Un poste de Gestionnaire d'admissions consultations et hospitalisations programmées est à pourvoir pour 3 mois renouvelables à compter du 01/09/2026 au sein du pôle Finances et Contrôle de gestion du CHITS et l'Hôpital Georges Clémenceau à la Garde :

Mission principale du service :

Accueil administratif du patient : recueillir et traiter les données nécessaires à l’identification du patient et à la facturation de l'activité

Composition du service :

60 collaborateurs(trices) réparti(e)s sur 3 sites géographiques

Périmètre d’intervention du collaborateur dans la chaîne AFR (Accueil, Facturation, Recouvrement) :

Gestionnaire des admissions en service d’Urgences externes & hospitalisées
Gestionnaire d’admissions consultations & hospitalisations programmées
Gestionnaire de facturation & redressement contentieux

MISSIONS PRINCIPALES

Pour les sites de Sainte Musse et G. Sand

1/ Cellule pré facturation

Complétude dossiers

Gestion de la liste des dossiers hospitalisés des identités non qualifiées INS
Gestion du courrier arrivée et gestion de la boite mail générique
Vérification quotidienne des dossiers U en X ou Y (Externes) ou H (Hospitalisés)
Traitement des dossiers sans pièces
Gestion des dossiers incomplets externes et hospitalisés au fil de l’eau. Les agents devront à tour de rôle aller dans les chambres des patients (enquêtes) ainsi qu’auprès des patients présents dans le service des urgences, afin de recueillir les informations et pièces manquantes pour la complétude du dossier. En complément et ou en l’absence de l’agent en charge de cette activité.
Gestion des requêtes ALD, NSS, AMO

Exhaustivité actes

Saisie au fil de l’eau des listes d’actes non intégrés automatiquement dans Hexagone pour mise en facturation des dossiers (dont l’ensemble de la télésurveillance, RTMS (création de dossiers et gestion des couvertures sociales si nécessaires))
Traitement des requêtes de contrôles pour garantir l’exhaustivité et la qualité des données concourant à la

facturation (lister les principales requêtes dont CS en APC, actes de prélèvement manquants, INS)

Gestion des contrôles actes

Suivi de la gestion des dossiers

Traitement des GAP pour déblocage des dossiers
Suivi des demandes effectuées auprès du service social dans un fichier Excel
Relance et gestion des dossiers bloqués

Mise en facturation

Contrôle de la gestion des dossiers H et E avant mise en facturation
Gestion de la mise en facturation de la Chambre Particulière (requête sur les sorties pour garantir l’exhaustivité de la facturation dès lors que les conditions sont réunies au regard des règles de facturation définies par l’établissement)
Suivi de la liste des dossiers non facturés E et H (principe permanent de clôture glissante (j-45) hors exceptions) et gestion des dossiers incomplets (enquêtes)
Gestion au fil de l’eau des rejets de facturation E et H suite au lancement des traitements de facturation (hors détenus, rétrocessions, Activité libérale radio et médecine nucléaire

Tâches occasionnelles

Remplacement occasionnel PTCES et Urgences (hors exceptions)
Sécurisation et continuité de la facturation des Ehpad pendant les absences de l’agent en charge de cette activité

2/ Cellule Facturation

Gestion de la facturation de certaines typologies de dossiers

Saisie de listes d’actes à la demande des encadrants
Saisie et facturation :
Activité libérale
Rétrocessions de médicaments
Dossiers en facturation partielle
Des MO et DM sur dossiers relations internationales ou autres
Des prothèses
Vérification des dossiers Radio (doublons et dossiers sans actes)
Gestion et mise en facturation des forfaits techniques (hors médecine nucléaire, à envisager à terme)
Pour les détenus : demande de certificats de présence au greffe du tribunal et suivi des dossiers pour ouverture de droits

Gestion des traitements de facturation

Lancement des traitements de mise en facturation et de facturation
Gestion permanente de la facturation sous le mode de clôture glissante (j-45)
Envoi au fil de l’eau à la cellule préfacturation des rejets de facturation et revalorisation des actes (évolutions réglementaires des tarifs)
Suivi des états de facturation et des factures (montant et adresse, taux de pec)
Suivi des flux de facturation (aller et retour) : Pes,B2, ROC et papier
Lancement des traitements pour génération des fichiers Vidhosp et Rsface pour mise à disposition du DIM pour l’ensemble des champs d’activité (MCO, PSY et SMR)
Signature des bordereaux de recettes
Exploitation – mise sous plis – dépôt chorus

Gestion des demandes de renseignements téléphoniques

Réponse téléphonique de premier niveau pour les contestations factures (si redressement simple) et réponse aux demandes (BS, demandes de justificatifs par exemple)

Gestion des rejets de factures (B2, ROC, autres)

Gestion au fil de l’eau et suivi du redressement de premier niveau (B2 et autres) = changement de débiteur, demande de prise en charge….etc

3/ Cellule Post facturation

Contrôles

Gestion des contrôles à postériori
Contrôle et suivi des facturations dites spécifiques (IVG, Collectivités territoriales, AME, Soins urgents, étrangers…..etc) jusqu’au recouvrement

Gestion des réclamations et contestations

Gestion de la totalité des réclamations et des redressements (AMO, AMC et Particuliers dont rejets b2 des E et H
Gestion des demandes de réclamation d’indus de l’assurance maladie
Gestion en second niveau des appels téléphoniques pour contestation factures (si expertise requise)

Gestion des rejets de factures (B2, ROC, autres)

Gestion au fil de l’eau et suivi du redressement de second niveau (B2 et autres)

Suivi du recouvrement

Suivi des états de restes à recouvrer selon méthodologie arrêtée par l’encadrement (finalité recherchée améliorer le recouvrement et faire la chasse à la non-qualité pour une correction la plus proche possible de la date des événements ayant générés la facturation)
Suivi des factures émises à l’encontre des particuliers et supérieures à 500 €
Suivi des états d’admissions en non-valeur

Pilotage de la chaine AFR

Participation à l’élaboration et à l’analyse du tableau de bord de la performance de la chaine AFR et à la détermination des actions correctives et de leur suivi

Pour le site Georges Clemenceau

4/ Cellule Gestion et Facturation des dossiers Ehpad, USLD et SMR

Gestion des dossiers Ehpad, USLD et SMR

Gestion administrative des dossiers Ehpad, USLD et SMR en exigence avec les spécificités de ces activités
Gestion des demandes d’aide sociale effectuées auprès des conseils départementaux desquels relèvent les personnes hébergées en ehpad et gestion des demandes de renouvellement
Gestion et suivi des demandes d’oppositions à pension
Saisie des GIRH
Gestion du suivi des dossiers problématiques en lien avec les assistantes sociales

Suivi de gestion

Suivi et vérification des mouvements avant mise en facturation des dossiers
Gestion des prélèvements automatiques sur compte bancaire pour les hébergés payant
Gestion du courrier arrivée et gestion des mails
Gestion des listes d’hébergés présents (états trimestriels pour ARS, CPAM) selon exigences fixées par les organismes à qui ces listes doivent être fournies

Gestion des traitements de facturation

Lancement des traitements mensuels de mise en facturation et de facturation
Gestion permanente de la facturation sous le mode de clôture glissante
Suivi des états de facturation et des factures (montant et adresse, prestations facturées)
Suivi des flux de facturation (aller et retour) : Pes, B2, ROC et papier
Signature des bordereaux de recettes
Exploitation – mise sous plis – dépôt chorus ou dépôt sur autres plateformes si exigences spécifiques de certains conseils départementaux

Gestion des réclamations et contestations

Gestion de la totalité des réclamations et des redressements (AMO, AMC et Particuliers dont rejets b2 des E et H

Gestion et suivi du recouvrement

Suivi du recouvrement des factures émises à partir des états RAR issus d’Hélios et selon méthodologie arrêtée par l’encadrement

MISSIONS PONCTUELLES

Dépannage ponctuels possibles sur d’autres points d’admissions du CHITS selon nécessités de service (absentéisme, Situation Sanitaire Exceptionnelle / Plan Blanc…)
Aide à la gestion et facturation selon nécessités de service (clôture de fin d’année)
Facturation des dossiers externes X ou Y
Formation des nouveaux arrivants
Participation à des groupes de travail institutionnels ou CREX

RISQUES ET CONTRAINTES LIES AU POSTE

Contact avec le public
Sollicitations fréquentes, impatience voire agressivité
Situations sociales complexes, précarisation des patients
Nuisances sonores (guichet ouvert sur la salle d’attente)
Interruption des tâches (interfaces téléphoniques et humaines)
Cadence de travail (pics d’affluence)
Posture assise continue
TMS liés aux gestes bureautiques répétitifs
Travail sur écran
Travail en équipe (4 à 7 personnes selon sites)
Contrainte de résultat au niveau des délais d’enregistrement et de l’identitovigilance
Capacité à appréhender une législation sociale et mutualiste complexe

Liaisons hiérarchiques et intra service

• Autres secteurs d’admissions

• Secteurs facturation & redressement

• Adjoint(e)s des cadres hospitaliers du service

• Attaché(e)s d’administration du service

• Directeur adjoint du service

Liaisons fonctionnelles et inter services

• Patients, familles

• Secrétariats médicaux (AMA)

• Service social

• Services de soin

• Service mortuaire

• Service d’information médicale (SIM)

• Service informatique

• Trésorerie hospitalière

• Organismes d’assurance maladie et complémentaires

• Usagers, autres centres hospitaliers, transporteurs sanitaires

• Institutions judiciaires, pénitentiaires, police