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Chargé.e d'accueil et de gestion des chercheurs internationaux - H/F

  • Neuville-sur-Oise, 95000

  • CDD

  • 01/01/2024- 31/12/2024

Description

L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. 

CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : 

- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, 

- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,

- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

CY Cergy Paris Université s’est engagé dans un processus d’amélioration de sa politique en matière de ressources humaines (démarche Human Resources Strategy for Researchers) et a obtenu le label Excellence in Research. Ce label représente un atout pour :

  • Améliorer la qualité de l’emploi, du développement des compétences et de l’environnement de travail des chercheurs (responsabilité sociétale des entreprises, qualité de vie au travail).

  • Développer l’attractivité de l’établissement,

  • Soutenir une forte ouverture à l’international.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

Environnement de travail :

CY Advanced Studies est un institut d’études avancées, institut de recherche qui promeut une recherche scientifique de haut niveau, dans toutes les disciplines et qui permet le développement de projets originaux à l’interface des domaines scientifiques.

L’équipe de l’institut CYAS est composée actuellement d’une directrice, une secrétaire générale, une gestionnaire administrative et financière, une responsable du programme des fellows-in-residence, une chargée d'accueil des chercheurs invités, une gestionnaire de la résidence internationale de la recherche (18 appartements) et un technicien logistique. CYAS héberge également le service d'accueil des chercheurs étrangers Access Paris Nord.

Mission

  • Assurer la gestion administrative et financière des chercheurs étrangers invités de CYAS et des conférences

  • Gérer l'accueil des chercheurs étrangers invités par CYAS, en coordination avec les laboratoires et les services centraux de CYU

  • Assurer la mise à jour du site internet et de la Newsletter                                                                                        

  • Participer à l’organisation des guest lectures et des conférences en lien avec les autres membres de l'équipe de CYAS

  • Etablir et gérer la base de données des chercheurs étrangers invités de CYAS, ainsi que la base de données des manifestations et scientifiques

Activités principales :

Gestion administrative et financière des invités : faire le lien entre les chercheurs étrangers et les services centraux pour les créations d’agent sur SIFAC, établir les ordres de mission et les états liquidatifs sur SIFAC, assurer le suivi du paiement des missions en lien avec les services financiers et l'agence comptable, proposer des évolutions de la procédure (mise à jour des fiches) et l'actualiser. Elaboration du dossier administratif des chercheurs invités salariés puis transmission et suivi avec la DRH.

Accueil des invités : dans le cadre des appels à projets de CYAS (internes et INEX), prise de contact avec les laboratoires, les chercheurs invitants et les invités pour préparer le séjour des invités (lettre d'invitation, mission, visa, logement, salaire, mise à disposition d'un bureau à la MIR) en lien avec les services centraux et le bureau d'accueil Access Paris Nord puis accueil dans les locaux de la MIR.

Site internet : en lien avec les autres contributeurs de l’équipe, mettre à jour le contenu relatif aux invités (CYAS et INEX) sur Ksup. Ecrire du contenu pour la newsletter de CYAS.

Guest lectures/conférences : co-organiser les activités scientifiques de CYAS avec les responsables des programmes le cas échéant.

Base de données : établir, gérer et mettre à jour la base de données des chercheurs invités de CYAS et contribuer à la rédaction du rapport d’activité et de supports de présentation de l'institut.

Profil

Compétences :

  • Connaître l'université, son organisation, son fonctionnement.

  • Avoir une parfaite connaissance de l'organisation et du fonctionnement des laboratoires et des services centraux.

  • Avoir une aptitude au dialogue, à l'accueil, la négociation et à la communication.

  • Maîtrise parfaite de l'anglais écrit et oral.

  • Connaissance de l'ESR français et international.

  • Savoir analyser, gérer rapidement, anticiper, répondre ou transmettre les demandes d'information.

  • Savoir élaborer des tableaux de suivi et les faire évoluer.

  • Maîtriser le logiciel SIFAC et les règles de gestion financières relatives aux missions et aux commandes.

  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel).

  • Savoir utiliser l'outil de gestion du web Ksup.

  • Savoir s’adapter à l’usage de nouveaux outils web, de communication.

  • Connaître les principes des outils de gestion des bases de données, pouvoir en développer l’usage.

Qualités :

  • Sens aigu de l'accueil et de l'écoute.

  • Sens des responsabilités et du service public.

  • Réactivité, disponibilité et autonomie.

  • Sens aigu du travail en équipe.

  • Adaptabilité forte

Conditions de travail :

  • A pourvoir à partir du 2 janvier 2024

  • Poste ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) ou détachement/mutation pour les agents titulaires

  • Basé sur Neuville (95) à 5 min du RER A ou Transilien ligne L (Gare de Neuville-Université)

  • 38h35 hebdomadaires | 52 jours de congés payés par an

  • Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

  • Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

  • Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

  • Politique active de formation du personnel

Rémunération :

  • Selon expérience - en fonction des grilles de rémunération de la fonction publique (catégorie B - grade TECH)

Votre sens du service, vos valeurs humaines et votre goût du challenge vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université.