

    • Préparer les états de contrôle nécessaires aux clôtures comptables (contrôle de la balance auxiliaire, identification des factures non parvenues…).

    • Faire appliquer les procédures internes et participer à leur amélioration continue.

    • Contribuer au suivi administratif des investissements et aux inventaires des immobilisations.

     

    Au-delà de ces missions, vous aurez l’occasion de participer à l’amélioration continue de nos services en apportant votre support et votre expérience.

    Profil

    Les atouts pour réussir :

    Nous recherchons des candidat.e.s avec une bonne capacité d’organisation, de gestion des priorités et des délais. Votre esprit d’initiative, votre constance, votre attitude bienveillante et votre bon sens du relationnel seront des atouts pour la réalisation de vos missions et faire vivre les procédures au sein de l’entreprise.

    Vos compétences contribueront au bon fonctionnement de l’entreprise.

     La pratique de l’anglais est indispensable (B2 minimum).

    Vous êtes titulaire d'un Bac +2 ou équivalent dans le domaine de la gestion administrative des achats, ou en comptabilité fournisseur avec 5 ans d’expérience minimum.

    [English version]

    Who are we?

    Mercator Ocean International has been developing operational oceanography activities for nearly 25 years, as part of its public interest mission to preserve the ocean.

    Many scientific and societal challenges must be met to ensure a sustainable ocean, whether they concern the environment, biodiversity, climate change, the blue economy or education. To meet these challenges, Mercator Ocean designs, develops, operates and maintains state-of-the-art digital systems capable of describing, analysing and forecasting the state of the ocean in 3D, continuously and in real time. The scientific information is then translated to be accessible to all, whether they are public or commercial services, political decision makers, industrialists, associations, NGOs, teachers or citizens. Mercator Ocean International thus combines scientific excellence and social commitment on a daily basis.

    As a non-profit company under multinational governance (ES, FR, GB, IT, NO), we work in a climate of trust with our ten shareholder partners, all key players in the development of European oceanography.

    About the job:

    You will join the General Secretariat Department to handle administrative management and commercial relations with suppliers. Your role will be to ensure that supplier invoices are processed correctly, to enforce internal procedures, and to act as a link between the needs of employees, suppliers and accounting.

     

    This position is a replacement contract for maternity leave, for the duration of the absence.

    Position to be filled mid-July 2024 (estimated in view of the date of departure on maternity leave) and the estimated duration of the need is 7.5 months from mid-July to the end of February.

    You will be working in a world of technical and scientific expertise, with a wide range of professional profiles in a multinational context.

     

    In this context, you will be more specifically in charge of administrative management of purchasing :

    • Enter orders in ERP and send purchase orders to suppliers.

    • Verify dematerialized invoices (legal mentions, reconciliation with purchase order).

    • Prepare invoice entry in ERP (analytical allocation, accounting allocation, VAT rates).

    • Ensure the traceability of documents.

    • Respect payment terms, make invoices available to the accounting department for payment.

    • Interact with suppliers: reminders and dispute resolution.

    • Prepare the necessary control statements for the accounts (control of subsidiary balances, identification of invoices not received, etc.).

    • Enforce internal procedures and contribute to their continuous improvement.

    • Contribute to the administrative follow-up of investments and fixed asset inventories.

     

    In addition to these tasks, you will have the opportunity to participate in the continuous improvement of our services by contributing your support and experience.

     

    Assets for success:

    We are looking for candidates with good organizational skills, able to manage priorities and deadlines. Your initiative, consistency, caring attitude and good interpersonal skills will be assets in carrying out your assignments and ensuring that procedures are followed within the company.

    Your skills will contribute to the smooth running of the company.

    English is essential (minimum B2).

    You have 2 years' higher education or equivalent in purchasing administration or supplier accounting, with at least 5 years' experience.